Если учебный отпуск целиком или частично совпадет с ежегодным оплачиваемым отпуском сотрудника по графику, то на основании его заявления и справки-вызова из вуза ежегодный отпуск (его часть) нужно перенести на другое время <ст. 124 ТК РФ>.

Обязанности присоединить ежегодный отпуск к учебному у вас нет, но это можно сделать по договоренности с работником <ст. 177 ТК РФ>.

Если вы договоритесь с работником о переносе отпуска, то возьмите у него соответствующее заявление, где будут указаны даты нового отпуска. В графике отпусков в разделе о перенесении отпуска укажите дату предполагаемого отпуска и основание его переноса (заявление работника и реквизиты справки-вызова).