Составление инвентаризационной описи

Оформление инвентаризационной описи

Подготовка инвентаризационных описей происходит перед самым началом инвентаризации. Порядок составления инвентаризационной описи регулируется внутренним положением организации по инвентаризации. В частности, может быть установлено, что инвентаризационные описи готовит бухгалтерия и выдает их членам инвентаризационной комиссии. Либо инвентаризационная комиссия сама составляет описи перед началом проверки. Описи могут заполняться как на компьютере, так и вручную (п. 2.9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49).

В инвентаризационных описях отражаются наименования проверяемых объектов и их количество в соответствии с номенклатурой и единицами измерения, принятыми в организации. Описи (или акты) составляются не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5, 2.9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Один экземпляр описи впоследствии передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

Как мы уже сказали, порядок составления инвентаризационной описи можно утвердить приказом руководителя. И прописать такой вариант – составить опись в одном экземпляре, а далее сделать необходимое количество копий, которые будут заверены членами комиссии и материально ответственными лицами.

Описи составляются по материально ответственным лицам и по местам хранения (п. 1.3 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49).

Как заполнять инвентаризационную опись

Заполнение инвентаризационной описи регламентировано п. 2.9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49. Так, на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров объектов и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

В инвентаризационных описях нельзя оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Имейте в виду, что ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризационная опись: бланк

Примерные формы инвентаризационных описей и актов приведены в приложениях к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49. Кроме того, есть более свежие унифицированные формы инвентаризационных описей, утвержденные Госкомстатом. Так, инвентаризационные описи составляются, в частности, по следующим утвержденным унифицированным формам (Постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88):

• инвентаризационная опись основных средств № ИНВ-1;
• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-3;
• инвентаризационная опись нематериальных активов ИНВ-1а.

Вместе с тем, организация может использовать и самостоятельно утвержденные формы инвентаризационных описей, утвердив их распоряжением руководителя.

Кто подписывает инвентаризационную опись

Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если же инвентаризация проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Срок хранения инвентаризационных описей

Срок хранения инвентаризационных описей – не менее 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 321 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись: образец заполнения

Инвентаризационную опись (пример заполнения) по основным средствам можно посмотреть в системе Консультантплюс.

Пример инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей смотрите здесь.