Главная Бухгалтерские консультации → Для чего нужна копия …
Бухгалтерская консультация:
актуально на 20 июля 2020 г.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Просмотры1647

Иногда работники обращаются в бухгалтерии организации, где они работают, с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Для чего может понадобиться этот документ? Как оформить копию трудовой книжки? И нужно ли хранить копии трудовых книжек работников после увольнения?

Для чего нужна копия трудовой книжки

Работник может попросить копию трудовой книжки для самых разных целей:

  • для получения кредита в банке;
  • для предъявления будущему работодателю при поиске новой работы;
  • для оформления субсидий и льгот в органах соцзащиты населения:
  • для каких-либо судебных разбирательств и т.д.

Срок выдачи копии трудовой книжки

Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления. Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).

Как заверить копию трудовой книжки

Сделайте копии нужных работнику страниц трудовой книжки. Далее можно либо сшить эти страницы и заверить сразу всю подшивку. Либо заверить каждую страницу отдельно.

Заверение делается следующим образом (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):

  • слово «Верно» или «Копия верна»;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его подпись;
  • расшифровка подписи (ф.и.о.);
  • дата заверения.

Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.

Также для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Можно ли выдать вместо копии саму трудовую книжку

Если работник не увольняется, то отдать ему трудовую книжку можно только в одной ситуации – если он оформляет пенсию. Тогда он вправе получить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи в бухгалтерию письменного заявления. Но, поскольку за сохранность трудовой книжки отвечает работодатель, важно получить с работника расписку, что он получил трудовую книжку на руки (ст. 62 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Нужно ли хранить копии трудовых книжек после увольнения сотрудника

Теоретически копия трудовой книжки может понадобиться, например, для подтверждения страхового стажа уволившегося работника при проверке правильности начисления ему соцстраховского пособия. Верховный суд неоднократно приходил к выводу, что законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек. На момент обращения в ФСС за средствами на выплату пособия организации, как правило, представляют все необходимые подтверждающие документы. И если на тот момент претензий к работодателю не было, то и впоследствии их быть не должно (Определение ВС от 08.11.2017 N 302-КГ17-16190).

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. В разделе "Статьи" на нашем сайте вы найдете множество полезных материалом, посвященных электронным трудовым книжкам. Например, о внедрение электронной трудовой книжки.


Печать
Добавить в «Нужное»

Материалы по теме

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.



НОВОГОДНИЕ РАСХОДЫ: как учесть, не вызвав претензий у ИФНС
Интервью со специалистом ФНС: как налоговым агентам применять НДФЛ-новшества с 2025 года
УЧЕТ ЗАТРАТ НА ОБУЧЕНИЕ: и сотрудников, и соискателей


Опрос
Выплачиваются ли у вас премии к Новому году?

Как работать с долгами контрагентов: резервы, претензии, взыскание, списание безнадежных долгов

10 декабря 10:30–13:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Евгения Филимонова
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар
VK Одноклассники Youtube Zen Telegram

Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн» © 2012–2024 г. Зарегистрировано в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014. Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения издательства «Главная книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru

Нужное Нужное