В сложившейся ситуации организации нужно пересчитать НДФЛ по работнику за 2023 г., уменьшив его на уплаченные фиксированные авансовые платежи. И вернуть ему излишне удержанный налог на основании его письменного заявления. Возврат производится в течение 3-х месяцев со дня получения заявления за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по работнику и иным налогоплательщикам (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письма Минфина от 25.11.2022 N 03-04-05/115454, ФНС от 10.03.2016 N БС-4-11/3920@, УФНС по г. Москве от 26.06.2017 N 20-15/094586 (п. 1)).

Ранее ФНС разъясняла, как отражать в расчете 6-НДФЛ пересчет и возврат излишне удержанного налога из дохода, полученного в предыдущем году (Письмо ФНС от 02.10.2019 N БС-4-11/20039). С учетом этих разъяснений полагаем, что в данной ситуации организации нужно показать:

- пересчет налога – в 6-НДФЛ за 2023 г. В Разделе 2 укажите: фиксированные авансовые платежи, уплаченные работником, на которые не был уменьшен налог, - в поле 150; сумму излишне удержанного НДФЛ по работнику – в поле 180. Справку о доходах за 2023 год заполните с учетом произведенного пересчета и возврата налога (п.п. 4.3, 5.5 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@, письма ФНС от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479 (п. 1), от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@ (вопрос 8));

 - возврат налога - в 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 г. Укажите возвращенную сумму в поле 030 Раздела 1, в поле 190 Раздела 2 и в строках по соответствующему сроку перечисления (подп. 7-13 п. 25, подп. 23-29 п. 28 Порядка заполнения рекомендуемой Письмом ФНС от 04.12.2023 N БС-4-11/15166 формы 6-НДФЛ).

Отметим, что разъяснения по заполнению 6-НДФЛ, на которые мы ссылаемся в ответе, были даны ФНС применительно к формам расчета, недействующим в настоящее время. Разъяснениями по заполнению в подобных ситуациях действующих форм расчета мы не располагаем. В связи с этим напомним о праве организации обратиться за разъяснениями по этому вопросу в Минфин или свою ИФНС.