Резерв на оплату отпусков
327921
Кто обязан создавать резерв отпусков
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работников на отчетную дату. То есть, по своей сути, данный резерв в бухучете – это оценочное обязательство, которое надо показывать в отчетности.
Как часто создавать резерв
Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:
- последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
- последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
- 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют бухотчетность лишь по итогам года.
С какой периодичностью делать отчисления в резерв (создавать его), организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.
Резерв по отпускам в бухгалтерском учете и отчетности
Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Начислен резерв на оплату отпусков | 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др. | 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» |
Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе отражается по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию
Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм страховые взносы начисляются за счет резерва следующим образом:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва | 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
| Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва | 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.
Как рассчитать резерв отпусков
В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике (Приложение 3 к Письму Минфина от 20.05.2015 N 02-07-07/28998).
Можно разными способами определять величину резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.
Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, – в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу». Если же у вас в бухучете есть более детальное распределение оплаты труда – к примеру, по разным счетам к счету 20 или к счету 44, это нужно учитывать при объединении работников в группы для целей создания отпускного резерва.
Далее переходим к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.
Способ 1. Индивидуальный – самый точный.
Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.
Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:
Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом обязательных страховых взносов (в том числе и взносов на страхование от несчастных случаев на производстве) по формуле:
Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом страховых взносов.
Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Шаг 5. По результатам инвентаризации остатка резерва надо:
- либо доначислить резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96;
- либо уменьшить сумму резерва. Для этого при первом способе формирования резерва излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков можно включить в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы» (подп. "б" п. 23 ПБУ 8/2010).
Способ 2. Групповой – с ориентацией на выплаты текущего периода
Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.
В этом случае для определения величины резерва необходимо:
Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:
Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:
Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.
Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.
Шаг 5. По результатам инвентаризации остатка резерва, надо:
- либо доначислить резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96;
- либо уменьшить сумму резерва. При упрощенных способах формирования резерва (в том числе и второго способа) есть два варианта корректировки его суммы:
- вариант 1. Сторнировка излишне зарезервированных сумм. Ее рекомендуется делать, если на промежуточные отчетные даты организация рассчитывала оценочное обязательство упрощенно. Тогда надо сделать проводку СТОРНО Дт 20 (26, 44, 08...) - Кт 96-"Отпускной резерв";
- вариант 2. Собственно уменьшение зарезервированных сумм с признанием прочих доходов. Такой вариант применим, если отчисления в резерв были сделаны в излишних суммах не как следствие того, что они были основаны на упрощенных расчетах. Причиной обнаружении излишне зарезервированных сумм может быть, к примеру, получение новой дополнительной информации, которая позволяет сделать уточнение величины резерва (разд. V Рекомендации Фонда НРБУ БМЦ Р-23/2011 КпР "Оценочные обязательства по расчетам с работниками"). Отражается проводкой Дт 96 - Кт 91-1.
Способ 3. Групповой – с ориентацией на выплаты прошлого периода
Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.
Для этого необходимо:
Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:
Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.
Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:
Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.
Шаг 4. По результатам инвентаризации остатка резерва, надо:
- либо доначислить резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96;
- либо уменьшить сумму резерва. Возможен один из двух вариантов корректировки, который приведен в шаге 5 второго способа (см. выше).
Способ 4. Усредненный – по организации в целом
Четвертый способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается на основе средней зарплаты по организации в целом (в пересчете на день) и относящейся к ней суммы взносов. Далее общее количество дней отпуска всех работников, не использованных всеми работниками на конец периода, надо умножить на среднюю зарплату в организации. Этот способ предложил Минфин (в качестве одного из вариантов формирования резерва отпусков) (приложение N 3 к Письму Минфина от 20.05.2015 N 02-07-07/28998).
Для его применения надо сделать следующее.
Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники организации на эту отчетную дату.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по работников по всей организации в целом:
Шаг 3. Определить сумму резерва по всем работникам по формуле:
Для корректных бухгалтерских проводок понадобится и расчет сумм резерва по группам работников. Его можно рассчитать так:
При этом должно соблюдаться равенство: общая сумма резерва должны быть равна сумме всех групповых резервов. Если в организации три группы работников, то проверочная формула будет такая:
Шаг 4. По результатам инвентаризации остатка резерва, надо:
- либо доначислить резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96;
- либо уменьшить сумму резерва. Возможен один из двух вариантов корректировки, который приведен в шаге 5 второго способа (см. выше).
