Как правильно заверить копию трудовой книжки. Образец

В отдельных ситуациях работник может быть заинтересован в получении от работодателя копии своей трудовой книжки, содержащей информацию о его стаже и трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить такую копию на основании письменного заявления работника. Соответствующая копия должна быть заверена в установленном порядке и содержать запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Рассмотрим соответствующий порядок выдачи и заверения этого документа более подробно.

Скачать образец заверенной копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки по заявлению работника

Трудовая книжка – это документ установленной формы, в котором накапливаются сведения о трудовой деятельности и стаже наемного работника.

Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

• Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Трудовая книжка всегда должна храниться у работодателя. Если работник трудоустроен, он не вправе хранить этот документ у себя.

Работник имеет доступ к этому документу лишь для проставления подписи в нем в случаях, установленных законодательством, а также после увольнения. Расторжение отношений в сфере наемного труда влечет обязательный возврат работнику трудовой книжки работодателем. Такие правила предусмотрены положениями статей 65, 66, 84.1 ТК РФ.

Если работник представил в адрес работодателя соответствующее письменное заявление о выдаче копии этого документа, работодатель не вправе отказать в ее выдаче. Важно, что цель получения такой копии работник при обращении к работодателю вправе не указывать.

Как следует из статьи 62 Трудового кодекса РФ, соответствие копии трудовой книжки подлиннику должно быть подтверждено в установленном порядке. Взимание платы за предоставление такой копии сотруднику запрещено.

Указанная статья и пункт 7 Правил гласят, что копия должна быть предоставлена работнику не позднее 3 дней с момента получения заявления работодателем. Этот срок исчисляется в рабочих днях.

Если на предприятии или в организации есть кадровая служба или отдельное должностное лицо, ответственное за кадры, то изготовление такой копии, как правило, является их обязанностью.

Чтобы правильно заверить копию любого документа (в т.ч. трудовой книжки), необходимо руководствоваться рекомендациями, содержащимися в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года.

Согласно пункту 3.26 указанного ГОСТа верность копии трудовой книжки подлиннику подтверждается следующим образом.

Ниже реквизита "Подпись" отражаются:

• формулировка "Верно";
• должность лица, заверившего копию;
• подпись с расшифровкой;
• дата.

Пример подтверждающей записи:

Верно

Специалист кадровой службы Личная подпись С.П. Ковалевский

13.10.2016

Копию можно дополнительно заверить печатью по усмотрению организации.

Кроме того, согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года, копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и печатью. Кроме этого отражается дата изготовления копии и место хранения оригинала.

Следует не забывать, что, заверяя трудовую книжку, нужно обязательно указывать, что сотрудник работает по настоящее время.

Такая запись подтвердит, что работник продолжает трудиться у соответствующего работодателя по состоянию на конкретную дату.