Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Каждое предприятие должно организовать систему учета приобретенных или произведенных материальных ценностей в местах их хранения (например, на складах) и в бухгалтерии согласно требованиям, установленным в разделе 2 и разделе 6 Приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н. Операции по учету наличия материалов и по их движению (поступлению, выбытию) должны правильно, своевременно и достоверно отражаться в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных документов складского учета.

Учет материалов на складе

Учет материальных ценностей на складе, а также их прием, хранение и выдача ведутся должностным лицом организации, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (п. 256, п. 257 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Унифицированные формы первичной документации по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Однако, начиная с 1 января 2013 года, организация вправе использовать самостоятельно разработанные бланки складского учета или же унифицированные формы, но с указанием в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В обоих случаях данные формы должны быть зафиксированы в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

За основу для учета материалов предприятие может взять карточку складского учета (по форме М-17), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Она предназначена для отражения данных о наличии материальных ценностей и их движении по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материального объекта (п. 260 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Помимо карточки М-17 для ведения учета наличия и перемещения материальных запасов организация может использовать книгу складского учета материалов (п. 54, п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Унифицированная форма книги складского учета М-17 была утверждена Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, который утратил свою силу с 01.10.2005 (Приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н). Но организация может воспользоваться данной формой книги, доработав ее согласно требованиям к обязательным реквизитам, указанным в п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и закрепив доработанную форму в своей учетной политике (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Книга складского учета ведется на каждый номенклатурный номер материального объекта. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерии организации с присвоением номера по реестру (п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Учет материалов в бухгалтерии

Учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется на основании данных складского учета. Все поступившие первичные документы проверяются бухгалтерской службой на предмет правильности их оформления и законности совершенных операций (п. 133 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой) ведется по местам их хранения отдельно в разрезе каждого наименования материального объекта (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета (п. 136 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Материальные ценности учитываются бухгалтерией на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Ежемесячно сотрудники бухгалтерии и склада проводят сверку наличия материалов, находящихся на складе, с данными бухгалтерского учета. Кроме этого, бухгалтерия проверяет полноту и своевременность отражения операций по движению материалов в первичных учетных документах (п. 137 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).