Кадровый учет: взгляд из бухгалтерии

Работа с персоналом не самая простая. Одному сотруднику объясни, что лучше из отпуска раньше не выходить, другому — что для оформления дубликата испорченной им трудовой книжки придется принести сведения о работе от прежних работодателей. Руководителю докажи, что из-за неоконченной инвентаризации нельзя удерживать увольняющегося сотрудника.

Один за всех? Требуется доплата

Е.Н. Уралова, г. Курск

У нас в штатном расписании предусмотрены должности главбуха и двух бухгалтеров. Но в действительности принят только главбух, который делает всю работу. Нужно ли доплачивать ему за исполнение дополнительных обязанностей? Как это правильно оформить?

: Доплачивать нужно, если главбух выполняет обязанности, не предусмотренные его трудовым договором или должностной инструкцией, с которой он ознакомлен под роспись. Оформить это можно разными способами.

СПОСОБ 1. Совмещение должностей.

ШАГ 1. Оформите с главбухом дополнительное соглашение к его трудовому договору. По такому соглашению он, помимо своей работы, в пределах рабочего дня должен будет выполнять функции бухгалтераст. 60.2 ТК РФ. В соглашении нужно указать:

• размер доплаты за совмещение должностей;
• перечень обязанностей бухгалтера, которые должен взять на себя главный бухгалтер.

ШАГ 2. Издайте приказ о совмещении должностей и ознакомьте с ним под роспись главбуха.

Не нужно делать запись в трудовой книжке о таком совмещении и отметку в табеле учета рабочего времени в графе по должности бухгалтера.

СПОСОБ 2. Внутреннее совместительство.

ШАГ 1. Оформите отдельный трудовой договор с главбухом о его работе бухгалтером по совместительству с указанием размера оплаты работы в качестве бухгалтера. Оплата должна быть пропорциональна отработанному за бухгалтера времени. Такая работа должна занимать не более 4 часов в день в свободное от выполнения обязанностей главбуха времястатьи 284, 285 ТК РФ.

ШАГ 2. Издайте приказ на внутреннее совместительство.

СОВЕТ

Узнайте у руководителя, планирует ли он в ближайшее время брать человека на должность бухгалтера. Объясните, что при любых способах оформления доплаты главбуху у вас в штатном расписании остаются вакантными полторы (способ 2) или две (способ 1) единицы должности бухгалтера. Из-за наличия вакансий придется подавать ежемесячно сведения о них в орган занятостип. 3 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1.

Запоздалая инвентаризация помешает взыскать недостачу

Л.М. Петрова, г. Омск

Наша работница ушла в декрет. Через 2 месяца провели ревизию и выявили недостачу. Считаем, что в ней виновата работница, и хотим взыскать с нее сумму недостачи. Как это правильно сделать?

: Взыскать недостачу можно будет, только если вы сумеете доказать, что работница виновна в возникновении недостачист. 247 ТК РФ. А в вашем случае сделать это практически невозможно, поскольку между уходом в декрет материально-ответственного работника и инвентаризацией прошло много времени.

Даже если вы привлечете работницу к материальной ответственности, она вправе оспорить такое решение работодателя в судест. 248 ТК РФ. Кстати, суд может встать на ее сторону, потому что в вашей ситуацииАпелляционное определение Красноярского краевого суда от 01.10.2014 № 33-9422:

• инвентаризация проведена в отсутствие материально-ответственного работникап. 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49;
• невозможно установить период образования недостачи.

СОВЕТ

На будущее имейте в виду, что при уходе материально-ответственного сотрудника в отпуск, в декрет или при его увольнении нужно проводить инвентаризацию и передавать по акту приема-передачи вверенное этому сотруднику имущество другому работнику, например:

• <или>приходящему на эту должность;
• <или>назначенному приказом руководителя принять ценности.

У подразделения не может быть своих локальных нормативных актов

Ю.И. Бероева, г. Новосибирск

У нас прошла реорганизация в форме присоединения. У работников присоединенной компании были иные условия труда (оплата, режим работы, поощрения), которые они не хотят менять из-за такого присоединения. Руководитель согласен сохранить «их» условия и выделить присоединенную часть в обособленное подразделение на отдельном балансе. Можем ли мы принять отдельный локальный нормативный акт для такого ОП и как правильно все это оформить?

: При реорганизации трудовые договоры работников присоединенной компании продолжают действоватьст. 75 ТК РФ. Посмотрите, как в них сформулированы условия труда.

СИТУАЦИЯ 1. В трудовом договоре полностью расписаны все условия об оплате, поощрениях и режиме работы. Тогда принимать новые ЛНА или дополнять имеющиеся не надо. Достаточно внести в каждый трудовой договор такую запись.

Но и это делать необязательно.

