Отчитываемся по форме СЗВ-ТД правильно

Кто должен сдавать форму и в каких случаях

Отчет СЗВ-ТД предназначен для сообщения работодателями сведений о кадровых перемещениях своих сотрудников, поэтому представлять его должны все организации и ИП, имеющие работников. Подается форма в следующих случаяхабз. 3, 4 ст. 1, пп. 2.4, 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее — Порядок № 730п):

•вы приняли на работу по трудовому договору сотрудника, в том числе совместителя, дистанционщика;

•вы перевели сотрудника на другую постоянную работу;

•вы уволили работника;

•с работником произошли другие кадровые изменения (он получил новую профессию, специальность или иную квалификацию);

•работник определился с формой ведения трудовой книжки;

•ваша организация была переименована или реорганизована.

Заметим, что лишь в последнем случае отчет нужно подавать на всех работников. Во всех остальных ситуациях форма СЗВ-ТД сдается только на работника, с которым в истекшем месяце «что-то» произошло. В противном случае форма не подается вообще. То есть отчет СЗВ-ТД не может быть «нулевым».

Как заполнить СЗВ-ТД

Заполнение СЗВ-ТД регулируется Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД состоит из двух частей:

•текстовая, в которой указываются сведения:

— о страхователе-работодателе (наименование организации или ф. и. о. работодателя-ИП, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП (для организаций));

— о работодателе-правопредшественнике (наименование организации, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП). Раздел с этими сведениями заполняют только в форме СЗВ-ТД, которую подают, чтобы представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности человека, который работал в уже снятой с учета организации, чьим правопреемником является ваша компанияп. 2.4 Порядка № 730п;

— о работнике (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения и СНИЛС), дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности;

•табличная, в которой указываются сведения о кадровых изменениях. Вот рекомендации по заполнению отдельных ее граф:

— в гр. 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывайте коды территориальных условий работы: РКС или МКС. А если условия труда нормальные — оставляйте графу пустой;

— гр. 5 «Трудовая функция...» заполняйте в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывайте, только если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если работник является совместителем — укажите это;

— в гр. 6 «Код выполняемой функции» указывайте код на основании Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ)Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08), утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;

— в гр. 7 «Причины увольнения...» пишите без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора в соответствии с ТК РФ: пункт, часть статьи и статью ТК РФ, на основании которых уволен работник;

— в гр. 8 «Наименование документа», гр. 9 «Дата», гр. 10 «Номер документа» указывайте реквизиты документа, на основании которого вносите запись. Формат представления СЗВ-ТД в электронном виде допускает указание реквизитов сразу двух документов-оснований для одного кадрового мероприятияп. 1.16 табл. 6 Формата, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

В самом конце проставьте дату заполнения формы СЗВ-ТД, подпишите отчет у руководителя и заверьте его печатью (при наличии).

Куда представлять отчет

Сведения по форме СЗВ-ТД нужно представлять в отделение ПФР по месту регистрации работодателя (страхователя)п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Если ваша организация зарегистрирована в ПФР еще и по месту нахождения обособленного подразделения, подавайте в это отделение отдельную форму по застрахованным лицам, работающим в этой обособке.

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Отчитываться нужно в следующие срокиподп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

•о приеме и увольнении — не позднее ближайшего рабочего дня после издания соответствующего приказа;

•о других кадровых мероприятиях и о подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Способы подачи сведений

Если численность работников за предыдущий месяц больше 10 человек, направляйте СЗВ-ТД только в электронном виде. За несоблюдение этого требования ПФР может оштрафовать на 1000 руб. Если численность 10 человек и меньше, вы вправе сами выбирать, в каком виде подавать форму: в бумажном или в электронномп. 2.6 ст. 11, ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

Что грозит за ошибки в форме СЗВ-ТД или за ее непредставление в срок

Непредставление в установленный срок либо представление СЗВ-ТД с неполными и/или недостоверными данными влечет предупреждение или наложение на должностных лиц штрафа в размере от 300 до 500 руб. в соответствии с ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Для организаций и ИП санкции этой статьей не предусмотрены.

