1) Хотя вы и не являетесь плательщиками налога на прибыль, мы решили взять ваш вопрос на рассмотрение. Ведь в данном случае применяемый режим – ОСНО или упрощенка – не имеет значения. В описанной вами ситуации возникает внереализационный доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом <п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ>, который надо отражать:
– в течение всего периода пользования имуществом на последнее число каждого квартала (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) <п. 2 ст. 346.19 НК РФ>;
– в сумме, равной рыночной стоимости аренды идентичного имущества, подтвержденной документально <Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42295, п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98>.
2) Что касается второго вопроса, то деньги, выданные под отчет, могут быть потрачены на оплату коммунальных услуг помещения, которое занимает ваша фирма. Никаких оговорок на этот счет в Указании ЦБ от 07.10.2013 N 3073-У нет. Только при оплате коммуналки наличными деньгами помните про лимит расчетов наличными деньгами в рамках одного договора с юридическим лицом или предпринимателем –  100 000 руб. <п. 6 Указания>. Превышение этого лимита чревато административным штрафом <ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ>:
(и) для компании – 40 000 – 50 000 руб.;
(и) для ее руководителя – 4000 – 5000 руб.