При инвентаризации вы изначально снимаете фактические остатки товаров, а затем определяете их учетную стоимость (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 N 34н). У вас учет ведется по закупочным ценам. Следовательно, как вы правильно думаете, именно закупочные цены и надо отражать в инвентаризационных документах.
Недостающие ценности также отражаются в учетных ценах при составлении инвентаризационных документов.
При выявлении недостачи товара, прежде всего надо выявить ее причину. Возможно, это естественная убыль. Если же в ходе расследования будет четко установлено, что в недостаче виновен конкретный работник, то далее надо будет рассчитать размер прямого действительного ущерба, причиненного организации (ст.228, 246 ТК РФ). Он определяется исходя из рыночных цен недостающих товаров (но не их продажи, а их приобретения вашей организацией у поставщиков), но не ниже их бухгалтерской стоимости. Однако это уже не имеет отношения к первичным инвентаризационным документам. Ущерб, причиненный работником, определяется в ходе рассмотрения результатов инвентаризации, а также последующих разбирательств и расследований.
Также напомним, что при взыскании ущерба с работника действует особый порядок. В том числе имеет значение, заключен ли договор о материальной ответственности и согласен ли сам работник с таким удержанием.
В нашем журнале «Главная книга» регулярно публикуются статьи, посвященные взысканию ущерба с работников.