Отметим, что привлекать к административной ответственности будет не ПФР, а Рострудч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ.

Вместе с тем, по нашему мнению, при нарушении правил представления в ПФР сведений о трудовой деятельности есть риск привлечения юрлиц и ИП к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ как за трудовые нарушения: предупреждение или штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. и от 1000 до 5000 руб. соответственност. 17 Закона № 27-ФЗ. Если нарушение повторится в течение года, размер штрафа возрастет. Однако станут ли в действительности штрафовать за нарушения, связанные с СЗВ-ТД, по указанной статье КоАП предпринимателей и компании — покажет время.

Ниже ответы на самые распространенные вопросы, касающиеся формы СЗВ-ТД. Если среди них вы не нашли ответа на свой вопрос, пришлите его нам, и мы дополним спецвыпуск нужной информацией.

На кого подавать СЗВ-ТД

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД по физлицам, с которыми заключены договоры ГПХ?

— В отношении лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, СЗВ-ТД не подаетсяп. 1.4 Порядка № 730п. И неважно, что это приведет к расхождению с данными СЗВ-М (в отличие от СЗВ-ТД, в СЗВ-М включают сведения и о работниках, с которыми заключены договоры ГПХ).

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на совместителя? Если да, то как?

— Совместители такие же наемные работники, как и сотрудники на основной работе, поэтому СЗВ-ТД надо заполнять и на них.

При заполнении формы учтите, что при внесении информации о кадровых мероприятиях в гр. 5 табличной части нужно ставить отметку о совместительствеПисьмо ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на директора — единственного учредителя?

— СЗВ-ТД в отношении руководителя — единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор, представлять не требуется. Минтруд объясняет это тем, что на учредителя, который своим решением возложил на себя функции руководителя организации, трудовое законодательство не распространяется, он ведет управленческую деятельность без заключения трудового договораПисьмо Минтруда от 24.03.2020 № 14-2/В-293.

Если же в вашей организации с директором — единственным учредителем трудовой договор все-таки заключен и в его трудовую книжку внесены записи о работе, то СЗВ-ТД на него сдавайте на общих основаниях.

Нужно ли заполнять СЗВ-ТД на ликвидатора, который не принят в штат?

— СЗВ-ТД нужно сдавать только на тех лиц, которые работают по трудовому договору. Если договор не заключался, то сведения на члена ликвидационной комиссии (ликвидатора) представлять не нужно.

В каких ситуациях подавать СЗВ-ТД, а в каких — нет

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если у работника изменилась фамилия?

— В случае изменения фамилии, имени, отчества и других личных данных работника СЗВ-ТД сдавать не надо.

Относится ли перевод работника на временную работу к случаю, когда нужно подать СЗВ-ТД?

— Нет, не относится. СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «Перевод» подается, только если сотрудник перешел на другую постоянную работуп. 1.4 Порядка № 730п; п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Отчитываться ли о решении работника — внешнего совместителя перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

— Отчитаться по форме СЗВ-ТД в ПФР о полученном от работника заявлении может только основной работодатель, так как по правилам трудовая книжка хранится именно у него. А значит, только поданное ему заявление о выборе формы ведения трудовой книжки может иметь соответствующие последствия. Работодатель, у которого человек трудится как внешний совместитель, даже если получит такое заявление, сообщать в ПФР ничего не должен.

Как заполнять СЗВ-ТД в разных ситуациях

Как заполнить отчет, если внешний совместитель становится основным работником?

— Если перевод внешнего совместителя на основную работу был оформлен допсоглашением к уже имеющемуся трудовому договору, это кадровое мероприятие в СЗВ-ТД отражается как «Перевод».

Если вы действовали через процедуру «увольнение — прием», то кадровые мероприятия в СЗВ-ТД нужно отразить как увольнение с работы по совместительству и прием на основную должностьПисьмо Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308.

Как заполнить СЗВ-ТД, если сотрудник устраивается на работу впервые?

