Бухгалтерский форум

Насколько мы поняли, ваш арендатор был ИП. Смертью должника прекращается обязательство, неразрывно связанное с его личностью, которое не может быть выполнено без его участия (ст. 418 ГК РФ). Задолженность, связанная с предпринимательской деятельностью, к таким обязательствам не относится. До окончания срока исковой давности она может быть взыскана с наследников, принявших наследство (п. 3 ст. 1175 ГК РФ).

Поэтому организация должна списать безнадежную дебиторку по истечении срока исковой давности (это через 3 года со дня, когда задолженность должна была быть погашена), а не в момент смерти арендатора–ИП (подп. 2 п. 2 ст. 265, п.2 ст. 266 НК РФ).

Задолженность умершего арендатора-физлица нельзя признать безнадежным долгом и списать в расходы, если у него есть наследники, принявшие наследство. Ведь с них можно потребовать уплаты долгов умершего – в пределах сумм полученного наследства <ст.418, п. 1, 3 ст. 1175 ГК РФ, ст. 266 НК РФ, Письма Минфина от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87, от 22.05.2018 N 03-03-06/1/34203>

На сумму долга вы можете создать в налоговом и бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам. В налоговом учете, рассчитав резерв впервые, полностью включите его в расходы <п. 1, 3 ст. 266 НК РФ, п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета>.  

Списать задолженность, как безнадежную вы можете:  

- или если у умершего нет наследников или никто не принял наследство, то есть не с кого требовать долг <ст.266 НК РФ>,

- или когда истечет 3-летний срок исковой давности.

Вы можете поискать наследников арендатора одним из следующих способов:

- обратиться в нотариальную палату субъекта РФ (например, в Московскую городскую нотариальную палату), которая сможет направить вас к нужному нотариусу за получением необходимой информации (ч. 4 ст. 2, ст. ст. 24, 25 Основ о нотариате);

- самостоятельно проверить, не открыто ли наследственное дело наследниками умершего арендатора, а также посмотреть публикацию сведений о розыске наследников в рамках наследственных дел на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты с помощью сервисов "Реестр наследственных дел" и "Розыск наследников" в разделе "Справочная" по адресу: https://notariat.ru/ru-ru/help/.