Новая форма ЕФС-1: когда и как сдавать в 2023 г.
16
С 2023 г. Пенсионный фонд объединился с Фондом социального страхования. Появился новый Социальный фонд России или СФР. И в связи с этим была обновлена пенсионная и социальная отчетность. И решили не просто обновить, но и объединить несколько форм отчетности в одну, чтобы страхователям было легче. Посмотрим, какую отчетность в итоге отменили, какая отчетность появилась и облегчит ли это работу бухгалтеров.
Какие отчеты отменены с 2023 г.
С отчетность за 2023 г. более не действуют:
- форма СЗВ-ТД. Последний раз ее нужно было подать по итогам декабря 2022 г.;
- форма СЗВ-СТАЖ. Последний раз она сдается по итогам 2022 г.;
- отчет 4-ФСС. Последний раз отчитаться по этой форме надо было за 2022 г. (или иными словами, за 4 квартал 2022 г.);
- форма ДСВ-3. Последний раз она сдавалась по итогам 4 квартала 2022 г.
Все вышеуказанные отчеты в том или ином виде вошли в новую форму с длинным названием: Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний или ЕФС-1. О ней и пойдет речь далее.
Форма ЕФС-1: чем утверждена
Новая Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Куда сдается новый отчет ЕФС-1
Новый отчет ЕФС-1 подается в отделение Социального фонда России (СФР).
Состав ЕФС-1
Форма ЕФС-1 состоит из следующих разделов и подразделов (п. 1.3 Приложения 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п):
- раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»:
- подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
- подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;
- подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»;
- подраздела 1.3 подраздела 1 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;
- подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»»;
- подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»;
- раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
В обязательном порядке сдается титульный лист и далее уже к нему прикладывается необходимый раздел (подраздел).
Каждый из разделов / подразделов представляется в зависимости от ситуации. Ниже в таблице мы это проиллюстрируем.
И обратите внимание. Ранее форма СЗВ-ТД подавалась лишь на физлиц, трудящихся в организации (у ИП) по трудовому договору. А вот подраздел 1.1 подраздела 1, заменивший СЗВ-ТД, подается в том числе при заключении и прекращении гражданско-правовых договоров. Причем сроки уведомления СФР об этом событии совсем маленькие – форму надо сдать не позднее следующего рабочего дня после соответствующего события.
Кто сдает новый отчет
Новый отчет подают все организации и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц по трудовым договорам и определенным гражданско-правовым договорам.
| Раздел ЕФС-1 | На работающих по каким договорам представляется |
|---|---|
| Подраздел 1.1 подраздела 1 |
|
| Раздел 2 |
|
Сроки сдачи ЕФС-1
Сроки подачи формы зависят от того, какой именно раздел требуется представить. То есть единого срока подачи формы ЕФС-1 не существует. Какие-то части формы подаются ежеквартально, какие-то – при наступлении соответствующего события, какие-то – раз в год. Не запутаться поможет таблица в следующем разделе.
Еще раз подчеркнем, что впервые форма ЕФС-1 подается за отчетные периоды 2023 г. Скажем, подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» нужно будет сдавать лишь по итогам 2023 г. не позднее 25 января 2024 г.
Порядок представления отчета ЕФС-1
Как мы уже сказали, состав подаваемого отчета и сроки подачи зависят от ситуации.
| Раздел отчета | Сроки подачи | Особенности | Что заменяет |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (сдается вместе с подразделом 1 раздела 1) | При приеме на работу / увольнении – не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления трудового договора / издания приказа об увольнении. При заключении / прекращении ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения / прекращения договора (п. 5, 6 ст. 11 от 01.04.1996 Закона № 27-ФЗ). При иных кадровых мероприятиях и подаче заявления о переходе на ЭТК – не позднее 25-го числа следующего месяца. | Подается:
| СЗВ-ТД |
| Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» (сдается вместе с подразделом 1 раздела 1) | По итогам календарного года – не позднее 25 января следующего года (п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При выходе работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня поступления запроса от СФР или обращения работника (п. 4 ст. 11 от 01.04.1996 Закона № 27-ФЗ) | Подается только на физлиц, у которых были периоды, влияющие на формирование пенсионных прав:
| СЗВ-СТАЖ |
| Подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы... в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии...» | Подается вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при представлении сведений о застрахованных лицах, занятых на работах, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ | ||
| Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы...» | Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) | Подается, если перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц в соответствии с Законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ | ДСВ-3 |
| Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве...» | Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (пп. 1, 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ) | Обязательны:
| 4-ФСС |
На бумаге или электронно?
Форму ЕФС-1 можно подать (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
- только в электронном виде, если численность застрахованных лиц (работники по трудовым договорам и исполнители по ГПД) за отчетный период более 10 человек;
- на бумаге или в электронном виде по желанию, если численность застрахованных лиц за отчетный период 10 и менее человек.
При подаче электронной формы она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.13, 1.17 Приложения 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Отметим, что за представление отчета на бумаге вместо электронной формы грозит штраф в размере 1000 руб. (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как заполнить Персонифицированные сведения
Порядок заполнения формы ЕФС-1 утвержден Приложением 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Приведем основные правила.
- На титульном листе в качестве регистрационного номера указывается номер, присвоенный страхователю Пенсионным фондом.
- Если отчет подает обособленное подразделение организации, оно указывает в отчете свой КПП.
- Коды ОКФС, ОКОГУ, ОКПО, ОКВЭД указываются по данным Росстата.
- В форме указывается адрес электронной почты организации или предпринимателя либо же их представителей.
- В подразделе 1 раздела 1 ЕФС-1 теперь надо указывать статус застрахованного лица (статус ЗЛ). Этот показатель принимает следующие значения:
- ГРФ – граждане РФ;
- ПЖИГ – иностранные граждане, постоянно проживающие на территории РФ;
- ВЖИГ – иностранные граждане, временно проживающие на территории РФ и т.д.
- В подразделе 1 раздела 1 теперь указывается код причины увольнения. Его надо взять из классификатора к порядку заполнения формы. Например, при увольнении по собственному желанию нужно поставить код «п3ч1с77тк».
О том, как заполнить сведения о трудовой деятельности на исполнителей по ГПД, мы подробно рассказали в статье «Как сообщать в СФР о заключении и прекращении ГПД с физлицом».
Ответственность за непредставление формы ЕФС-1
Покажем в таблице, какой штраф грозит за неподачу того или иного раздела ЕФС-1.
| Вид нарушения | Размер штрафа |
|---|---|
| Непредставление подраздела 1.1 подраздела 1 (бывший СЗВ-ТД) в СФР в срок или представление отчета с неполными или недостоверными сведениями |
|
| Непредставление подраздела 1.2 подраздела 1 (бывший СЗВ-СТАЖ) или подраздела 3 раздела 1 (бывший ДСВ-3) в СФР в срок или представление отчета с неполными или недостоверными сведениями | 500 руб. за каждое застрахованное лицо, которое должно быть указано в отчете (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) |
| Непредставление в срок раздела 2 (бывший 4-ФСС) в СФР | 5% суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ) |
