Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)?

Одним из основных документов, связанных с работой физических лиц, является трудовая книжка. Указанный формуляр отражает стаж работника и подтверждает исполнение им должностных обязанностей. Если вышеназванный документ заполнен целиком, то необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Как это правильно сделать, разберемся далее.

Оформление на работу

Положениями ТК РФ установлено, что отношения между работодателем и гражданином возникают после заключения соответствующего договора.

В момент оформления на работу физическое лицо обязано предоставить предприятию или ИП целый перечень документов, который содержится в статье 65 Кодекса, в т.ч. трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка находится у работодателя, который является ответственным за ее ведение и сохранность.

Ведение трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Пунктом 38 указанных предписаний предусмотрена обязанность работодателя оформить и подшить вкладыш в трудовую книжку в случае, если основной документ или его отдельный раздел заполнен целиком.

Названное вложение осуществляется в порядке, аналогичном алгоритму заполнения основных трудовых книжек. Все записи, исправления, дополнения и изменения вносятся точно такими же способами.

Работодатель при каждом случае оформления вкладыша должен проставлять в трудовой книжке отметку о выдаче такого документа с указанием его серии и номера. Общее количество названных дополнений к трудовой книжке законом не нормируется и может быть неограниченным.

Оба указанных документа подлежат одинаковому учету, так как, по своей сути, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее не может признаваться действительным.

Вышеназванные документы имеют равные степени защиты и учитываются работодателями в том же порядке, что и бланки строгой отчетности.

Оформление вкладыша

Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ. Они должны быть сшиты и составлять единое целое.

Однако надо учитывать содержание пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, который устанавливает обязанность работодателя присваивать свой порядковый номер каждой записи в трудовой книжке.

Следовательно, вкладыш в вышеуказанный формуляр целесообразно вшивать после последнего листа основного документа, но перед обложкой.

Каких-либо специальных требований к качеству или цвету нитей или иных материалов, используемых при подшивке, нормативные акты Российской Федерации не содержат. Отсюда прямо следует право работодателя использовать нити любого цвета, качества и структуры.

Осуществить вшивание можно как с помощью иглы, так и с использованием специальных технических средств.

Для наиболее прочного и надежного прикрепления к трудовой книжке следует осуществлять сшивку по развороту вкладыша.

К сожалению, законодательство Российской Федерации не содержит образца того, как вшивается вкладыш в трудовую книжку. Поэтому при выполнении данной процедуры следует руководствоваться вышеуказанными рекомендациями и практическим опытом сотрудников, осуществляющих вшивание.

Важно помнить, что по итогам манипуляций вкладыш и трудовая книжка, в которую он вшит, должны быть единым документом.

Вместо заключения следует отметить, что работодателю необходимо осуществлять заполнение и ведение вкладышей правильно и безошибочно. Игнорирование этой обязанности может явиться причиной наложения на предприятие или ИП штрафов в размерах, установленных Кодексом об административных правонарушениях России.

Более того, неверные заполнение и ведение вкладышей могут породить проблемы и для работников (например, при оформлении ими пенсий или последующем трудоустройстве).