Из заработной платы работника можно делать удержания только в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ, а именно:
– для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
– для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
– для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
– при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. первой ст. 77 или пп. 1, 2 или 4 ч. первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ).
При этом Роструд и Верховный суд указывали, что счетной признается только арифметическая ошибка, то есть допущенная из-за неправильного выполнения арифметических действий (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного Суда от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Ни одно из этих оснований для удержания материальной помощи, выплаченной к отпуску, не подходит. Счетной ошибки при ее выплате не было.
Единственное основание для ее удержания – добрая воля работника. Для этого он должен написать заявление. Если же он не согласен, то и удержать эту сумму вы не сможете даже через суд.
А вот отпускные за неотработанные дни теоретически удержать можно. В этом случае руководитель должен издать приказ (распоряжение) об удержании неотработанных отпускных из выплат, причитающихся работнику при окончательном расчете. Причем согласия работника на такое удержание не требуется (ст. 137 ТК РФ). Просто нужно ознакомить его под роспись с приказом об удержании.
Однако удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику при окончательном расчете суммы на руки, то есть за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Если сумма за неотгулянные дни отпуска укладывается в это ограничение, никаких проблем нет.
Но у вас это условие выполняться не будет. Ведь у вас сотрудник ушел в отпуск на целый месяц и уволился в последний день. Отпускные за этот период вы ему выплатили. А раз рабочих дней в мае у работника не было, то и зарплату ему начислять не за что. Поэтому и удерживать долг по отпускным вам не с чего.
В этом случае вы можете предложить работнику погасить долг добровольно, например пусть вернет в кассу организации переплаченную сумму отпускных.
Если же работник откажется вернуть долг добровольно, то взыскать его через суд вы не сможете. Ведь Верховный суд РФ неоднократно указывал, что в законодательстве нет оснований для судебного взыскания с работника, использовавшего отпуск авансом, задолженности за неотработанные дни отпуска, если работодатель при расчете не смог произвести удержание из-за недостаточности причитающихся при увольнении сумм (Определения ВС от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6).
