Командировка за границу без подтверждающих документов

Если расходы на наем жилого помещения документально подтверждены, то их компенсация не облагается НДФЛ в размере фактических расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ). Документами, подтверждающими проживание в арендованной квартире, служат договор найма квартиры и документ об оплате. При отсутствии подтверждающих документов от НДФЛ они освобождаются только частично - 2 500 руб. за каждый день командировки за границей <п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина от 26.10.2023 N 03-04-05/10182, от 15.01.2016 N 03-03-07/803>. С суммы превышения нужно рассчитать НДФЛ <пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ>.

Затраты на проезд подтверждают: договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения <Письма УФНС по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@, Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742>. Если документы работник не представил, но расходы ему возмещены, компенсация за проезд облагается НДФЛ в полном объеме.

В вашем случае и по найму жилья, и по аренде автомобиля документов недостаточно, а потому НДФЛ с компенсации трат нужно исчислить и удержать по правилам, описанным выше.

Что касается бухучета, то командировочные траты лучше отнести на счет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы". Это позволит избежать «учетных» расхождений.