Оборотно-сальдовая ведомость: для чего нужна, как составить 4264

Оборотно-сальдовая ведомость (далее также ОСВ) – это таблица с данными об остатках и оборотах по всем счетам бухучета или же только по определённым счетам бухгалтерского учета. По Закону о бухучете ОСВ является регистром бухгалтерского учета, в котором подлежат накоплению данные, содержащиеся в первичных документах (ч. 1 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В то же время порядок составления оборотно-сальдовых ведомостей ни одним нормативным документом не урегулирован.

Давайте посмотрим, для чего нужна ОСВ и как ее заполнить.

Из чего состоит оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость составляется за выбранный период времени: месяц, квартал, год и т.д.

Классическая оборотно-сальдовая ведомость содержит следующие показатели:

• по вертикали перечислены все счета бухгалтерского учета, по которым было какое-то движение в течение выбранного периода;
• по горизонтали располагаются следующие графы: сальдо на начало периода (Дебет, Кредит), обороты за период (Дебет, Кредит), сальдо на конец периода (Дебет, Кредит).

Визуально это выглядит так:

 

Оборотно-сальдовая ведомость за _________ (период)

Для чего нужна оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость показывает сальдо и обороты по всем счетам бухучета за выбранный период. Это удобно для проверки правильности отражения остатков, для анализа деятельности в целом, для выявления ошибок в бухучете. Например, из ОСВ можно увидеть, что на активном счете появился кредитовый остаток, а на пассивном счете – дебетовый. Кроме того, ОСВ – наглядный пример золотого правила бухучета: дебет всегда равен кредиту.

ОСВ применяется для заполнения и проверки бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Сальдо по бухгалтерским счетам переносят в соответствующие строки баланса или отчета о финансовых результатах. Покажем на примере, как используется информация из оборотно-сальдовой ведомости.

 

Оборотно-сальдовая ведомость за 2020 г.

Получается, остаточная стоимость основных средств такая (сальдо по счету 01 минус сальдо по счету 02):

• на начало периода: 520000,00 – 100000,00 = 420000,00
• на конец период: 520000,00 – 150000,00 = 370000,00

Заполнение бухгалтерского баланса по данным оборотно-сальдовой ведомости будет выглядеть так:

Если в оборотно-сальдовой ведомости нет данных для заполнения какой-либо строки баланса, например строки «Нематериальные активы», то в этой строке баланса ставится прочерк (Письмо Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Но важно учитывать еще такой момент. Бухгалтерскую отчетность можно формировать только исходя из данных оборотно-сальдовой ведомости с развернутым сальдо. Развернутое сальдо – это когда дебетовые и кредитовые сальдо по активно-пассивным счетам бухучета показаны отдельно (и по дебету, и по кредиту). Например, у организации есть:

• и дебетовый остаток по счету 62;
• и кредитовый остаток по счету 62.

Если в ОСВ будет показано результирующее сальдо по счету 62 (только дебетовое или только кредитовое), то баланс будет заполен неверно. Ведь дебетовый остаток по счету 62 подлежит отражению в разделе «Активы», а кредитовый – в разделе «Пассивы».

Кроме того, подчеркнем, что с помощью оборотно-сальдовой ведомости можно заполнять лишь упрощенные баланс и отчет о финансовых результатах. Ведь в обычной бухгалтерской отчетности есть детализация, которая не содержится в ОСВ, например, разделение активов и обязательств на краткосрочные и долгосрочные.

Активные и пассивные бухгалтерские счета

Все счета бухгалтерского учета можно поделить на:

• активные;
• пассивные;
• активно-пассивные.

На активных счетах учитываются активы организации. Увеличение активов отражается по дебету, уменьшение – по кредиту. Это, к примеру, счета 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы».

Пассивные счета нужны для отражения источников образования средств. Увеличение учитываемых на них объектов отражается по кредиту, уменьшение — по дебету. Классический пример пассивных счетов это 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 80 «Уставный капитал», 82 «Резервный капитал».

На активно-пассивных счетах отражают как активы, так и пассивы. Например, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На них может быть отражена как дебиторская задолженность (актив организации), так и кредиторская задолженность (пассив организации).

Виды оборотно-сальдовых ведомостей

Форма оборотно-сальдовой ведомости нормативно не утверждена. Следовательно, организация может использовать любую удобную форму. Можно закрепить форму ОСВ в качестве приложения к учетной политике (ч. 5 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поскольку оборотно-сальдовая ведомость является регистром бухучета, то она должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 4 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование регистра – оборотно-сальдовая ведомость;
• наименование организации, составившей ОСВ;
• период, за который составлена ОСВ;
• систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
• величину денежного измерения объектов бухгалтерского учета;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение ОСВ;
• подписи лиц, ответственных за ведение ОСВ, с указанием их фамилий и инициалов.

На практике чаще всего используют форму ведомости, которую мы привели ниже. Вместе с тем, организация может модифицировать эту форму, например составить ОСВ не только по синтетическим счетам бухучета, но и по аналитическим (например, раскрыв информацию по видам запасов по счету 10 или по контрагентам по счетам 60, 62, 76 и т.д.).

Основные правила составления оборотно-сальдовой ведомости

Если бухучет ведется в бухгалтерской программе, то все просто. Как правило, в разделе «Отчеты» можно выбрать опцию «Оборотно-сальдовая ведомость», затем выбрать период, и ведомость будет сформирована автоматически. Кроме того, в программе можно наладить нужную степень детализации ОСВ.

Если ведомость формируется вручную, поскольку бухучет ведется в упрощенном виде, то необходимо:

• взять сальдо по всем счетам на начало периода из ведомости за предыдущий период;
• собрать дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам и внести их в ОСВ;
• вывести расчетным путем сальдо по всем счетам на конец периода.

Затем можно сверить по каждому бухгалтерскому счету сальдо на конец периода с данными бухучета. Они должны быть равны.

При правильном составлении ведомости должны совпадать:

• итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;
• обороты по дебету и кредиту;
• итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.

При формировании оборотно-сальдовой ведомости нужно указать:

• наименование организации;
• название документа: оборотно-сальдовая ведомость;
• период, за который она составлена;
• в таблице — данные, которые были рассчитаны.

Заверяет оборотно-сальдовую ведомость тот сотрудник, который ее составлял.

ОСВ можно составить на бумаге или в виде электронного документа, заверив его электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как и по первичным документам, запрещается вносить в ОСВ исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение оборотно-сальдовой ведомости (ч. 8 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранить оборотно-сальдовые ведомости необходимо в течение 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Образец заполнения оборотно-сальдовой ведомости

Приведем образец оборотно-сальдовой ведомости (цифры условные).

 

ООО «Ромашка»

Оборотно-сальдовая ведомость за 2020 г., руб.

Бухгалтер: _________ Иванова И.И.

Может ли инспекция запросить оборотно-сальдовые ведомости

Иногда при камеральных проверках (особенно при проверке декларации по НДС) налоговики запрашивают в числе прочих документов оборотно-сальдовые ведомости за проверяемый период. Насколько это законно? Налоговый кодекс прямо эту ситуацию не регулирует. Подробно этот вопрос был рассмотрен здесь.

А если организация обратилась в ИФНС с заявлением о проведении налогового мониторинга, то налоговый орган вправе запросить оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета на вполне законных основаниях (ст. 105.26 НК РФ; п. 3.9, 3.12 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 21.04.2017 № ММВ-7-15/323@).