Новости Форум Консультации Формы Калькуляторы
Журнал Справочники Семинары Календарь Тесты
Добавить в «Нужное»

Семинар «Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать», актуально на 10 ноября 2020 г.

Содержание

Как уведомить работников о необходимости выбора формы трудовой книжки и что делать с их выбором

Уведомляем работников

До 31.10.2020 включительно необходимо было уведомить каждого работника о том, что он можетп. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 № 887:

— или продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК;

— или отказаться от ведения бумажной трудовой и довольствоваться только ЭТК.

Изначально был установлен другой срок для уведомления — по 30.06.2020. Но чтобы работодатели успели выполнить это требование после длительной работы в удаленном режиме из-за коронавируса, срок продлили на 4 месяца.

Требование к уведомлению одно — оно должно быть в письменной форме. В остальном — полная свобода. С учетом, конечно, сведений, которые нужно донести до персонала.

Можно ли сделать единый документ на всех работников, в котором каждый работник распишется в ознакомлении с ним напротив своей фамилии? На мой взгляд, нет, нужны индивидуальные уведомления. Ведь законом предусмотрено, что уведомить нужно каждого сотрудника в отдельности.

Что касается направления уведомления по электронной почте, официальной позиции на этот счет пока нет. Поэтому, если нет возможности отдать уведомление лично, безопаснее отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как я уже сказал, обязательной формы уведомления нет, поэтому можно было составить его самостоятельно. Например, так.

Пример. Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

ООО «Альфа»

Финансовому директору
Мальцеву А.Е.

Уведомление

15.05.2020

С 2020 г. все сведения о вашей трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде работодатель передает в ПФР на хранение (электронная трудовая книжка). Эти сведения вы можете получить по запросу у работодателя, в ПФР, МФЦ или на сайте госуслуг.

В связи с этим выберите один из вариантов:

1) продолжать вести вашу трудовую книжку в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);

2) формировать сведения о вашей трудовой деятельности только в электронном виде. В этом случае трудовая книжка будет выдана вам на руки (ст. 66.1 ТК РФ).

Выбор укажите в прилагаемом заявлении, подпишите его и передайте в отдел кадров не позднее 31.12.2020.

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

С уведомлением ознакомлен:

15.05.2020А.Е. Мальцев

Заявление работника о выборе формы книжки, и что делать, пока он его не подал

В ответ на уведомление работник должен написать вам заявление о том, в какой форме он хочет, чтобы дальше вели его трудовую книжку. Срок для подачи такого заявления — до 31.12.2020 включительно. Желательно разработать форму заявления и направить его работнику вместе с уведомлением. Так будет проще и вам, и работникуч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Пример. Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от финансового директора Мальцева А.Е.

Заявление

Согласно ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ прошу:

 продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ
Vвыдать мне трудовую книжку на руки и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
(отметить только один вариант)

18.05.2020

Если человек не может подать заявление до 31.12.2020 по уважительной причине, он вправе сделать это и позже в любое время, в том числе при новом трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся те, кточ. 6 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ:

— отстранен от работы, находится на больничном, в том числе по беременности и родам, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или в отпуске по уходу за ребенком, в командировке;

— имеет стаж работы по трудовому договору, но на 31.12.2020 не трудоустроен и ранее ни одно из заявлений не подавал.

Если работник просто окажется «молчуном» и не подаст заявление работодателю без уважительных причин, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку. В будущем он также сможет написать заявление о судьбе своей трудовой. А если он предпочтет не отказываться от бумажной трудовой книжки, то последующие работодатели будут продолжать ее вестич. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141.

Таким образом, коллеги, для работников дата 31.12.2020 ничего не значит, хотя она и установлена законом. Никаких последствий пропуска срока нет. Принимать заявления от тех же «молчунов» придется и в 2021 г., и в 2022 г., и вообще до тех пор, пока они существуют на свете.

Действия работодателя, если сотрудник выбрал ЭТК

Если работник отказался от ведения бумажной книжки, в нее нужно внести запись об этом и выдать книжку на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за судьбу документа. Как в таком случае заполнить трудовую книжку, рассказал Минтруд в Письме № 14-2/В-150. Вот пример записич. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Пример. Запись в трудовой книжке при переходе на электронную книжку

Запись в трудовой книжке при переходе на электронную книжку

Кроме того, нужно заполнить книгу учета движения трудовых книжек. В ее графе 13 напишите так: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ф. и. о.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После чего в той же графе работник расписывается в получении книжкиПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

