Бухгалтерские документы и их назначение

О бухгалтерских документах и их назначении расскажем в нашем материале.

Документы бухгалтерского учета: сущность и значение

Основанием для бухгалтерских записей являются первичные документы. Они оформляются на каждый факт хозяйственной жизни. Первичные учетные документы утверждаются учетной политикой организации. Они могут составляться как по обязательной к применению форме, так и по форме, разрабатываемой организацией самостоятельно.

То есть документы бухгалтерского оформления применяются для фиксирования хозяйственного факта и отражения его в бухгалтерском учете. А вот для систематизации и накопления информации, уже включенной в учетную систему на основании первички, предназначены регистры синтетического и аналитического учета.

Основные бухгалтерские документы включают в себя не только первичную документацию и регистры учета, но и бухгалтерскую отчетность, составляемую на заключительном этапе учетной работы. Бухгалтерская отчетность представляет пользователям информацию об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности.

Реестр бухгалтерских документов

Ответить на вопрос, какие бухгалтерские документы должны быть в ООО, не так просто. Их перечень определяется не только требованиями бухгалтерского, налогового и иного законодательства, но и спецификой деятельности каждой конкретной организации. К примеру, если организация занимается оптовой торговлей и является плательщиком НДС, то при каждой отгрузке она формирует товарные накладные и счета-фактуры, а если оказывает услуги – счета-фактуры и акты оказанных услуг.

При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией не менее пяти лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При смене руководителя организации производится передача документов бухгалтерского учета в соответствии с установленным организацией порядком.

При смене главного бухгалтера бухгалтерские документы, как правило, также передаются новому сотруднику, ответственному за систему учета, по акту приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого каждая организация разрабатывает самостоятельно. По-другому этот перечень может именоваться «Реестр бухгалтерских документов при передаче дел», образец которого тоже законодательно не установлен. В нем, естественно, указывается перечень передаваемых документов. Документы в нем могут быть перечислены как пообъектно (при минимальном объеме документов), так и по томам (к примеру, счета-фактуры за 2-ий квартал 2020 года, полученные от поставщиков).