К авансовому отчету, составляемому по итогам командировки в Москву, работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы на получение визы. Руководитель организации должен утвердить этот авансовый отчет. В бухучете все командировочные расходы можно будет учесть в мае - на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву. Расходы на получение визы также должны учитываться бухгалтером для определения сальдо расчетов с работником по итогам командировки (для определения перерасхода аванса или его остатка). 

Однако в налоговом учете затраты собственно на оформление визы, к которым относится госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов, на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву безопаснее не учитывать. По мнению Минфина, их можно учесть в расходах  только по итогам зарубежной командировки <подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117, от 03.06.2014 N 03-03-06/1/26511>.