Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?
Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:
- в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
- в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
- в качестве расходов организации.
Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.
Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.
Трудовая книжка — расход работодателя
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.
Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.
В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 006 | Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО |
| Дт 91 Кт 60 | Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя |
| Дт 19 Кт 60 | Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек |
| Кт 006 | Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам |
| Дт 73 Кт 91 | Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки |
| Дт 91 Кт 68 | При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС |
| Дт 50 Кт 73 | Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником |
Трудовая книжка — актив работодателя
Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 10(41) Кт 60 | Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ |
| Дт 19 Кт 60 | Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек |
| Дт 006 | Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО |
| Дт 91(90) Кт 10(41) | Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки |
| Дт 91(90) Кт 68 | При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС |
| Кт 006 | Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам |
| Дт 73 Кт 91(90) | Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки |
| Дт 50 Кт 73 | Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником |
