Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в декабре проводится ежегодная инвентаризация всего имущества и всех обязательств организации. Один из пунктов такой инвентаризации – это инвентаризация расчетов с работниками (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Она включает в себя проверку расчетов по оплате труда и по расчетам с подотчетными лицами.

Вам может пригодмться образец заполнения приказа о проведении годовой инвентаризации.

Инвентаризация подотчетных сумм

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (сальдо счета 71) проверяются (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• остатки расчетов по каждому подотчетному лицу в разрезе выданных авансов или предоставленных отчетов на предмет соблюдения сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм;
• отчеты подотчетных лиц по выданным авансам на предмет целевого использования выданных денег, наличия первичных документов, подтверждающих расходы.

Результаты инвентаризации подотчетных сумм можно оформить актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88). Приложение к этой форме заполняется по каждому подотчетнику.

Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда

В ходе инвентаризации расчетов с работниками проводится проверка и расчетов заработной плате, а также прочих расчетов с работниками (то есть проверяется сальдо по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по каждому работнику). Инвентаризация расчетов по оплате труда включает (п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• выявление невыплаченных сумм по оплате труда, подлежащих перечислению на счет депонентов;
• суммы и причины возникновения переплат по работникам.

В рамках инвентаризации прочих расчетов с работниками проверяются задолженность по выплате работникам компенсации за использование личного имущества, расчеты по займам, выданным работникам, расчеты по претензиям к работникам (в частности, по возмещению причиненного работниками ущерба) и т.д.

Сроки проведения инвентаризации расчетов с персоналом

Проверка расчетов с работниками может проводиться не только в декабре перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такая инвентаризация может проводиться и в течение года по распоряжению руководителя, например при смене бухгалтера, отвечающего за расчеты с персоналом, либо при накоплении большого долга по выданным подотчетникам авансам (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).