Уничтожение «просроченных» документов

Первичка существует, пока не доказано обратное

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда бумаги, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей.

И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти бумаги все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штрафПостановления 17 ААС от 07.07.2017 № 17АП-7381/2017-ГК; 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012; ч. 1 ст. 17.15 КоАП РФ:

— организации — от 30 000 до 50 000 руб.;

— руководителю — от 10 000 до 20 000 руб.

Правда, некоторые суды признают, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда «просроченные» документы требовали налоговикиПостановления ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012; ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008.

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Созыв экспертной комиссии

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, наверное, обратили внимание, что в Перечне Росархива рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия.

Отметка означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а скорее всего это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя.

В нее лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Отбор документов и протокол заседания комиссии по его итогам

При экспертизе комиссия просматривает документы, определяет просроченные и фиксирует их в проекте акта о выделении к уничтожению. Напомню, что срок хранения соответствующего документа должен завершиться к 1 января года составления проекта акта.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку, на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления. Эти папки и перечисляют в проекте акта.

Акт о выделении к уничтожению

После того как комиссия одобрила акт, его утверждает руководитель компании.

Уничтожение сторонним контрагентом

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник.

Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-уничтожителя. Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов, дел, папок с документами, их вес.

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены.

Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

Компании на ОСН могут учесть затраты на услуги специализированной фирмы по утилизации документов во внереализационных расходах. Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактурыподп. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Что касается компании на «доходно-расходной» УСН, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» затрат не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходовподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде, чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

Уничтожение своими силами. Срок хранения документов об уничтожении

При уничтожении документов собственными силами без еще одного акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт члены комиссии, присутствовавшие при уничтожении документов, а утверждает руководитель.

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение документов, надо сохранить. Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно». К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения или акт об уничтожении документовст. 170 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать далее