Учитывать расходы на перелет и проживание представителей покупателей в составе представительских расходов рискованно.
По НК к представительским относятся расходы на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах лиц к месту проведения мероприятия <п. 2 ст. 264 НК>. Однако особо рассчитывать то, что это позволит учесть стоимость билетов, не стоит, потому что Минфин и ФНС давно не относят к расходам на такое транспортное обеспечение стоимость авиа- и ж/д- билетов на проезд из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие  <Письмо Минфина от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, ФНС от 18.04.2007 N 04-1-02/306@>. Они считают, что сюда относятся только расходы на доставку участников непосредственно к месту его проведения – от вокзала или гостиницы, например.
Что до оплаты проживания участвующих в представительском мероприятии лиц, то, по разъяснениям Минфина, она не предусмотрена устанавливающим порядок признания представительских расходов п. 2 ст. 264 НК и не может быть учтена при налогообложении прибыли <Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796>.
Вместе с тем, есть решение суда о том, что оплата проживания может быть учтена, правда, в составе не представительских, а «других» прочих расходов <подп. 49 п. 1 ст. 264 НК, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11>.
Учтите также, что названные в п. 2 ст. 264 НК затраты на мероприятие с участием представителей других организаций можно учесть как представительские расходы, если это мероприятие удовлетворяет двум критериям <подп. 22 п. 1 ст. 264 НК>:
– оно представляет собой переговоры;
– цель этих переговоров – установление и поддержание сотрудничества.
В любом случае все учитываемые при расчете налога на прибыль расходы должны быть обоснованными. То есть для их списания вам нужен документ, обосновывающий необходимость этих расходов для ведения направленной на извлечение прибыли деятельности <ст. 252 НК>.