Добавить в «Нужное»
Актуально на 5 сентября 2022 г. Бухгалтерский учет / Бухгалтерская отчетность

Сроки хранения документов в организации

Законодательством установлены сроки, в течение которых организациям и ИП нужно хранить те или иные документы, связанные с их деятельностью. Об этих сроках мы расскажем в нашей консультации.

Сроки хранения документов: бухгалтерские правила

По общему правилу первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года. При этом в законе о бухучете сделана оговорка о том, что вышеназванные документы нужно хранить в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Получается, чтобы понять, сколько именно хранить тот или иной документ для бухгалтерских целей, нужно заглянуть в специальный Перечень (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее – Перечень)) и посмотреть, какой срок хранения установлен для интересующего вас документа. Если этот срок вдруг будет составлять менее 5 лет, соответственно, документ нужно хранить в соответствии с общим правилом – не менее 5 лет после отчетного года. Если же срок хранения в соответствии с Перечнем превышает 5 лет, то документ хранится именно то время, которое указано в этом Перечне.

Приведем некоторые позиции из этого Перечня, касающиеся сроков хранения бухгалтерских документов.

Вид документа № в Перечне Срок хранения Комментарий
Документы учетной политики (стандарты бухучета организации, рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, регистров бух) 267 5 лет Срок хранения отсчитывается с момента замены этих документов новыми аналогичными документами
Годовая бухгалтерская отчетность 268а постоянно
Промежуточная бухгалтерская отчетность 268б 5 лет При отсутствии годовой бухотчетности промежуточную бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 277 5 лет При возникновении споров/разногласий эти документы нужно хранить до принятия решения по делу
Аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности (у аудируемого лица) 286а 5 лет Аудиторские заключения по годовой бухотчетности нужно хранить постоянно

Говоря о бухгалтерских правилах, стоит отметить, что организация обязана обеспечить безопасные условия хранения документов бухучета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, раздел IV ФСБУ 27/2021).

Вебинар по дивидендам

Сроки хранения документов в организации: налоговые правила

В соответствии с нормами Налогового кодекса в обязанности налогоплательщиков (плательщиков страховых взносов) входит (пп. 8 п. 1, пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ):

  • хранение данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (включая документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов) в течение 5 лет;
  • хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет.

Это общее правило, из которого есть исключения. Расскажем о некоторых из них.

К примеру, организации на ОСН должны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда организация уменьшает «прибыльную» базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ). А организации/ИП на УСН обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена УСН-база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение базы по налогу при УСН на сумму убытка (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Документы, подтверждающие расходы на обучение, организации на ОСН нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физлица, обучение которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Исключение сделано и в отношении документов, подтверждающих расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации. Такие документы организации на общем режиме налогообложения должны хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и одного года работы физлица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Определяя срок хранения налоговых документов (включая документы по страховым взносам) не стоит забывать и про вышеупомянутый Перечень. Здесь действует такое же правило, как и в случае с бухгалтерскими документами: если срок хранения, указанный в Перечне, превышает срок хранения, указанный в НК РФ, документы должны храниться столько, сколько указано в Перечне.

Покажем в таблице сроки хранения некоторых налоговых документов.

Вид документа № в Перечне Срок хранения Комментарий
Расчеты по страховым вносам (как квартальные, так и годовые) 308 50/75 лет Срок хранения зависит от того, когда по расчетам закончено делопроизводство:
  • если до 01.01.2003, то срок хранения 75 лет;
  • если после 01.01.2003, то срок хранения 50 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 309 6 лет При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки нужно хранить:
  • 75 лет, если делопроизводство по ним закончено до 01.01.2003;
  • 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 01.03.2003
Налоговые декларации 310 5 лет Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно должны храниться 75 лет
Документы по НДФЛ (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) 311 5 лет При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы такие документы хранятся:
  • 75 лет, если делопроизводство по ним закончено до 01.01.2003;
  • 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 01.03.2003
Счета-фактуры 317 5 лет
КУДиР организаций и ИП, применяющих УСН 318 5 лет

Сроки хранения кадровых документов

При определении сроков хранения кадровых документов нужно ориентироваться на Перечень.

Сроки хранения некоторых кадровых документов приведем в таблице.

Вид документа № в Перечне Срок хранения Комментарий
Положения об оплате труда и премировании работников (по месту утверждения) 294а Постоянно
Документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) 295 6 лет При отсутствии лицевых счетов эти документы необходимо хранить:
  • 75 лет, если делопроизводство по ним закончено до 01.01.2003;
  • 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 01.03.2003
Документы о выплате пособий, оплате больничных, о выплате материальной помощи (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) 298 5 лет
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из зарплаты 299 5 лет Срок хранения начинает течь после исполнения этих документов
Договоры ГПХ о выполнении работ, оказании услуг физлицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 301 50/75 лет Срок хранения зависит от того, когда по этим документам закончено делопроизводство:
  • если до 01.01.2003, то срок хранения 75 лет;
  • если после 01.01.2003, то срок хранения 50 лет
ПВТР, служебный распорядок 381 1 год Срок хранения отсчитывается с момента замены старого ПВТР/распорядка новым
Коллективные договоры 386 Постоянно Присланные для сведения коллективные договоры нужно хранить до минования надобности в них
Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты (по месту утверждения) 395а Постоянно
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 402 5 лет При вредных и опасных условиях труда такие документы нужно хранить:
  • 75 лет, если делопроизводство по ним закончено до 01.01.2003;
  • 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 01.03.2003
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 435 50/75 лет Срок хранения зависит от того, когда по таким документам закончено делопроизводство:
  • если до 01.01.2003, то срок хранения 75 лет;
  • если после 01.01.2003, то срок хранения 50 лет
Отчеты работников о командировках 452 5 лет
Графики отпусков 453 3 года

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

НОВЫЙ ФСБУ ПО БУХОТЧЕТНОСТИ: первое знакомство
ОТЧЕТЫ В СЛУЖБУ ЗАНЯТОСТИ: какие сведения подавать
ИМПОРТ ИЗ СТРАН ЕАЭС: заполняем заявление о ввозе
«МОБИЛЬНЫЕ» РАСХОДЫ: как правильно учесть
11 июня 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Евгения Филимонова
Ведет вебинар
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное