Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Уничтожение «просроченных» документов

Первичка существует, пока не доказано обратное

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда бумаги, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей.

И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти бумаги все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штрафПостановления 17 ААС от 07.07.2017 № 17АП-7381/2017-ГК; 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012; ч. 1 ст. 17.15 КоАП РФ:

— организации — от 30 000 до 50 000 руб.;

— руководителю — от 10 000 до 20 000 руб.

Правда, некоторые суды признают, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда «просроченные» документы требовали налоговикиПостановления ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012; ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008.

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Справка

Документы коммерческой компании включают в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы их ценности, проводимой с участием сотрудников архива.

Как правило, на постоянный учет в архивы ставят крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества.

Обычные организации могут передать свои документы на хранение в архив, обычно муниципальный, только после ликвидациист. 20, ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; Письмо Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А.

Созыв экспертной комиссии

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, наверное, обратили внимание, что в Перечне Росархива рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия.

Отметка означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а скорее всего это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя.

В нее лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ
о постоянно действующей экспертной комиссии

№ 53

25.10.2021

В целях организации и проведения работы по определению сроков хранения документов, отбору документов на архивное хранение, уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности ООО «Альфа»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии — главный бухгалтер Е.А. Никанорова.
Члены комиссии:
— менеджер А.С. Потапов;
— бухгалтер Е.П. Петрова;
— юрист К.Н. Карамзин.

Генеральный директорИ.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтерЕ.А. Никанорова

25.10.2021

МенеджерА.С. Потапов

25.10.2021

БухгалтерЕ.П. Петрова

25.10.2021

ЮристК.Н. Карамзин

25.10.2021

Отбор документов и протокол заседания комиссии по его итогам

При экспертизе комиссия просматривает документы, определяет просроченные и фиксирует их в проекте акта о выделении к уничтожению. Напомню, что срок хранения соответствующего документа должен завершиться к 1 января года составления проекта акта.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку, на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления. Эти папки и перечисляют в проекте акта.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРОТОКОЛ № 1

г. Москва

11.11.2021

Заседание постоянно действующей экспертной комиссии, созданной приказом генерального директора ООО «Альфа» от 25.10.2021 № 53 (далее — комиссия).

Председатель — Е.А. Никанорова.

Секретарь — секретарь-референт И.К. Иванова.

Присутствовали члены комиссии: А.С. Потапов, Е.П. Петрова, К.Н. Карамзин.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Рассмотрение проекта акта о выделении к уничтожению документов за 2015 г.

СЛУШАЛИ:

Е.П. Петрова представила на рассмотрение экспертной комиссии проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения на 01.01.2021. В акт включены документы в количестве 12 папок, содержащих 2663 листа.

ВЫСТУПИЛИ:

А.С. Потапов, К.Н. Карамзин, которые предложили одобрить акт и передать его на утверждение генеральному директору ООО «Альфа».

РЕШИЛИ:

Одобрить акт и передать его на утверждение генеральному директору ООО «Альфа»

Председатель комиссииЕ.А. Никано­рова
СекретарьИ.К. Иванова

Члены комиссии:

А.С. Потапов

Е.П. Петрова

К.Н. Карамзин

Акт о выделении к уничтожению

После того как комиссия одобрила акт, его утверждает руководитель компании.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Альфа»

И.И. Иванов

11.11.2021

АКТ № 2
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

г. Москва

11.11.2021

По итогам работы постоянная экспертная комиссия, созданная приказом генерального директора ООО «Альфа» от 25.10.2021 № 53 (далее — комиссия) отобрала к уничтожению следующие документы с истекшим сроком хранения:

п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов)Период составленияСрок хранения, летКоличество папок, шт.Количество документов, листы
1Кассовые документы и кассовая книга01.01.2015—31.12.201552395
2Авансовые отчеты и приложения к ним01.01.2015—31.12.201553514
3Товарные накладные входящие01.01.2015—31.12.2015551120
4Товарные накладные исходящие01.01.2015—31.12.201552634
5Итого122663

Основание: протокол комиссии от 11.11.2021 № 1, ч. 5 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, Правила, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Председатель комиссииЕ.А. Никано­рова

Члены комиссии:

А.С. Потапов

Е.П. Петрова

К.Н. Карамзин

Уничтожение сторонним контрагентом

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник.

Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-уничтожителя. Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов, дел, папок с документами, их вес.

НАКЛАДНАЯ № 128 от 12.11.2021

Кому ООО «Вторсырье»

От кого ООО «Альфа»

п/пНаименование товараКол-воЦена, руб.Стоимость, руб.
1Макулатура (12 папок с документами на 2633 листах, выделенных к уничтожению, согласно акту № 2 от 11.11.2021)20 кг
Итого:20 кг
Сдал: Принял:
Бухгалтер ООО «Альфа» Водитель-экспедитор ООО «Вторсырье»
(доверенность № 5 от 10.01.2021)
Е.П. Петрова
 
Е.С. Баранов

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены.

Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

Компании на ОСН могут учесть затраты на услуги специализированной фирмы по утилизации документов во внереализационных расходах. Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактурыподп. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Что касается компании на «доходно-расходной» УСН, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» затрат не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходовподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде, чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

Уничтожение своими силами. Срок хранения документов об уничтожении

При уничтожении документов собственными силами без еще одного акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт члены комиссии, присутствовавшие при уничтожении документов, а утверждает руководитель.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Альфа»

И.И. Иванов

12.11.2021

АКТ № 3
об уничтожении документов

г. Москва

12.11.2021

Документы ООО «Альфа» в количестве 12 дел на 2663 листах, выделенные к уничтожению по акту от 11.11.2021 № 2, измельчены в шредере.

Председатель комиссииЕ.А. Никано­рова

Члены комиссии:

А.С. Потапов

Е.П. Петрова

К.Н. Карамзин

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение документов, надо сохранить. Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно». К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения или акт об уничтожении документовст. 170 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать далее
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 13 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное