Маршрутный лист: бланк и образец

Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.

Цели составления маршрутных листов

Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.

Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах.

Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист.

Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа. Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы.

Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.

Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей. Форма утверждается руководством организации в учетной политике. Для оформления документа можно использовать лист формата А4 или фирменный бланк организации.

Скачать маршрутный лист (бланк)

Оформление маршрутного листа

Составляется маршрутный лист в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй экземпляр передается в бухгалтерию организации. Печати не ставятся, поскольку он относится в внутреннему документообороту. Для подтверждения расходов к маршрутному листу в качестве приложений представляются проездные документы, отчет работника о расходах.

Документы проверяются бухгалтером и передаются на подпись руководителю юридического лица.

Маршрутный лист отражает поездки работника в течение дня (недели, месяца). В нем указываются:

• организация, выдавшая лист,
• населенный пункт, в котором он оформляется,
• дата поездок,
• фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
• должность сотрудника.

Далее оформляется таблица, в которую заносятся по порядку:

• место назначения,
• цель поездки,
• отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
• транспорт,
• затраты,

Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя.

После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.

Оформленный надлежащим образом маршрутный лист становится документами бухгалтерской и налоговой отчетности.

Срок хранения маршрутных листов

Заполненные маршрутные листы подлежат хранению у юридического лица не менее пяти лет. В случае, если листы подтверждают работу специалистов в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, документы должны храниться 75 лет (соответствующее положение закреплено в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Скачать заполненный бланк маршрутного листа