— СЗВ-ТД о приеме заполняйте по общим правилам. Единственное — данные о том, подано ли работником заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, не указывайте. У тех, кто впервые в жизни принят на работу после 31.12.2020, нет выбора. По ним по умолчанию ведут только ЭТКп. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439 ФЗ). Просить таких работников писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не надо.

Как подать СЗВ-ТД при приеме на работу человека, в трудовой книжке которого последняя запись сделана несколько лет назад? Нужно ли уведомлять его о выборе способа ведения трудовой книжки?

— СЗВ-ТД заполняйте по общим правилам, укажите кадровое мероприятие «Прием». После 31.10.2020 вы уже не обязаны уведомлять работника о выборе способа ведения трудовой книжки, однако по собственной инициативе можете сделать это.

Обращаем внимание, что человек, который по состоянию на 31 декабря 2020 г. не состоял в трудовых отношениях и до указанной даты не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявлениеп. 2 ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Если работник подаст вам заявление, в пользу какой трудовой книжки (бумажной или электронной) он сделал выбор, в СЗВ-ТД нужно будет отметить, какое заявление и когда было подано. Если заявление сотрудник не подаст, по умолчанию продолжайте вести бумажную трудовую.

Сообщать в ПФР о последнем кадровом мероприятии нового работника по состоянию на 01.01.2020 не нужно, поскольку в тот период вы не были его работодателем.

Как заполнить СЗВ-ТД, если работник, который принес трудовую книжку, в день приема на работу написал заявление на ее ведение в электронном виде?

— Выбор сотрудника в пользу ЭТК отразите в поле «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», проставив дату заявления, поданного работником. К слову, в такой ситуации решение перейти на ЭТК можно отразить сразу в СЗВ-ТД о приеме, а не подавать несколько отчетов.

Напомним, что вы должны будете сделать запись о том, что работник решил перейти на ЭТК, в бумажной трудовой книжке и вернуть ее ему на рукич. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении работника?

— СЗВ-ТД заполняйте по общим правилам, укажите кадровое мероприятие «Увольнение». Дублировать данные о приеме и других кадровых мероприятиях, о выборе способа ведения трудовой книжки не надо.

Также в форму СЗВ-ТД со сведениями об увольнении работника включают сведения о кадровых мероприятиях, проведенных в отношении этого работникап. 1.8 Порядка № 730п:

•в месяце увольнения;

•в предыдущем месяце, если сведения об этих кадровых мероприятиях еще не были представлены.

Как заполнить СЗВ-ТД на работника, лишенного права занимать определенную должность (заниматься какой-либо деятельностью)?

— Запись о том, на какой срок и на какую должность (деятельность) распространяется запрет, делается в графе «Трудовая функция...» формы СЗВ-ТД. Она может выглядеть, например, так: «Лишен права заниматься преподавательской деятельностью на 2 года». В графе «Основание» указываются реквизиты соответствующего судебного приговора.

Обращаем внимание, что информацию о запрете вносят в отчет только при увольнении работникаПисьмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703. То есть в СЗВ-ТД указываются одновременно две записи: об увольнении и о запрете занимать должность.

Как заполнить СЗВ-ТД, если временный перевод работника стал постоянным?

— Представлять СЗВ-ТД необходимо только при переводах на другую постоянную работуч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ; подп. 2 п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Данные о временных переводах в СЗВ-ТД никак не отражаются. Даже если временный перевод был оформлен на длительный период, скажем, на время декретного и/или «детского» отпуска другого работника.

Если же условие о временном характере перевода утрачивает силу, у работодателя возникает необходимость подать СЗВ-ТД с отражением факта перевода сотрудника на теперь уже постоянную работу.

В такой ситуации нужно учесть следующие особенности заполнения СЗВ-ТДПисьмо ПФР от 04.10.2021 № ЕК-08-24/22639:

• в гр. 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» в качестве даты кадрового мероприятия «Перевод» нужно указать первый день, когда сотрудник приступил к работе по новой должности еще в рамках временного перевода;

• в гр. 8—10 нужно привести реквизиты сразу двух документов: приказа о временном переводе и приказа о переводе на постоянной основе.