СИТУАЦИЯ 2. В трудовом договоре расписаны не все условия, а имеются ссылки, например, на локальные нормативные акты присоединенной компании. Можно действовать так:

• <или>оформить с работниками ОП коллективный договор, в котором прописать все имеющиеся у «присоединенных» работников условия трудаст. 43 ТК РФ;
• <или>дополнить локальные нормативные акты работодателя (в частности, положение об оплате труда и премировании работников, правила внутреннего трудового распорядка) разделами, содержащими условия для работы сотрудников нового подразделения, и ознакомить их под роспись с ЛНА.

При приеме в новое подразделение новых сотрудников оформлять трудовые договоры можно, включив в них ссылки на ЛНА или коллективный договор. Например, так.

Кстати, в обеих ситуациях не забудьте заполнить трудовую книжку «присоединенных» работников таким образом:

• в графе 3 запишите: «Общество с ограниченной ответственностью “Розовый слон” реорганизовано путем присоединения к обществу с ограниченной ответственностью “Разноцветные слоны”»;
• в графе 4 укажите основание реорганизации — лист записи в Единый государственный реестр юридических лицформа № Р50007, утв. Приказом ФНС от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@.

Своему работнику дубликат трудовой книжки делать придется

Т.О. Горохова, г. Пермь

Работник брал свою трудовую книжку под роспись. Вернул — залитую маслом. Хотела сделать запись о пройденном обучении, но чернила не пишут на испорченных страницах. Должна ли я завести новую книжку, в которой будет первая запись о работе в нашей фирме, либо надо восстановить все записи?

: Вам придется делать дубликат книжкипп. 31, 33 Правил ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

СИТУАЦИЯ 1. Записи в испорченной книжке читаемы. Тогда:

• оформите дубликат на основании этой трудовой книжки;
• на первой странице испорченной книжки запишите: «Взамен выдан дубликат трудовой книжки № ___».

СИТУАЦИЯ 2. Записи в испорченной книжке нечитаемы. Сначала зафиксируйте, что трудовая книжка испорчена не по вине работодателя и что вы не отказываете в выдаче дубликата. Это нужно сделать, чтобы исключить штраф за отсутствие содействия в выдаче дубликатач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, можно передать работнику уведомление такого содержания.

Когда работник принесет вам сведения о предыдущих местах работы, сделайте ему дубликат трудовой книжки.

Кстати, если бы испорченную книжку принес вам человек, устраивающийся к вам на работу, достаточно было бы оформить ему новую трудовую книжку. За дубликатом пусть он обращается к своему предыдущему работодателю.

Неоконченная инвентаризация не повод для отказа в увольнении

В.А. Шерябова, г. Петрозаводск

Увольняется материально-ответственное лицо (МОЛ). Как оформить акт приема-передачи ценностей, если один сотрудник увольняется, а другой еще не принят на должность? И что делать, если мы не успеем провести инвентаризацию до даты увольнения МОЛ?

: Пусть акт приема-передачи подпишет увольняющийся работник и:

• <или>руководитель компании (например, при приеме-передаче кассып. 4 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У);
• <или>работник, назначенный приказом руководителя принять материальные ценности от увольняющегося МОЛ.

Имейте в виду, что организовать и провести инвентаризацию и прием-передачу дел обязано руководство компании. На это есть 14 календарных дней со дня, следующего за днем подачи сотрудником заявления об увольнениист. 80 ТК РФ. Если в этот срок вы не укладываетесь, то можно:

• <или>оформить актом передачу тех денег и имущества, которые успели проверить при инвентаризации за период до последнего дня работы увольняющегося сотрудника;
• <или>договориться с работником, чтобы он отозвал свое заявление об увольнении и уволился по соглашению сторон в другое время. Допустим, после завершения инвентаризациист. 78 ТК РФ. Сотрудник может не согласиться с вашим предложением, и удерживать его вы не вправе. Вы обязаны выплатить ему причитающиеся деньги и выдать трудовую книжку в день, который он указал в своем заявлении как последний день работыст. 84.1 ТК РФ. Приходить после этого на инвентаризацию он тоже не обязан.

Досрочный выход из отпуска лучше согласовывать с начальством

З.М. Роговец, г. Мытищи

Работник находится в отпуске, но по собственной инициативе выходит на работу. Как поступить работодателю?

: Действующее законодательство не предусматривает возможности досрочного выхода работника из отпуска по его инициативе. Поэтому лучше предупреждать работников о том, что такой выход нужно согласовывать с работодателем. Допустим, заранее писать заявление о более раннем окончании оплачиваемого отпуска. При этом решение о возможности выхода на работу раньше времени остается за руководством компании.

При согласии руководства вам придется:

• рассчитать «досрочнику» зарплату за дни, отработанные со дня его выхода из отпуска;
• сравнить ее с суммой выплаченных ему за эти дни отпускных;
• разницу между этими суммами доплатить или, наоборот, зачесть в счет будущей зарплаты.