Новая форма ЕФС-1: когда и как сдавать в 2023 г. 31

С 2023 г. Пенсионный фонд объединился с Фондом социального страхования. Появился новый Социальный фонд России или СФР. И в связи с этим была обновлена пенсионная и социальная отчетность. И решили не просто обновить, но и объединить несколько форм отчетности в одну, чтобы страхователям было легче. Посмотрим, какую отчетность в итоге отменили, какая отчетность появилась и облегчит ли это работу бухгалтеров.

Какие отчеты отменены с 2023 г.

С отчетность за 2023 г. более не действуют:

форма СЗВ-ТД. Последний раз ее нужно было подать по итогам декабря 2022 г.;
форма СЗВ-СТАЖ. Последний раз она сдается по итогам 2022 г.;
отчет 4-ФСС. Последний раз отчитаться по этой форме надо было за 2022 г. (или иными словами, за 4 квартал 2022 г.);
форма ДСВ-3. Последний раз она сдавалась по итогам 4 квартала 2022 г.

Все вышеуказанные отчеты в том или ином виде вошли в новую форму с длинным названием: Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний или ЕФС-1. О ней и пойдет речь далее.

Форма ЕФС-1: чем утверждена

Новая Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Скачать бланк Единой формы ЕФС-1, применяемой в 2023 г., в формате Excel.

Куда сдается новый отчет ЕФС-1

Новый отчет ЕФС-1 подается в отделение Социального фонда России (СФР).

Состав ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из следующих разделов и подразделов (п. 1.3 Приложения 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п):

раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»:
подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;
подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»;
подраздела 1.3 подраздела 1 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»;
подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»»;
подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»;
раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

В обязательном порядке сдается титульный лист и далее уже к нему прикладывается необходимый раздел (подраздел).

Каждый из разделов / подразделов представляется в зависимости от ситуации. Ниже в таблице мы это проиллюстрируем.

И обратите внимание. Ранее форма СЗВ-ТД подавалась лишь на физлиц, трудящихся в организации (у ИП) по трудовому договору. А вот подраздел 1.1 подраздела 1, заменивший СЗВ-ТД, подается в том числе при заключении и прекращении гражданско-правовых договоров. Причем сроки уведомления СФР об этом событии совсем маленькие – форму надо сдать не позднее следующего рабочего дня после соответствующего события.

Кто сдает новый отчет

Новый отчет подают все организации и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц по трудовым договорам и определенным гражданско-правовым договорам.

Раздел ЕФС-1	На работающих по каким договорам представляется
Подраздел 1.1 подраздела 1	трудовые договоры ГПД о выполнении работ (оказании услуг) договоры авторского заказа договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства издательские лицензионные договоры лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства
Раздел 2	трудовые договоры ГПД, по условиям которого физлицо подлежит обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то есть за него платятся взносы на травматизм

Раздел ЕФС-1

На работающих по каким договорам представляется

Подраздел 1.1 подраздела 1

трудовые договоры
ГПД о выполнении работ (оказании услуг)
договоры авторского заказа
договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
издательские лицензионные договоры
лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

Раздел 2

трудовые договоры
ГПД, по условиям которого физлицо подлежит обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то есть за него платятся взносы на травматизм

Сроки сдачи ЕФС-1

Сроки подачи формы зависят от того, какой именно раздел требуется представить. То есть единого срока подачи формы ЕФС-1 не существует. Какие-то части формы подаются ежеквартально, какие-то – при наступлении соответствующего события, какие-то – раз в год. Не запутаться поможет таблица в следующем разделе.

Еще раз подчеркнем, что впервые форма ЕФС-1 подается за отчетные периоды 2023 г. Скажем, подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» нужно будет сдавать лишь по итогам 2023 г. не позднее 25 января 2024 г.

Порядок представления отчета ЕФС-1

Как мы уже сказали, состав подаваемого отчета и сроки подачи зависят от ситуации.

