Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном материале. В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.
Делопроизводство как процесс
Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:
- приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
- составления и оформления служебных документов;
- подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
- составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
- подготовки документов к последующему хранению и использованию;
- учета, хранения и использования бланков.
К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:
- экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
- оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
- передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.
Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.
Образец инструкции по делопроизводству
Приведем пример
