Из вашего вопроса не ясно, есть вообще результат переговоров. Понятно, что постоянные безрезультатные переговоры заставят налоговиков предположить: эти встречи носят не деловой характер. Тогда ИФНС:
<и> расценит эти расходы как выплату дохода директору в натуральной форме <п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК> и доначислит с их суммы НДФЛ, а организацию как налогового агента оштрафует за то, что она не удержала налог <ст. 123 НК>;
<и> уберет расходы на эти встречи из расчета налога на прибыль, а входной НДС по ним – из вычетов.
Вместе с тем переговоры могут не давать мгновенного положительного результата (подписания договора и т.п.). Да и положительный результат переговоров не назван в НК как условие признания расходов на их проведение в составе представительских. Для признания в целях налога на прибыль тех или иных расходов важно намерение налогоплательщика получить экономический эффект <Определение КС от 04.06.2007 N 320-О-П>.
Для того, чтобы списать расходы на встречу с клиентами в составе представительских, вам нужно подтвердить, что они удовлетворяют следующим условиям <ст. 252, подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК>:
<и> расходы связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций. Расходы на неофициальные встречи с клиентами налоговики не принимают <Письмо Минфина от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759>. Также в НК прямо указано, что не относятся к представительским расходы на организацию развлечений и отдыха;
<и> эти представители участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. Поэтому не лишним будет список приглашенных лиц, из которого видно, что они уполномочены принимать решения в тех организациях, которые представляют;
<и> расходы экономически оправданны. То есть нужен документ, обосновывающий необходимость этих расходов для ведения направленной на извлечение прибыли деятельности <ст. 252 НК>. Например, приказ директора о проведении переговоров, в котором расписаны цель его проведения – с кем и о чем конкретно переговоры – и ожидаемый эффект;
<и> подтверждены первичными документами <ст. 252 НК>. Помимо первичных документов на товары, работы и услуги, понадобившиеся для проведения мероприятия, это еще и утвержденный руководителем отчет о проведении переговоров и их результатах <Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852>.
Если расходы на деловые встречи с клиентами необходимы для вашей деятельности, но не укладываются в понятие представительских расходов, их можно попробовать списать в составе «других» прочих расходов <подп. 49 п. 1 ст. 264 НК>. Но нужно быть готовыми отстаивать это в суде.
