Счет-фактура – 2025 г.: что нужно знать 2246

По общему правилу в обязанности плательщиков НДС входит выставление счетов-фактур. В нашей консультации мы расскажем о нюансах его выставления.

О форме счета-фактуры, которая применяется в 2025 г., можно прочитать в отдельной консультации. Там же вы сможете бесплатно скачать бланк актуальной формы.

Счет-фактура – это...

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный ему продавцом товаров (работ, услуг).

Счета-фактуры могут быть составлены на бумаге или могут быть оформлены в электронном виде. Стоит отметить, что в общем случае составление электронных счетов-фактур – дело добровольное и достигается согласием между продавцом и покупателем. Однако в некоторых случаях составление счетов-фактур в электронном виде является обязательным. Об этом мы расскажем подробно ниже.

Вам может пригодиться наш сервис, при помощи которого можно сформировать онлайн счет на оплату товаров (работ, услуг) или на перечисление авансового платежа.

Кто должен выставлять счета-фактуры

Важно! По общему правилу организации и ИП на УСН с 2025 г. являются плательщиками НДС.

По общему правилу счета-фактуры должны, в частности, выставлять:

плательщики НДС при совершении операций на территории РФ, которые признаются объектом обложения НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ);
плательщики НДС при получении аванса в счет предстоящей поставки товаров (предстоящего выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ);
плательщики НДС, использующие освобождение от этого налога в соответствии со ст. 145 при совершении операций, которые не освобождены от НДС (п. 5 ст. 168 НК РФ). В данном случае в счете-фактуре ставится отметка «Без НДС»;
налоговые агенты при совершении операций, облагаемых НДС (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ). К примеру, организации и ИП будут являться налоговыми агентами по НДС при приобретении товаров (работ, услуг), местом реализации которых признается РФ, у иностранного лица, не состоящего на учете в российских налоговых органах. Стоит отметить, что исполнять обязанности налогового агента в установленных законодательством случаях должны не только организации и ИП, которые являются плательщиками НДС, но и те, кто таковыми в общем случае не являются (например, организации и ИП на АУСН);
комиссионеры/агенты, приобретающие/реализующие от своего имени товары (работы, услуги) в интересах заказчика, который является плательщиком НДС;
плательщики НДС при экспорте в страны ЕАЭС товаров, освобожденных от НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
застройщики при организации строительства с привлечением подрядчиков (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 – п. 2(1) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137);
экспедиторы при организации перевозки с привлечением третьих лиц (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 – п. 2(1) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

При этом выставление счетов-фактур не всегда обязательно даже в вышеперечисленных случаях. К примеру, плательщику НДС не обязательно выставлять счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг) физлицам.

Имейте в виду, что организации и ИП, являющиеся плательщиками НДС, обязаны выставлять счета-фактуры при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, лицам, не являющимся плательщиками НДС или освобожденным от обязанностей плательщиков НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ), даже если в отношении других операций есть соглашение о невыставлении счетов-фактур.
О правилах выставления счетов-фактур при реализации прослеживаемых товаров мы расскажем ниже.

Срок выставления счета-фактуры

В общем случае при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Кстати, если товары непрерывно и долгосрочно отгружаются в адрес одного и того же покупателя, то счета-фактуры в адрес этого покупателя можно выставлять один раз в месяц, но не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем отгрузки (Письмо Минфина России от 18.07.2024 N 03-03-06/1/67042).

При получении аванса у продавца на выставление счета-фактуры есть так же 5 календарных дней со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Кто подписывает счет-фактуру

Если счет-фактура выставляется организацией, то его подписывает руководитель этой организации и главный бухгалтер или иные уполномоченные на то лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Полномочия на подписание счетов-фактур теми или иными лицами предоставляются или на основании соответствующего приказа (распоряжения), или на основании выданной от имени организации доверенности.

Если же счет-фактура выставлен индивидуальным предпринимателем, то его подписывает либо сам ИП, либо уполномоченное им лицо на основании доверенности.

Для подписания счетов-фактур в электронном виде используется усиленная квалифицированная электронная подпись вышеназванных лиц.

Срок хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры необходимо в течение 5 лет (п. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Ошибки в счетах-фактурах

Если продавец допустил ошибку в счете-фактуре, но эта ошибка не препятствует налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), стоимость этих товаров (работ, услуг), ставку НДС и его сумму, то продавец может спокойно принять к вычету входной налог на основании такого счета-фактуры (п. 2 ст. 169 НК РФ). Также не стоит переживать из-за принятия к вычету НДС по счету-фактуре, в котором не указаны (неверно указаны):

- регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;

- количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

- количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

Могут ли затребовать счета-фактуры на продажи в рамках камеральной проверки НДС-декларации с налогом к возмещению, рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть целиком вебинар "Требования из ИФНС: секрет успешного ответа от А до Я"

В течение какого периода можно заявить вычет по счету-фактуре

Периоды, в течение которых покупатель вправе принять к вычету входной НДС, указаны в ст. 172 НК РФ. Так, например, по общему правилу при приобретении товаров (работ, услуг), которые будут использоваться в облагаемых НДС операциях, вычет по НДС можно заявить в течение трех лет после принятия на учет этих товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Причем принять к вычету входной налог по одному счету-фактуре можно частями, но обязательно в пределах установленного периода. Правда, правило дробления вычета не распространяется на входной НДС, предъявленный при покупке ОС, оборудования к установке и/или НМА, – по ним НДС нужно принять к вычету в полном объеме после принятия таких активов на учет (Письмо Минфина России от 04.09.2018 N 03-07-11/63070).

Электронный счет-фактура при реализации прослеживаемых товаров

При реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, продавец должен выставить в адрес покупателя счет-фактуру в электронном виде (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Правда, из этого правила есть исключения. Так, электронный счет-фактура не нужен:

при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, физлицам для их личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд;
при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, которые подлежат прослеживаемости, гражданам, зарегистрированным в качестве самозанятых;
при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);
при реализации и перемещения товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории России на территорию другого государства – члена ЕАЭС.

В остальных случаях при реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, которые подлежат прослеживаемости, продавец направляет в адрес покупателя электронный счет-фактуру по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через спецоператора.

Покупатели (организации и ИП), в свою очередь, должны обеспечить получение таких счетов-фактур (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Для этих целей Минфином утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н).

Является ли нарушением отправка в ИФНС по требованию счета-фактуры в виде скан-копии, а не в XML-формате, рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть целиком вебинар "Требования из ИФНС: секрет успешного ответа от А до Я"