Как уведомить работников о необходимости выбора формы трудовой книжки и что делать с их выбором
Уведомляем работников
До 31.10.2020 включительно необходимо было уведомить каждого работника о том, что он може
— или продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК;
— или отказаться от ведения бумажной трудовой и довольствоваться только ЭТК.
Изначально был установлен другой срок для уведомления — по 30.06.2020. Но чтобы работодатели успели выполнить это требование после длительной работы в удаленном режиме
Требование к уведомлению одно — оно должно быть в письменной форме. В остальном — полная свобода. С учетом, конечно, сведений, которые нужно донести до персонала.
Можно ли сделать единый документ на всех работников, в котором каждый работник распишется в ознакомлении с ним напротив своей фамилии? На мой взгляд, нет, нужны индивидуальные уведомления. Ведь законом предусмотрено, что уведомить нужно каждого сотрудника в отдельности.
Что касается направления уведомления по электронной почте, официальной позиции на этот счет пока нет. Поэтому, если нет возможности отдать уведомление лично, безопаснее отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Как я уже сказал, обязательной формы уведомления нет, поэтому можно было составить его самостоятельно. Например, так.
Пример. Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки
ООО «Альфа»
Финансовому директору
Мальцеву А.Е.
Уведомление
15.05.2020
С 2020 г. все сведения о вашей трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде работодатель передает в ПФР на хранение (электронная трудовая книжка). Эти сведения вы можете получить по запросу у работодателя, в ПФР, МФЦ или на сайте госуслуг.
В связи с этим выберите один из вариантов:
1) продолжать вести вашу трудовую книжку в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
2) формировать сведения о вашей трудовой деятельности только в электронном виде. В этом случае трудовая книжка будет выдана вам на руки (ст. 66.1 ТК РФ).
Выбор укажите в прилагаемом заявлении, подпишите его и передайте в отдел кадров не позднее 31.12.2020.
 |
С уведомлением ознакомлен:
| 15.05.2020 |  |
Заявление работника о выборе формы книжки, и что делать, пока он его не подал
В ответ на уведомление работник должен написать вам заявление о том, в какой форме он хочет, чтобы дальше вели его трудовую книжку. Срок для подачи такого заявления — до 31.12.2020 включительно. Желательно разработать форму заявления и направить его работнику вместе с уведомлением. Так будет проще и вам, и работник
Пример. Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки
Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от финансового директора Мальцева А.Е.
Заявление
Согласно ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019
| продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ | |
| V | выдать мне трудовую книжку на руки и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ |
| (отметить только один вариант) | |
18.05.2020
Если человек не может подать заявление до 31.12.2020 по уважительной причине, он вправе сделать это и позже в любое время, в том числе при новом трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся те,
— отстранен от работы, находится на больничном, в том числе по беременности и родам, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или в отпуске по уходу за ребенком, в командировке;
— имеет стаж работы по трудовому договору, но на 31.12.2020 не трудоустроен и ранее ни одно из заявлений не подавал.
Если работник просто окажется «молчуном» и не подаст заявление работодателю без уважительных причин, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку. В будущем он также сможет написать заявление о судьбе своей трудовой. А если он предпочтет не отказываться от бумажной трудовой книжки, то последующие работодатели будут продолжать ее вест
Таким образом, коллеги, для работников дата 31.12.2020 ничего не значит, хотя она и установлена законом. Никаких последствий пропуска срока нет. Принимать заявления от тех же «молчунов» придется и в 2021 г., и в 2022 г., и вообще до тех пор, пока они существуют на свете.
Действия работодателя, если сотрудник выбрал ЭТК
Если работник отказался от ведения бумажной книжки, в нее нужно внести запись об этом и выдать книжку на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за судьбу документа. Как в таком случае заполнить трудовую книжку, рассказал Минтруд в Письме
Пример. Запись в трудовой книжке при переходе на электронную книжку
Кроме того, нужно заполнить книгу учета движения трудовых книжек. В ее графе 13 напишите так: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ф. и. о.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона
После выдачи книжки по заявлению о переходе на ЭТК работник уже не сможет передумать и вернуться к бумажной книжке: ни у вас, ни на новом месте работы. В день увольнения такому человеку нужно будет выдать только сведения о трудовой деятельности по форме
Действия работодателя, если сотрудник решил продолжить вести бумажную трудовую книжку
Тут все просто. Никакие дополнительные записи в трудовую книжку вносить не нужно. Ведите ее как обычно, абсолютно ничего не меняется. А при увольнении — выдайте на руки с соответствующей записью в последний день работы. При последующем трудоустройстве обязанность ведения трудовой книжки автоматически ляжет на нового работодател
Однако, в отличие от «отказников», люди, решившие продолжить вести бумажную трудовую, вправе передумать в любой момент — хоть на следующий день после подачи заявления в 2020 г., в 2021 г. и так далее. Причем не важно, где на тот день будет работать человек — у вас или в другом мест
Итак, еще раз два важнейших нюанса для четкого понимания:
1) заявление об отказе от бумажной трудовой и переходе на ЭТК можно подать один раз, передумать не получится;
2) подав заявление о продолжении ведения трудовой на бумаге, работник сохраняет право передумать и подать заявление об отказе. Причем в любое время и у любого работодателя. Но как только он это сделает, как говорится, смотри пункт 1.
Независимо от того, подал работник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от нее, не позднее
Новые работники и ЭТК
В ТК сказано, что при заключении трудового договора человек предъявляет работодателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности — форму
Допустим, это
Если же соискатель пришел с бумажной книжкой, в которой нет «отказной» записи, то надо продолжать ее вести так же, как обычно. И для начала внести запись о приеме на работу. К тому же этого работника надо уведомить о переходе на ЭТК, даже если он утверждает, что его уже уведомил об этом прежний работодатель. Ведь проверить это вы никак не можете.
Бывает и так: вы берете на работу человека с трудовой книжкой, а он с порога говорит, что хочет от нее отказаться и готов написать соответствующее заявление. Но сразу занести в его трудовую запись об отказе не выйдет: сначала внесите запись о трудоустройстве. А уже потом, на основании заявления, — «отказну
А как действовать, если человек впервые в жизни поступает на работу в 2020 г. и трудовой книжки у него нет?
Вариант 1 — полуофициальный и посложнее. Полуофициальный потому, что писем под него нет, но он мелькал в различных интервью чиновников Минтруда и Роструда. Нам предлагают сначала оформить новичку трудовую книжку по всем правилам, а уж потом уведомить его о возможности выбора формы ее ведения.
Если предпочтет ЭТК — внесите в бумажную трудовую книжку запись об этом и отдайте на руки. Если выберет параллельное ведение книжки на бумаге и в электронном виде, оставьте трудовую у себя и дальше поступайте с ней как обычно.
Вариант 2 диктуется только житейской логикой. А именно: тем, кто трудоустраивается в 2020 г. впервые в жизни, сразу предложите выбор — завести бумажную трудовую книжку или ограничиться ЭТК. Если работник, проработавший у вас более 5 дней, не сообщит вам о своем выборе, оформите ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.
А вот начиная с 2021 г. выбирать между вариантами не придется. Тем, кто устроится на работу впервые, с 2021 г. бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Все сведения об их трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном виде, независимо от желания работнико
