Заявление о направлении расчетного листка на электронную почту
Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
- о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.
Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.
О расчетном листке в электронной форме
Ст. 136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. И ранее Роструд считал, что ТК РФ не предусматривает права работодателя выдавать расчетные листки в электронном виде за одним исключением. Оно касалось дистанционных работников. Ведь с ними ТК РФ разрешал обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ в ред., действ. до 01.01.2021).
Однако затем Минтруд указал, что направление расчетных листков на электронную почту не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Главное, чтобы такой порядок извещения работника о составных частях его заработной платы был предусмотрен трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением об оплате труда).
А после того, как в ТК РФ появились статьи об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, специалисты ведомства прямо разрешили направлять расчетные листки работникам на электронные почты, но только тем, с которыми работодатель применяет электронный кадровый документооборот или ЭКД (Письмо Минтруда от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).
Напомним, что ЭКД предусматривает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ). Для того, чтобы организовать ЭКД в компании, как правило, принимается Положение об ЭКД или иной аналогичный локальный нормативный акт (ЛНА), который вводится в действие приказом. Как будет проходить взаимодействие между работником и работодателем при применении ЭКД, какие именно документы оформляются посредством ЭКД и др. вопросы прописываются как раз в таком ЛНА.
Составляем заявление на электронные расчетные листки
Заявление на получение расчетных листков в электронном виде составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит просьбу работника направлять ему расчетные листки по электронной почте, при этом можно сосласться на Положение об ЭКД в организации. В тексте заявления указывается и соответствующий адрес электронной почты работника.
Оговоримся, что сотрудники, переведенные на ЭКД, вообще-то не обязаны подавать такие заявления. Им можно направлять электронные расчетные листки просто потому, что они уже на ЭКД. Но оформить такие заявления для перестраховки можно, это не запрещается.
Напоминаем, что несмотря на то что зарплату нужно выплачивать не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще неизвестны (Письмо Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1).
Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.
Скачать бланк заявления работника о направлении ему расчетных листков на электронную почту можно здесь.
Различные образцы этого документа можно
скачать в КонсультантПлюс
