Что такое докладная и как ее писать 17933

Докладные записки приходится писать разным работникам и в разных ситуациях. Бытует мнение, что обычно их составляют при не самых приятных обстоятельствах. К примеру, если сотрудник явился на работу в состоянии алкогольного опьянения или вовсе прогулял работу. Однако далеко не всегда причиной оформления докладной является чье-то нарушение или проступок. Ведь если, допустим, работнику нужно продлить командировку, начальник отдела тоже может обратиться к руководителю с докладной.

Термин «докладная записка» в законодательстве РФ

Понятие докладной записки в ТК РФ или ином федеральном законе не раскрывается. Упоминание о докладной сегодня можно встретить в «Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93» (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 N 299). Здесь в блоке «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», в котором приводится перечень самых разных внутренних документов, используемых в хозяйственной деятельности компании, поименована и должностная записка о нарушении трудовой дисциплины (код по ОКУД – 0286041). В классификаторе она относится к документации по оформлению дисциплинарных взысканий.

Также докладные записки фигурируют в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236), которым устанавливаются и сроки их хранения. Здесь спектр применения докладных записок гораздо шире. Это может быть докладная о выполнении поручения руководства, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, о разработке норм выработки на производстве и т.д.

Кроме того, суть и назначение докладной записки довольно подробно излагается в некоторых ведомственных инструкциях по делопроизводству (к примеру, ФСИН, МЧС, ФССП и др.).

Докладная записка – это...

Докладная – это внутренний документ компании, адресованная непосредственному начальнику или руководителю организации, в которой описывается сложившаяся ситуация, произошедшие события, приводятся обстоятельства и имевшие место факты с целью донести информацию, обозначить вопрос/проблему и в некоторых случаях побудить к принятию решения.

Классификация и виды докладных записок

С точки зрения целей составления докладные можно разделить на:

• призванные решить какой-то вопрос. Например, если компетенций работника недостаточно, чтобы справиться с проблемой самостоятельно;
• передать информацию. Допустим, чтобы отчитаться об окончании одного из этапов работ (или о выполнении плана, задачи и т.д.).

По сфере применения выделяют докладные, касающиеся:

• трудовых отношений. Они встречаются довольно часто. Среди них докладные о нарушении трудовой дисциплины, об отсутствии на рабочем месте, об опоздании, о нарушении правил корпоративной этики, о продлении командировки, о простое и т.д.;
• хищений, недостач, ущерба, причиненного работодателю. Это может быть докладная по факту хищения на рабочем месте, об утрате документов, об утрате имущества и т.д.;
• производственных процессов.

К докладным из последней категории относятся не только отчетные докладные (о проделанной работе и достижении поставленных задач), но и касающиеся:

• обеспечения условий труда. Так, начальник административно-хозяйственного отдела может просить в докладной предоставить доступ его работникам в помещения, где трудятся сотрудники других отделов, для установки кондиционеров или проведения коротких ремонтных работ;
• охраны труда. Скажем, инженер по охране труда в докладной на имя руководителя может требовать установления ограждений при проведении строительных работ;
• непосредственно процесса производства. В докладной работник может изложить свои рационализаторские предложения, сообщить о сбоях в технологических процессах и т.д.

Докладная, служебная и объяснительная: в чем отличие

Докладная записка предполагает взаимодействие между сотрудниками по вертикали с соблюдением субординации: работник обращается к вышестоящему должностному лицу. А служебная записка обычно используется на горизонтальном уровне для координации работы подразделений (отделов, цехов и т.д.) между собой. Когда привлекать к решению лиц, занимающих более высокие должности, не требуется. Допустим, начальник транспортного отдела может написать служебную записку на имя начальника отдела кадров по поводу командировки.

Объяснительная, как и докладная, – это тоже часть взаимодействия по вертикали. Ведь оправдываться за опоздание или недостачу тоже придется перед начальством. Но в отличие от докладной записки объяснительную работник предоставляет по требованию руководства. А докладную он может оформить как по собственной инициативе, так и по распоряжению начальства.

Кроме того, цель составления объяснительной всегда одна: объяснить ситуацию, на основании чего будут принимать решения, делать выводы о виновности и невиновности, принимать меры.

«Довожу до вашего сведения...», или как пишется докладная

Начинается докладная, как и многие другие документы, с шапки. Здесь указывается должность адресата, ф.и.о., от кого записка – все стандартно. Присваивать докладным номера, а также указывать тему (к примеру, «Докладная записка № 3 об отсутствии на работе», или «Докладная записка № 6 об утрате документов») необязательно. Но если начальство требует или даже утвердило бланки докладных, то составлять их нужно в соответствии с локальными нормативными актами (ЛНА) вашей компании.

Сам текст докладной, как правило, состоит из двух частей. В первой раскрывается причина, почему вы вообще решили обратиться к руководству: описывается ситуация и приводится ее анализ. Во второй части могут быть выводы / просьбы / предложения с целью решения обозначенного вопроса.

«Прошу принять меры», или всегда ли в докладной нужна вторая часть

Второй части вообще может не быть. К примеру, если цель подачи докладной чисто информационная (доложить о выполнении конкретного поручения), либо если решение вопроса совсем не в компетенции составителя записки.

Кстати, если докладная подается с приложением, то отметка об этом должна быть и в тексте самой докладной с указанием количества страниц в приложении.

Ниже ставится подпись составителя докладной и дата подписания.

 

Пример докладной записки (общая форма)

Докладная на сотрудника по причине прогула

Зачастую докладные пишут на нерадивых работников, которые в чем-то провинились. И поводом для составления могут быть разные ситуации.

 

Докладная записка на сотрудника, не вышедшего на работу (образец)

Неявка сотрудника на работу – повод, чтобы затребовать с него объяснительную. А дальше дело может дойти и до увольнения. Но одной докладной записки для этого явно не хватит.

Докладная на сотрудника, не выполняющего свою работу

Бывает, что работник своевременно приходит на работу и формально присутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня. Однако работу не выполняет или по крайней мере не всю. Тогда вам может пригодится следующий документ.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

Образец докладной записки на сотрудника, который опоздал

Если работник не отличается пунктуальностью и опаздывает, значит, он нарушает трудовую дисциплину. Тогда на него могут написать вот такую бумагу.

 

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: образец