Возврат подписанных актов заказчиком: составляем письмо
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Письмо заказчику о возврате подписанных актов

Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота. Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.

Требовать ли подписанный акт назад?

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.

А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

Составляем письмо на возврат акта

Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.

Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре. Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту. Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.

Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.

Скачать форму письма о возврате подписанных актов можно здесь.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.69%
декабрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Хотели бы вы открыть свое дело?
Нет, свой бизнес – это слишком рискованно
Да, но мне не хватает знаний
Хочу открыть свое дело, зарегистрировав организацию
Хочу открыть свое дело, зарегистрировав ИП
Хочу открыть свое дело, но как самозанятый
У меня уже свое дело
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКГодовой отчет Лапина.Экономика и Жизнь