Если в пользу физ лица нет денежных выплат, с которых можно было бы удержать НДФЛ, то организация должна письменно сообщить физ лицу и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ, о сумме дохода, с которого не удержан налог и о сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Уведомить до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором физическому лицу передан подарок. Физ лицо должно самостоятельно уплатить налог. Вы не вправе оплатить за него НДФЛ.

Подарки облагаются НДФЛ, когда их стоимость превышает 4 000 руб. за год (или 10 000 руб. - при дарении лицам, указанным в п. 33 ст. 217 НК РФ, например ветеранам ВОВ). Передачу подарка надо оформить документально. Например, приказом руководителя, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб., или договором дарения - на подарки свыше 3 000 руб. Если этого не сделать, НДФЛ исчисляется с полной стоимости подарка.

Сообщение вы подаете в виде справки в составе расчета по форме 6-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@, п. 1.18 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).