Что такое докладная и как ее писать

Докладные записки приходится писать разным работникам и в разных ситуациях. Бытует мнение, что обычно их составляют при не самых приятных обстоятельствах. К примеру, если сотрудник явился на работу в состоянии алкогольного опьянения или вовсе прогулял. Однако далеко не всегда причиной оформления докладной является чье-то нарушение или проступок. Ведь если, допустим, работнику нужно продлить командировку, начальник отдела тоже может обратиться к руководителю с докладной.

Термин «докладная записка» в законодательстве РФ

Понятие докладной записки в ТК РФ или ином федеральном законе не раскрывается. Упоминание о докладной сегодня можно встретить в «Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93» (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 N 299). Здесь в блоке «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», в котором приводится перечень самых разных внутренних документов, используемых в хозяйственной деятельности компании, поименована и должностная записка о нарушении трудовой дисциплины (код по ОКУД – 0286041). В классификаторе она относится к документации по оформлению дисциплинарных взысканий.

Также докладные записки фигурируют в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236), которым устанавливаются и сроки их хранения. Здесь спектр применения докладных записок гораздо шире. Это может быть докладная о выполнении поручения руководства, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, о разработке норм выработки на производстве и т.д.

Кроме того, суть и назначение докладной записки довольно подробно излагается в некоторых ведомственных инструкциях по делопроизводству (к примеру, ФСИН, МЧС, ФССП и др.).

Докладная записка – это...

Докладная – это внутренний документ компании, адресованная непосредственному начальнику или руководителю организации, в которой описывается сложившаяся ситуация, произошедшие события, приводятся обстоятельства и имевшие место факты с целью донести информацию, обозначить вопрос/проблему и в некоторых случаях побудить к принятию решения.

Классификация и виды докладных записок

С точки зрения целей составления докладные можно разделить на:

призванные решить какой-то вопрос. Например, если компетенций работника недостаточно, чтобы справиться с проблемой самостоятельно;
передать информацию. Допустим, чтобы отчитаться об окончании одного из этапов работ (или о выполнении плана, задачи и т.д.).

По сфере применения выделяют докладные, касающиеся:

трудовых отношений. Они встречаются довольно часто. Среди них докладные о нарушении трудовой дисциплины, об отсутствии на рабочем месте, об опоздании, о нарушении правил корпоративной этики, о продлении командировки, о простое и т.д.;
хищений, недостач, ущерба, причиненного работодателю. Это может быть докладная по факту хищения на рабочем месте, об утрате документов, об утрате имущества и т.д.;
производственных процессов.

К докладным из последней категории относятся не только отчетные докладные (о проделанной работе и достижении поставленных задач), но и касающиеся:

обеспечения условий труда. Так, начальник административно-хозяйственного отдела может просить в докладной предоставить доступ его работникам в помещения, где трудятся сотрудники других отделов, для установки кондиционеров или проведения коротких ремонтных работ;
охраны труда. Скажем, инженер по охране труда в докладной на имя руководителя может требовать установления ограждений при проведении строительных работ;
непосредственно процесса производства. В докладной работник может изложить свои рационализаторские предложения, сообщить о сбоях в технологических процессах и т.д.

Докладная, служебная и объяснительная: в чем отличие

Докладная записка предполагает взаимодействие между сотрудниками по вертикали с соблюдением субординации: работник обращается к вышестоящему должностному лицу. А служебная записка обычно используется на горизонтальном уровне для координации работы подразделений (отделов, цехов и т.д.) между собой. Когда привлекать к решению лиц, занимающих более высокие должности, не требуется. Допустим, начальник транспортного отдела может написать служебную записку на имя начальника отдела кадров по поводу командировки.

Объяснительная, как и докладная, – это тоже часть взаимодействия по вертикали. Ведь оправдываться за опоздание или недостачу тоже придется перед начальством. Но в отличие от докладной записки объяснительную работник предоставляет по требованию руководства. А докладную он может оформить как по собственной инициативе, так и по распоряжению начальства.

