Сроки хранения документов в организации
Законодательством установлены сроки, в течение которых организациям и ИП нужно хранить те или иные документы, связанные с их деятельностью. Об этих сроках мы расскажем в нашей консультации.
Вам может быть интересна наша статья «Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам»
Сроки хранения документов: бухгалтерские правила
По общему правилу первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года. При этом в законе о бухучете сделана оговорка о том, что вышеназванные документы нужно хранить в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Получается, чтобы понять, сколько именно хранить тот или иной документ для бухгалтерских целей, нужно заглянуть в специальный Перечень (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее – Перечень)) и посмотреть, какой срок хранения установлен для интересующего вас документа. Если этот срок вдруг будет составлять менее 5 лет, соответственно, документ нужно хранить в соответствии с общим правилом – не менее 5 лет после отчетного года. Если же срок хранения в соответствии с Перечнем превышает 5 лет, то документ хранится именно то время, которое указано в этом Перечне.
Приведем некоторые позиции из этого Перечня, касающиеся сроков хранения бухгалтерских документов.
| Вид документа | № в Перечне | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|
Документы учетной политики (стандарты бухучета организации, рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, регистров бух) | 267 | 5 лет | Срок хранения отсчитывается с момента замены этих документов новыми аналогичными документами |
Годовая бухгалтерская отчетность | 268а | постоянно | – |
Промежуточная бухгалтерская отчетность | 268б | 5 лет | При отсутствии годовой бухотчетности промежуточную бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно |
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 277 | 5 лет | При возникновении споров/разногласий эти документы нужно хранить до принятия решения по делу |
Аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности (у аудируемого лица) | 286а | 5 лет | Аудиторские заключения по годовой бухотчетности нужно хранить постоянно |
Говоря о бухгалтерских правилах, стоит отметить, что организация обязана обеспечить безопасные условия хранения документов бухучета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, раздел IV ФСБУ 27/2021).
Сроки хранения документов в организации: налоговые правила
В соответствии с нормами Налогового кодекса в обязанности налогоплательщиков (плательщиков страховых взносов) входит (пп. 8 п. 1, пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ):
- хранение данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (включая документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов) в течение 5 лет;
- хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет.
Это общее правило, из которого есть исключения. Расскажем о некоторых из них.
К примеру, организации на ОСН должны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда организация уменьшает «прибыльную» базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ). А организации/ИП на УСН обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена УСН-база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение базы по налогу при УСН на сумму убытка (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Документы, подтверждающие расходы на обучение, организации на ОСН нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физлица, обучение которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
Исключение сделано и в отношении документов, подтверждающих расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации. Такие документы организации на общем режиме налогообложения должны хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и одного года работы физлица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
Определяя срок хранения налоговых документов (включая документы по страховым взносам) не стоит забывать и про вышеупомянутый Перечень. Здесь действует такое же правило, как и в случае с бухгалтерскими документами: если срок хранения, указанный в Перечне, превышает срок хранения, указанный в НК РФ, документы должны храниться столько, сколько указано в Перечне.
Покажем в таблице сроки хранения некоторых налоговых документов.
| Вид документа | № в Перечне | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|
Расчеты по страховым вносам (как квартальные, так и годовые) | 308 | 50/75 лет | Срок хранения зависит от того, когда по расчетам закончено делопроизводство:
|
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 309 | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки нужно хранить:
|
Налоговые декларации | 310 | 5 лет | Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно должны храниться 75 лет |
Документы по НДФЛ (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) | 311 | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы такие документы хранятся:
|
Счета-фактуры | 317 | 5 лет | – |
КУДиР организаций и ИП, применяющих УСН | 318 | 5 лет | – |
Сроки хранения кадровых документов
При определении сроков хранения кадровых документов нужно ориентироваться на Перечень.
Сроки хранения некоторых кадровых документов приведем в таблице.
| Вид документа | № в Перечне | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|
Положения об оплате труда и премировании работников (по месту утверждения) | 294а | Постоянно | – |
Документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) | 295 | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов эти документы необходимо хранить:
|
Документы о выплате пособий, оплате больничных, о выплате материальной помощи (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) | 298 | 5 лет | – |
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из зарплаты | 299 | 5 лет | Срок хранения начинает течь после исполнения этих документов |
Договоры ГПХ о выполнении работ, оказании услуг физлицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 301 | 50/75 лет | Срок хранения зависит от того, когда по этим документам закончено делопроизводство:
|
ПВТР, служебный распорядок | 381 | 1 год | Срок хранения отсчитывается с момента замены старого ПВТР/распорядка новым |
Коллективные договоры | 386 | Постоянно | Присланные для сведения коллективные договоры нужно хранить до минования надобности в них |
Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты (по месту утверждения) | 395а | Постоянно | – |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 402 | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда такие документы нужно хранить:
|
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 435 | 50/75 лет | Срок хранения зависит от того, когда по таким документам закончено делопроизводство:
Причем после истечения установленного срока хранения этих документов они могут быть отобраны на постоянное хранение |
Отчеты работников о командировках | 452 | 5 лет | После истечения установленного срока хранения отчетов они могут быть отобраны на постоянное хранение |
Графики отпусков | 453 | 3 года | – |
