Транспортная накладная: зачем нужна и как заполнить
С какой целью оформляется транспортная накладная? Как правильно заполнить этот документ? Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей консультации. Кроме того, вы сможете бесплатно скачать бланк транспортной накладной, а также ознакомиться с образцом ее заполнения.
Транспортная накладная: зачем нужна
Транспортная накладная – это документ, подтверждающий факт заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ). Кроме того, транспортная накладная является одним из документов, подтверждающих транспортные расходы для налоговых целей.
По общему правилу транспортная накладная составляется грузоотправителем.
Транспортная накладная: бланк скачать
Форма транспортной накладной приведена в Приложении № 4 к Правилам, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 (в ред., действ. с 01.03.2022) (далее – Правила).
Способ оформления транспортной накладной
Транспортную накладную можно оформить либо на бумаге, либо в электронном виде (п. 7 Правил). Причем в бумажном виде транспортная накладная составляется в трех экземплярах (оригиналах) – по одному экземпляру для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Однако если транспортная накладная используется в качестве первичного документа, то нужно оформить 4 экземпляра – еще один дополнительный экземпляр для грузоотправителя.
Электронный формат транспортной накладной
Электронный формат транспортной накладной должна разработать ФНС по согласованию с Минтрансом. Но пока приказ, утверждающий электронный формат транспортной накладной, находится в работе и официального статуса не имеет.
Транспортная накладная: состав
Как мы уже сказали выше, новая форма транспортной накладной содержит 13 разделов:
- раздел 1 «Грузоотправитель»;
- раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)»;
- раздел 2 «Грузополучатель»;
- раздел 3 «Груз»;
- раздел 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)»;
- раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»;
- раздел 6 «Перевозчик»;
- раздел 7 «Транспортное средство»;
- раздел 8 «Прием груза»;
- раздел 9 «Переадресовка (при наличии)»;
- раздел 10 «Выдача груза»;
- раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)»;
- раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)».
Правила заполнения транспортной накладной
Вся информация, определенная разделами транспортной накладной, обязательна к заполнению, кроме той информации, которая имеет пометку «при необходимости» (п. 100 Правил).
ИНН в транспортной накладной указывается в отношении лиц, зарегистрированных в российских ИФНС. Для иностранных же организаций, не зарегистрированных в ИФНС, вместо ИНН указываются иные реквизиты, позволяющие идентифицировать это иностранное юрлицо (в том числе название страны, резидентом которой оно является). Для иностранного физлица, являющегося грузоотправителем, заказчиком услуг, связанных с перевозкой груза, или грузополучателем, вместо ИНН указывается страна, резидентом которой оно является, данные документа, удостоверяющего личность (вид, номер, дата выдачи документа).
К реквизитам, которые нужно указать в разделах 1, 1а, 2, 4, 6, 7, 8, 9, 12, относятся (п. 101 Правил):
- полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона – для организации;
- ФИО, ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона – для физлица.
При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, которое осуществило погрузку груза (лицо – владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», в бумажной транспортной накладной в реквизитах указывается только наименование, а в электронной – ИНН грузоотправителя.
К реквизитам, которые надо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся:
- ИНН составителя документа;
- наименование документа, его дата и номер.
Для иностранного физлица – составителя документа указывается также фамилия, имя, отчество (при наличии).
Теперь давайте кратко рассмотрим заполнение каждого из разделов транспортной накладной.
Раздел 1 «Грузоотправитель»
Как следует из названия раздела, он заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза.
Если помимо договора перевозки груза есть еще и договор на выполнение услуг по организации перевозки груза, в разделе 1 транспортной накладной указываются (п. 102 Правил):
- лицо, являющееся исполнителем услуг по организации перевозки груза и принимающее груз во владение для перевозки с одновременным проставлением отметки «является экспедитором»;
- лицо, являющееся заказчиком услуг по организации перевозки груза, если факт передачи груза во владение исполнителю услуг, связанных с организацией перевозки груза, для перевозки отсутствует, в том числе если такое лицо самостоятельно производит погрузку груза в транспортное средство либо погрузка осуществляется по его поручению.
Раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)»
Данный раздел заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель этих услуг.
В разделе нужно указать реквизиты такого договора.
Раздел 2 «Грузополучатель»
Раздел заполняется в отношении грузополучателя. Кроме того, вносится информация о месте доставки груза.
Раздел 3 «Груз»
Этот раздел транспортной накладной заполняет лицо, погрузившее груз в транспортное средство, указанное в разделе 8 «Прием груза» (п. 105 Правил).
В разделе 3 отражается, в том числе информация о наименовании груза и его состоянии.
Если погрузка груза была осуществлена путем погрузки груженого или порожнего контейнера, в разделе 3 ставится наименование груза – «Контейнер», его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При этом в сопроводительной ведомости обязательно указываются характеристики и наименование груза, погруженного в контейнер, или же отражается информация об отсутствии груза в контейнере.
Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)»
В этот раздел вносятся наименования, реквизиты документов, прилагаемых к транспортной накладной (например, сертификатов, паспортов качества и т.д.).
Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»
В данный раздел транспортной накладной вносятся сведения (п. 107 Правил):
- о маршруте перевозки;
- о сроке доставки груза грузополучателю;
- об ограничениях скорости движения;
- об особенностях перевозки конкретного груза;
- о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка, их контактах и о способах передачи указаний на переадресовку;
- об указаниях, необходимых для выполнения требований российского законодательства.
Раздел 6 «Перевозчик»
Этот раздел заполняется в отношении организации или ИП, принявших на себя по договору перевозки груза обязанность перевезти и выдать управомоченному на их получение лицу груз, вверенный грузоотправителем, в пункте назначения с использованием транспортных средств, которые указаны в разделе 7 «Транспортное средство», находящихся в законном владении перевозчика. Имейте в виду, что если лицо фактически не перемещает груз, то это лицо в разделе не указывается (п. 108 Правил).
Также в разделе 6 указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) водителя, его ИНН или серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения.
Раздел 7 «Транспортное средство»
В этот раздел вносится информация в отношении транспортного средства (тип, марка, регистрационный номер и т.д.). Если груз перевозится автопоездом, тогда указывается информация отдельно в отношении тягача, прицепа, или полуприцепа.
В поле «Тип владения» раздела 7 указывается цифра, соответствующая типу владения транспортным средством перевозчиком:
- «1» – если транспортное средство находится в собственности;
- «2» – если транспортное средство находится в совместной собственности супругов. Такой тип владения определяется при использовании перевозчиком транспортного средства, зарегистрированного в установленном порядке на одного из супругов, не являющегося перевозчиком;
- «3» – при аренде транспортного средства;
- «4» – при лизинге транспортного средства;
- «5» – если транспортное средство находится в безвозмездном пользовании у перевозчика. Этот тип владения определяется при использовании транспортного средства на безвозмездной основе на основании доверенности или договора.
Раздел 8 «Прием груза»
В этом разделе отражается информация, подтверждающая вверение грузоотправителем груза перевозчику.
В разделе 8 указывается информация о лице, погрузившем груз в транспортное средство (п. 110 Правил):
- о грузоотправителе, если погрузку осуществляет непосредственно он;
- об ином уполномоченном грузоотправителем лице, которое осуществило погрузку груза, если это предусмотрено договором перевозки груза (с указанием документов, подтверждающих такие полномочия). Обратите внимание, что при наличии договора на выполнение услуг, связанных с организацией услуг по перевозке груза, когда грузоотправитель принимает груз во владение для перевозки, таким лицом не может быть указан заказчик услуг, связанных с перевозкой груза.
В данном разделе должен расписаться:
- грузоотправитель (лица, погрузившие груз);
- водитель. Водитель расписывается после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3 «Груз» транспортной накладной, а также после внесения оговорок/замечаний перевозчика при приеме груза.
Если оформляется электронная транспортная накладная, то для ее подписания водитель может использовать простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат проверки ключа которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, при условии последующего подписания электронной транспортной накладной УКЭП перевозчика.
Раздел 9 «Переадресовка (при наличии)»
При наличии информации, необходимой для организации переадресовки груза, этот раздел заполняется перевозчиком (п. 111 Правил):
- при получении перевозчиком указания о переадресовке груза от грузоотправителя (при условии, что такие полномочия не передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5);
- при получении перевозчиком указаний от грузополучателя (если такие полномочия грузоотправитель передал грузополучателю в разделе 5).
Раздел 10 «Выдача груза»
В данном разделе отражается информация, подтверждающая выдачу груза перевозчиком грузополучателю/управомоченному на получение груза лицу.
В разделе 10 грузополучатель (уполномоченное грузополучателем лицо) должен поставить свою подпись.
Если грузополучателем является организация или ИП, то расписаться должно лицо, которое уполномочено организацией/ИП на действия по приемке груза и/или на оформление факта приемки груза.
Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)»
Сюда вносятся различные отметки грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, в частности, информация об актах взвешивания и иных коммерческих актах, составленных сторонами договора перевозки от начала до окончания оформления транспортной накладной.
Раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)»
Как мы уже отметили ранее, данный раздел заполняется, если транспортная накладная используется в качестве первичного документа.
В этот раздел вносится информация (п. 114 Правил):
- о стоимости услуг перевозки без налога;
- о налоговой ставке;
- о сумме налога, предъявляемого покупателю;
- о стоимости услуг перевозки с налогом.
Также в разделе 12 ставятся подписи должностных лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны перевозчика и грузоотправителя. Кроме того, отражаются сведения об иных реквизитах, необходимых для идентификации этих лиц.
Транспортная накладная: образец
Приведем образец заполнения новой транспортной накладной.
Электронная транспортная накладная
Для оформления транспортных накладных в электронном виде все участники грузоперевозки должны применять электронный документооборот. Кроме того, некоторым работникам потребуется электронная подпись.
Подробнее об электронной транспортной накладной, в том числе о плюсах такой накладной, можно прочитать в нашей статье.