Кроме того, цель составления объяснительной всегда одна: объяснить ситуацию, на основании чего будут принимать решения, делать выводы о виновности и невиновности, принимать меры.

«Довожу до вашего сведения...», или как пишется докладная

Начинается докладная, как и многие другие документы, с шапки. Здесь указывается должность адресата, ФИО, от кого записка – все стандартно. Присваивать докладным номера, а также указывать тему (к примеру, «Докладная записка № 3 об отсутствии на работе», или «Докладная записка № 6 об утрате документов») необязательно. Но если начальство требует или даже утвердило бланки докладных, то составлять их нужно в соответствии с локальными нормативными актами (ЛНА) вашей компании.

Сам текст докладной, как правило, состоит из двух частей. В первой раскрывается причина, почему вы вообще решили обратиться к руководству: описывается ситуация и приводится ее анализ. Во второй части могут быть выводы / просьбы / предложения с целью решения обозначенного вопроса.

«Прошу принять меры», или всегда ли в докладной нужна вторая часть

Второй части вообще может не быть. К примеру, если цель подачи докладной чисто информационная (доложить о выполнении конкретного поручения), либо если решение вопроса совсем не в компетенции составителя записки.

Кстати, если докладная подается с приложением, то отметка об этом должна быть и в тексте самой докладной с указанием количества страниц в приложении.

Ниже ставится подпись составителя докладной и дата подписания.

Пример докладной записки (общая форма)

Докладная на сотрудника по причине прогула

Зачастую докладные пишут на нерадивых работников, которые в чем-то провинились. И поводом для составления могут быть разные ситуации.

Докладная записка на сотрудника, не вышедшего на работу (образец)

Генеральному директору
ООО «Четыре сезона»
Капитонову А.А.
от начальника отдела сбыта
Потапова С.Н.
Докладная записка
Сообщаю, что 30.11.2023 менеджер по продажам Осипов Р.П. без предупреждения не вышел на работу и не отвечает на звонки ни на домашний, ни на мобильный телефон. Через мессенджеры связи с ним так же нет.
30.11.2023 17 ч. 15 мин. Потапов

Неявка сотрудника на работу – повод, чтобы затребовать с него объяснительную. А дальше дело может дойти и до увольнения. Но одной докладной записки для этого явно не хватит.

Дополнительная информация – в Готовых решениях «Как уволить за невыход на работу» и «Какое дисциплинарное взыскание можно объявить работнику за прогул»

Докладная на сотрудника, не выполняющего свою работу

Бывает, что работник своевременно приходит на работу и формально присутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня. Однако работу не выполняет или по крайней мере не всю. Тогда вам может пригодится следующий документ.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

Генеральному директору
ООО «Четыре сезона»
Капитонову А.А.
от начальника отдела транспорта
Саленкова М.П.
Докладная записка
Довожу до вашего сведения, что водитель Губанов Р.А. 29.11.2023 не выполнил возложенные на него трудовые обязанности, а именно не предоставил служебный автомобиль ГАЗ 2705 (государственный регистрационный номер М 374 РТ) на плановый технический осмотр в гараж № 2 ООО «Четыре сезона».
По указанному факту давать объяснения отказался.
Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в виде выговора.
29.11.2023 Саленков

См. также: Образец докладной записки о совершении работником дисциплинарного проступка (неисполнение трудовых / должностных обязанностей)

Образец докладной записки на сотрудника, который опоздал

Если работник не отличается пунктуальностью и опаздывает, значит, он нарушает трудовую дисциплину. Тогда на него могут написать вот такую бумагу.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: образец

Генеральному директору
ООО «Четыре сезона»
Капитонову А.А.
от начальника отдела сбыта
Потапова С.Н.
Докладная записка
Сообщаю, что менеджер по продажам Ажимов В.Н. 30.11.2023 опоздал на работу более чем на 2 часа и появился на своем рабочем месте в 12 ч. 15 мин.
Прошу объявить замечание нарушителю трудовой дисциплины Ажимову В.Н.
30.11.2023 Потапов

Еще больше вариантов готовых докладных вы найдете в СПС КонсультантПлюс, оформив бесплатный доступ.