Уведомляем налоговую инспекцию о среднесписочной численности

Одно из первых дел бухгалтера в новом году — оповещение своей инспекции о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год. Это нужно сделать не позднее 20 январяп. 3 ст. 80 НК РФ; Письмо ФНС России от 09.07.2007 № ЧД-6-25/536@ по определенной формеформа утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, в бумажном или электронном видеформат представления сведений утвержден Приказом ФНС России от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@ по вашему выбору. Заполняется форма по правилам, установленным Росстатомприложение к Письму ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Информация о количестве работников нужна налоговикам, чтобы отследить плательщиков, которые будут сдавать налоговую отчетность электронным способом. Это организации и предприниматели со среднесписочной численностью работников более 100 человек за предшествующий годп. 3 ст. 80 НК РФ. В статье мы поговорим о том, как правильно рассчитать показатель среднесписочной численности и что необходимо учесть при расчете.

Кто учитывается в среднесписочной численности работников

Понятие «среднесписочная численность» в отчетных и уведомительных документах организации фигурирует не раз. И не всегда подразумевает одно и то же. Поэтому сначала разберемся с терминами.

Понятно, что речь идет о работниках, то есть о тех, с кем организация заключила трудовые договорыст. 20 ТК РФ. А термин «среднесписочная» означает, что считать ее нужно по тем, кто входит в списочную численность. В свою очередь, списочная численность включает в себя работников, нанятых по трудовым договорам на постоянную, временную или сезонную работустатьи 58, 59 ТК РФ; п. 9 Указаний по заполнению формы... № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», утв. Приказом Росстата от 13.10.2008 № 258 (далее — Указания). В том числе сюда входят и собственники организации, если с ними оформлены трудовые отношения и они получают зарплатуп. 9 Указаний. И даже те, кто работал у вас всего 1 день, в расчете будут участвовать.

Важно, что присутствие работника на рабочем месте — необязательное условие для учета его в среднесписочной численности. Он может временно отсутствовать по каким-либо причинам. Например, работники, находящиеся в командировке, на больничном, в ежегодном отпуске, в отпуске без сохранения зарплаты по согласованию с руководством, повышающие квалификацию с сохранением зарплаты и т. д., попадают в среднесписочную численность с тем же успехом, что и присутствующие на рабочих местахпп. 9.1—9.25 Указаний. В то же время не участвуют в расчете среднесписочной численности женщины в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребенкомп. 11.1 Указаний (хотя в списочную численность в этот период они входят).

Кроме того, не учитываются в среднесписочной численностипп. 10.1, 10.2 Указаний:

• внешние совместители;
• граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.

Как правильно сделать расчет

Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период: показатель за месяц — исходя из списочной численности за каждый день этого месяца, за год — по месячным показателям. Число работников за выходные и праздничные дни равно численности за предшествующий рабочий деньп. 8 Указаний. Разные формулы установлены для полностью занятых и не полностью занятых работников. Рассмотрим процедуру расчета поэтапно.

ШАГ 1. Рассчитываем месячную среднесписочную численность работников, занятых полный рабочий день. Делаем это по формулеп. 8 Указаний:

ШАГ 2. Рассчитываем месячную среднесписочную численность не полностью занятых работников. Если в компании есть работающие неполное рабочее время по соглашению между работником и работодателемст. 93 ТК РФ; п. 11.3 Указаний, то их учитывают пропорционально отработанному времени — можно сказать, приводят к общему знаменателю с остальными работниками (которые трудятся положенные 40, 36 или 24 часа в неделю):

Поэтому если у вас один не полностью занятый работник в месяце из 22 рабочих дней работал по 6 часов каждый рабочий день, а другой — по 4 часа и только 10 рабочих дней, то они приравниваются к одному полностью занятому работнику при нормальной продолжительности рабочего дня 8 часов:

Время за дни болезни, отпуска, неявок на работу по иным причинам таких работников при расчете включается условно в отработанные ими часы по предыдущему рабочему днюп. 11.3 Указаний.

ШАГ 3. Рассчитываем годовую среднесписочную численность всех работников. Определив среднесписочную численность отдельно для полностью и не полностью занятых за каждый месяц, суммируем все полученные значения и делим на 12 месяцев. Если работающих неполное рабочее время у вас нет, то вы складываете среднесписочную численность только полностью занятых и делите на 12. Итоговое значение округляется до целого числап. 11.4 Указаний.

Полученный результат и пойдет в уведомление о среднесписочной численности.

Заметим, если организация работала в прошлом году неполный год, то при определении среднесписочной численности работников за год в знаменателе дроби все равно будет 12 месяцевп. 11.6 Указаний.

***

В расчете РСВ-1 тоже нужно указывать «среднесписочную численность», в форме-4 ФСС — «среднесписочную численность работающих». Но если для оповещения налоговой считают только работников списочного состава, то для отчетности в ПФР и ФСС нужны сведения по всем физическим лицам, которые получали от организации выплаты в течение отчетного периодач. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...». И здесь при определении среднесписочной численности, кроме «списочных» работников, должны учитываться:

• внешние совместители. Их средняя численность определяется по той же формуле, что и для не полностью занятых работниковп. 84.3, п. 85 Указаний по заполнению форм... № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»... утв. Приказом Росстата от 12.11.2008 № 278. Полученное значение может быть очень маленьким. Но чтобы при округлении оно не превратилось в ноль (тогда эта категория вообще не будет учтена в численности), оставляют один знак после запятой и в таком виде используют значение в расчетах;
• граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Их средняя численность рассчитывается так же, как и среднесписочная численность полностью занятых работников. Последовательно определяется, сколько занятых по ГПД у вас было на определенные даты, потом в месяц, потом в годп. 86 Указаний... утв. Приказом Росстата от 12.11.2008 № 278. Каждый исполнитель по такому договору считается как целая единица.

Для каждой приведенной категории физлиц нужно считать свою среднюю численность, а затем уже суммировать их в общий результат.

Сведения по среднесписочной численности работников, которые вы представляете в налоговую и которые вы указываете в страховой отчетности, будут одинаковыми только в том случае, если внешних совместителей и нанятых по ГПД у вас нет.