Как заполнить и когда подать СЗВ-ТД, если организация не оформляет приказы о приеме на работу?

— СЗВ-ТД о приеме на работу нужно подавать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. В Трудовой кодекс были внесены поправки, которые позволяют оформлять прием на работу одним лишь трудовым договором. Издание приказа — право работодателяст. 68 ТК РФ.

Получается, что если работодатель отказался от оформления приказа, то СЗВ-ТД на нового сотрудника нужно подать не позднее следующего рабочего дня после подписания трудового договора. Причем даже в том случае, если по условиям договора новый сотрудник должен приступить к работе позднее.

В гр. 8—10 СЗВ-ТД со сведениями о кадровом мероприятии «Прием» нужно указать реквизиты договора.

Чьей ЭП подписывать формы СЗВ-ТД об увольнении прежнего директора (приказ от 10.03.2021) и о приеме нового (приказ от 11.03.2021)?

— Если оформите ЭП новому директору в первый же день его работы, то подписать обе формы можете ею. Ведь СЗВ-ТД о приеме и об увольнении подается не позднее ближайшего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Соответственно, СЗВ-ТД на бывшего директора можно сдать 11.03.2021 и в этот же день или на следующий — подать СЗВ-ТД на нового директора.

Можно поступить и так: СЗВ-ТД об увольнении прежнего директора можно подать в день издания приказа об увольнении — 10.03.2021, подписав ЭП бывшего директора. А СЗВ-ТД о приеме нового директора — 11.03.2021 или 12.03.2021, подписав ЭП нового директора (при условии, что она уже есть).

А возможен и такой вариант: подписать обе формы можно и ЭП бывшего директора, если приказ о приеме на работу нового руководителя издать заранее, то есть 10.03.2021. Тогда форму СЗВ-ТД о приеме нового директора вы сможете подать в день издания приказа, указав дату кадрового мероприятия — 11.03.2021. В этот же день подайте и СЗВ-ТД со сведениями об увольнении бывшего руководителя.

Должности работника нет в Общероссийском классификаторе занятий. Как определить код выполняемой функции для заполнения СЗВ-ТД?

— Коды в ОКЗ указаны не для должностей или профессий, а для занятий. При этом под занятием понимается вид трудовой деятельности с относительно устойчивым составом трудовых функций.

Помимо собственно перечня групп занятий, в ОКЗ приведены описания групп занятий. В описаниях указаны работы и обязанности, характерные для той или иной группы занятий, а также примеры занятий.

Если поиск в перечне групп занятий по названию должности не дал результата, попробуйте поискать подходящий код в описании групп занятий, опираясь на обязанности сотрудника, виды работ, которые он выполняет.

В описании групп занятий вы найдете код, состоящий только из четырех знаков. Для заполнения СЗВ-ТД вам потребуется определить пятый знак — контрольное число. Считать самостоятельно ничего не нужно. Просто найдите этот четырехзначный код в перечне групп занятий в первой графе и возьмите число из второй графы этой же строки.

У работника широкий круг обязанностей. Как определить код выполняемой функции для заполнения СЗВ-ТД?

— Во введении в ОКЗ сказано, что в случаях, когда круг трудовых функций работника широк, необходимо руководствоваться принципом приоритетности.

Действие этого принципа проиллюстрировано так. Если обязанности работника связаны с различными стадиями процесса производства и распределения товаров и услуг, то приоритет отдают производству. Если, конечно, прочие функции, например продажа, не преобладают. А если выполняемые работником обязанности требуют различного уровня подготовки и практического опыта, то выбирать нужно код занятия, которое требует более высокого уровня квалификации.

Подходящий код поищите в описании групп занятий. Ориентируйтесь на ту трудовую функцию работника, что преобладает и требует более высокого уровня квалификации.

Исправление ошибок в СЗВ-ТД

Не сообщили в ПФР о приеме работника по форме СЗВ-ТД. Что делать, если работник уже уволен?