Раздел отчета	Сроки подачи	Особенности	Что заменяет
Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (сдается вместе с подразделом 1 раздела 1)	При приеме на работу / увольнении – не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления трудового договора / издания приказа об увольнении. При заключении / прекращении ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения / прекращения договора (п. 5, 6 ст. 11 от 01.04.1996 Закона № 27-ФЗ). При иных кадровых мероприятиях и подаче заявления о переходе на ЭТК – не позднее 25-го числа следующего месяца.	Подается: при заключении или расторжении ТД при определенных кадровых изменениях (перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии и т.д.) при подаче работником заявления о переходе на ЭТК при заключении ГПД о выполнении работ (оказании услуг) при приостановлении/возобновлении трудового договора с мобилизованным работником	СЗВ-ТД
Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» (сдается вместе с подразделом 1 раздела 1)	По итогам календарного года – не позднее 25 января следующего года (п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При выходе работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня поступления запроса от СФР или обращения работника (п. 4 ст. 11 от 01.04.1996 Закона № 27-ФЗ)	Подается только на физлиц, у которых были периоды, влияющие на формирование пенсионных прав: выполнявшие работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии (например, на работах с вредными и тяжелыми условиями труда) находившихся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения зарплаты имевших периоды простоя или отстранения от работы и т.д. (п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)	СЗВ-СТАЖ
Подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы... в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии...»		Подается вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при представлении сведений о застрахованных лицах, занятых на работах, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ	СЗВ-СТАЖ
Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы...»	Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)	Подается, если перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц в соответствии с Законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ	ДСВ-3
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве...»	Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (пп. 1, 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)	Обязательны: подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов» подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года»	4-ФСС

На бумаге или электронно?

Форму ЕФС-1 можно подать (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

только в электронном виде, если численность застрахованных лиц (работники по трудовым договорам и исполнители по ГПД) за отчетный период более 10 человек;
на бумаге или в электронном виде по желанию, если численность застрахованных лиц за отчетный период 10 и менее человек.

При подаче электронной формы она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.13, 1.17 Приложения 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Отметим, что за представление отчета на бумаге вместо электронной формы грозит штраф в размере 1000 руб. (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Как заполнить Персонифицированные сведения

Порядок заполнения формы ЕФС-1 утвержден Приложением 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Приведем основные правила.

На титульном листе в качестве регистрационного номера указывается номер, присвоенный страхователю Пенсионным фондом.
Если отчет подает обособленное подразделение организации, оно указывает в отчете свой КПП.
Коды ОКФС, ОКОГУ, ОКПО, ОКВЭД указываются по данным Росстата.
В форме указывается адрес электронной почты организации или предпринимателя либо же их представителей.
В подразделе 1 раздела 1 ЕФС-1 теперь надо указывать статус застрахованного лица (статус ЗЛ). Этот показатель принимает следующие значения:

ГРФ – граждане РФ;
ПЖИГ – иностранные граждане, постоянно проживающие на территории РФ;
ВЖИГ – иностранные граждане, временно проживающие на территории РФ и т.д.

В подразделе 1 раздела 1 теперь указывается код причины увольнения. Его надо взять из классификатора к порядку заполнения формы. Например, при увольнении по собственному желанию нужно поставить код «п3ч1с77тк».

О том, как заполнить сведения о трудовой деятельности на исполнителей по ГПД, мы подробно рассказали в статье «Как сообщать в СФР о заключении и прекращении ГПД с физлицом».

Ответственность за непредставление формы ЕФС-1

Покажем в таблице, какой штраф грозит за неподачу того или иного раздела ЕФС-1.

Вид нарушения	Размер штрафа
Непредставление подраздела 1.1 подраздела 1 (бывший СЗВ-ТД) в СФР в срок или представление отчета с неполными или недостоверными сведениями	предупреждение или административный штраф на должностных лиц от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ) 500 руб. за каждое физлицо по ГПД, которое должно быть указано в отчете (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)
Непредставление подраздела 1.2 подраздела 1 (бывший СЗВ-СТАЖ) или подраздела 3 раздела 1 (бывший ДСВ-3) в СФР в срок или представление отчета с неполными или недостоверными сведениями	500 руб. за каждое застрахованное лицо, которое должно быть указано в отчете (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)
Непредставление в срок раздела 2 (бывший 4-ФСС) в СФР	5% суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)