После выдачи книжки по заявлению о переходе на ЭТК работник уже не сможет передумать и вернуться к бумажной книжке: ни у вас, ни на новом месте работы. В день увольнения такому человеку нужно будет выдать только сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эти сведения он предъявит новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки. Но об этом мы еще поговорим отдельност. 84.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

Действия работодателя, если сотрудник решил продолжить вести бумажную трудовую книжку

Тут все просто. Никакие дополнительные записи в трудовую книжку вносить не нужно. Ведите ее как обычно, абсолютно ничего не меняется. А при увольнении — выдайте на руки с соответствующей записью в последний день работы. При последующем трудоустройстве обязанность ведения трудовой книжки автоматически ляжет на нового работодателястатьи 66, 84.1 ТК РФ.

Однако, в отличие от «отказников», люди, решившие продолжить вести бумажную трудовую, вправе передумать в любой момент — хоть на следующий день после подачи заявления в 2020 г., в 2021 г. и так далее. Причем не важно, где на тот день будет работать человек — у вас или в другом местеч. 4, 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Итак, еще раз два важнейших нюанса для четкого понимания:

1) заявление об отказе от бумажной трудовой и переходе на ЭТК можно подать один раз, передумать не получится;

2) подав заявление о продолжении ведения трудовой на бумаге, работник сохраняет право передумать и подать заявление об отказе. Причем в любое время и у любого работодателя. Но как только он это сделает, как говорится, смотри пункт 1.

Независимо от того, подал работник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от нее, не позднее 15-го числа следующего месяца нужно сдать на него форму СЗВ-ТД с отметкой о заявлении. Примеры заполнения формы в этом случае — здесь.

Новые работники и ЭТК

В ТК сказано, что при заключении трудового договора человек предъявляет работодателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р, а может принести оба документа. Поэтому ваши действия зависят от того, какие документы представил новый сотрудник и что в них написаност. 65 ТК РФ.

Допустим, это СТД-Р с отметкой об отказе от бумажной трудовой. Тогда, даже если человек предъявит вам еще и книжку, вписывать в нее ничего не надо. После записи об отказе этот документ как бы умер для всех работодателей. Сотрудник может сколько угодно настаивать, просить, угрожать — нет и все. Теперь его трудовая — это сведения в электронном виде, ЭТК. Их и формируйтеч. 2, 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Если же соискатель пришел с бумажной книжкой, в которой нет «отказной» записи, то надо продолжать ее вести так же, как обычно. И для начала внести запись о приеме на работу. К тому же этого работника надо уведомить о переходе на ЭТК, даже если он утверждает, что его уже уведомил об этом прежний работодатель. Ведь проверить это вы никак не можете.

Бывает и так: вы берете на работу человека с трудовой книжкой, а он с порога говорит, что хочет от нее отказаться и готов написать соответствующее заявление. Но сразу занести в его трудовую запись об отказе не выйдет: сначала внесите запись о трудоустройстве. А уже потом, на основании заявления, — «отказную»Письмо Минтруда от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729.

А как действовать, если человек впервые в жизни поступает на работу в 2020 г. и трудовой книжки у него нет?

Вариант 1 — полуофициальный и посложнее. Полуофициальный потому, что писем под него нет, но он мелькал в различных интервью чиновников Минтруда и Роструда. Нам предлагают сначала оформить новичку трудовую книжку по всем правилам, а уж потом уведомить его о возможности выбора формы ее ведения.

Если предпочтет ЭТК — внесите в бумажную трудовую книжку запись об этом и отдайте на руки. Если выберет параллельное ведение книжки на бумаге и в электронном виде, оставьте трудовую у себя и дальше поступайте с ней как обычно.

Вариант 2 диктуется только житейской логикой. А именно: тем, кто трудоустраивается в 2020 г. впервые в жизни, сразу предложите выбор — завести бумажную трудовую книжку или ограничиться ЭТК. Если работник, проработавший у вас более 5 дней, не сообщит вам о своем выборе, оформите ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

А вот начиная с 2021 г. выбирать между вариантами не придется. Тем, кто устроится на работу впервые, с 2021 г. бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Все сведения об их трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном виде, независимо от желания работниковст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Читать далее
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
Консультант_Антикризисные меры

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Реклама Телеграм-каналаМораторий  на банкроство федресурс НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.35%
август 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

23 508

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

8%
ОПРОС
Попала ли ваша компания (ИП) под федеральный/региональный перенос сроков уплаты налогов/взносов?
Да, но НПА был принят, когда мы уже все уплатили
Да, и мы воспользовались правом на отсрочку
Нет
Нужное