Отпускная пора: ответы на топ бухгалтерских вопросов

Предоставление отпуска

Нужно ли брать у работника заявление о предоставлении отпуска?

— Нужно, если работник идет в отпуск вне графика — например, это сотрудник, принятый на работу в текущем году или относящийся к категории работников, которым отпуск дается в удобное для них время.

Для подобных случаев предусмотрите в ЛНА, что заявление подается не позднее 4 календарных дней до начала отпуска, чтобы вы успели своевременно выплатить отпускные — не позднее 3 календарных дней до его началаст. 136 ТК РФ; Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439; Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Если работник пойдет в отпуск по графику, то заявление необязательно. Минимум за 2 недели до начала отпуска вручите человеку под подпись уведомление такого содержанияПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

Оформить приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет и выплатить отпускные нужно обязательно — независимо от того, по графику или вне графика работник собирается в отпуск. Отпуск авансом и отпуск за фактически отработанное время оформляются одинаково.

Может ли работодатель отказать в предоставлении отпуска работнику, который отработал у него только 8 месяцев?

— Не может. Право на отпуск возникает у работника после того, как он непрерывно проработал у одного работодателя 6 месяцевст. 122 ТК РФ. При этом законодательно не закреплена обязанность рассчитывать продолжительность отпуска пропорционально отработанному времениПисьмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321.

Поэтому, даже если человек отработал в компании только 8 месяцев, у него есть право на отпуск в полном объеме. По общим правилам это 28 календарных днейст. 115 ТК РФ. То есть за текущий рабочий год часть отпуска будет предоставлена за отработанное время, а часть — авансом.

А вот если человек попросит авансом отпуск продолжительностью, допустим, 38 календарных дней, то вы вправе предоставить лишь 28, а в остальной части отпуска отказать. Так как отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляетсяПисьмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519.

Нужно ли включать в график отпусков работников, принятых по срочному трудовому договору на период для выполнения определенной работы?

— Нужно. При составлении графика на следующий год нужно учитывать, что сотрудникам, срок трудового договора с которыми превышает 2 месяца и которые на момент составления графика отработали 6 месяцев и не являются сезонными работниками, нужно запланировать полный отпуск — в общем случае продолжительностью 28 календарных днейстатьи 115, 291, 295 ТК РФ. Потому что в ТК РФ нет специальных правил для расчета отпуска сотрудникам, с которыми оформлены срочные договоры на выполнение определенной работы, в том числе сроком меньше года.

При этом объясните срочникам, что если они работают свыше 6 месяцев, тост. 122 ТК РФ; Письма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 2), от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1:

•они вправе взять полный отпуск, который будет полностью оплачен;

•в случае истечения срока договора, заключавшегося на срок, допустим, 9 месяцев, полный отпуск будет считаться предоставленным авансом. Поэтому при увольнении сотрудника в связи с истечением срока такого договора вы удержите сумму отпускных за «незаработанную» часть отпуска. К примеру, за 9 месяцев работы сотруднику положен 21 календарный день отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. х 9 мес.). Поэтому в случае оплаты 28 календарных дней полного отпуска сумма за 7 дней будет удержана у работника при увольнении в связи с истечением срока трудового договора. Естественно, с учетом ограничений по сумме удержания.

Чтобы ничего не пришлось удерживать, договоритесь с сотрудником о разделении отпуска на части. Пусть он берет только ту часть отпуска, которую «заработает» к моменту истечения срочного договора.

Обязательно ли отправлять в отпуск работника по срочному трудовому договору, заключенному более чем на 6 месяцев?

— Необязательно. Но в графике отпусков для работников, срок действия договора с которыми свыше 6 месяцев, отпуск должен быть запланирован:

•или при составлении графика на следующий календарный год;

•или при приеме человека на работу после утверждения графика. В таком случае можно, например, приказом руководителя внести изменения в график, установив период отпуска для срочника-новичка.