— Нужно подать СЗВ-ТД о приеме (без информации об увольнении и других кадровых мероприятиях), заполнив форму как обычно. Отменять СЗВ-ТД об увольнении не нужно. За опоздание с отчетностью могут привлечь к ответственности должностное лицо, также есть риск наложения штрафа и на страхователя.

Исправлять ли в СЗВ-ТД ошибки с кодами «20» и «30»?

— Код ошибки «20»: такие ошибки не считаются критичными. Фонд сведения примет, но с предупреждением, поэтому отчет лучше перепроверить.

Если на самом деле ошибки нет, править ничего не надо. К примеру, если вы укажете в отчете дату кадрового мероприятия, которая позже даты заполнения формы или позже текущей даты, в протоколе будет указано предупреждение (код «20») в отношении проверок ЭТК.СЗВ-ТД.1.2, ЭТК.СЗВ-ТД.1.3. Это нормально, скажем, если вы издали приказ об увольнении или о приеме работника заранее и на момент подачи отчета (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа) дата кадрового мероприятия (соответственно последний или первый день работы) еще не наступила.

Если же вы действительно где-то ошиблись, к примеру неверно указали дату кадрового мероприятия, ошибку надо исправить, сдав новый отчет с верными сведениями. При этом запись, ранее принятую ПФР с предупреждением, которая на самом деле оказалась ошибочной, в этом новом отчете нужно будет отменить.

Код ошибки «30»: такие ошибки означают, что отчет приняли, но часть сведений в базу данных ПФР не попала. Следовательно, сведения надо перепроверить. Запись о кадровом мероприятии, которую не приняли, нужно оформить верно и снова подать СЗВ-ТД.

Если в отчете было несколько записей и какие-то из них приняты, дублировать их в новом СЗВ-ТД не надо. Как и не нужно ничего отменять. Ошибочную запись ПФР просто не принял.

Что означает ошибка с кодом «50» при сдаче СЗВ-ТД?

— Отрицательный протокол с ошибкой с кодом «50» означает, что ПФР не принял отчет. Причиной может быть, например, несоответствие файла XSD-схеметабл. 11 Формата, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Отчет нужно сформировать заново, исключив причину отказа в приеме, и отправить повторно.

В СЗВ-ТД неверно указаны сведения о кадровом мероприятии: как исправить ошибочную запись?

— Для исправления сведений в СЗВ-ТД нужно сдать новую форму. В нее из первоначального отчета сначала перенесите запись, которую хотите исправить, и проставьте в гр. 11 табличной части признак отмены (знак «X»), а потом (строкой ниже) внесите верные данныеп. 2.7 Порядка № 730п.

Грозит ли штраф за исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности, ранее поданных по форме СЗВ-ТД?

— В такой ситуации к ответственности в виде предупреждения или штрафа могут привлечь руководителя (как-никак представлены недостоверные сведения). Ведь ПФР должен сообщать в трудинспекцию как о несвоевременном представлении СЗВ-ТД, так и о представлении работодателем неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности, в течение 5 рабочих дней со дня выявления нарушения. И уже трудинспекция будет принимать решение о привлечении должностного лица к ответственностич. 2 ст. 15.33.2, ч. 1 ст. 23.12, п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ст. 28.8 КоАП РФ.

К слову, Верховый суд, рассматривая дело о СЗВ-М, пришел к выводу о том, что самостоятельное исправление ошибки страхователем (организацией или предпринимателем) имеет значение лишь при решении вопроса о наличии или отсутствии оснований для привлечения его к ответственности, установленной Законом № 27-ФЗ. Это вовсе не исключает ответственность должностного лица, установленную КоАППостановление ВС от 20.12.2019 № 1-АД19-5. Весьма вероятно, что и к СЗВ-ТД может быть применен аналогичный подход.

Что касается административной ответственности страхователя, то сейчас сложно предположить, будут ли в принципе штрафовать за ошибки в СЗВ-ТД предпринимателей и компании как за трудовые нарушения. И неясно, будет ли самостоятельное исправление ошибки рассматриваться как основание для непривлечения к ответственности.