Правила оформления личных дел работников

Обязанность составлять личные дела сотрудников существует лишь в отношении гражданских служащих (Закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ). В коммерческих организациях бухгалтерия или отдел кадров ведут личные дела сотрудников по собственной инициативе. Именно поэтому порядок ведения, хранения и оформления личных дел сотрудников устанавливается не на законодательном уровне, а локальным нормативным документом работодателя. При этом должны быть соблюдены требования ТК и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). В ЛНА необходимо прописать:

• требования к оформлению личных дел сотрудников;
• требования к содержанию личных дел;
• требования к ведению личных дел;
• требования к хранению личных дел сотрудников;
• должности лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел сотрудников.

---

Вам может быть интересен Обзор: "Роспотребнадзор дал рекомендации по профилактике коронавируса среди работников"    

---

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020

При оформлении личного дела сотрудника можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также Правилами организации хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила N 526). В частности, на обложке личного дела следует указать (Приложение N 28 к пп. 4.19, 4.24 Правил N 526):

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• архивный шифр дела;
• номер дела;
• заголовок дела.

Состав личного дела сотрудника

Что можно включить в личное дело сотрудника? Как правило, в личном деле хранят копии документов, которые работник предъявил при приеме на работу и которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике (указываемых в отчетности или необходимых для предоставления работнику льгот и гарантий).

При заключении трудового договора человек предъявляет работодателю (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт (его данные требуются, в частности, при заполнении Расчета по страховым взносам и справки 2-НДФЛ);
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (так называемая ЭТК). Исключение составляет ситуация, когда человек впервые принимается на работу. Сведения из трудовой книжки необходимы, к примеру, для исчисления стажа;
• СНИЛС (номер СНИЛС отражается в ежемесячной форме СЗВ-М);
• документы воинского учета для военнообязанных и для лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и/или квалификации или о наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний;
• справка об отсутствии судимости и об отсутствии административных наказаний за потребление наркотических средств для определенных должностей.

Это общий список документов. В зависимости от специфики работы ТК или иные нормативные правовые акты могут устанавливать обязанность работника предъявить работодателю дополнительные документы для заключения трудового договора.

Кроме того, в процессе работы от работника могут поступать иные документы, которыми дополняется личное дело сотрудника, например, копия свидетельства о рождении ребенка (для подтверждения вычетов по НДФЛ на детей), копия справки об инвалидности (для предоставления определенных льгот) и т.д.

Сотрудник, отвечающий за ведение личных дел работников, должен снять копии с нужных документов, предъявленных работником, и хранить их в личном деле. Имеет смысл оформить внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле (п. 4.30 Правил N 526). По мере поступления в дело новых документов опись будет дополняться.

Личное дело сотрудника – обработка персональных данных?

Поскольку вышеперечисленные документы содержат персональные данные работника, то хранение копий документов подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). А такое хранение документов в личном деле сотрудника допустимо при соблюдении двух условий:

• получено согласие работника на обработку персональных данных. То есть необходимо получить подпись работника на таком согласии;
• при хранении преследуются конкретные заранее определенные законные цели для обработки персональных данных. В данном случае можно сослаться на нормы ст. 86 ТК РФ, которая гласит, что обработка персональных данных может осуществляться в следующих целях: обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, контроль за количеством и качеством выполняемой работы (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом).

Хранение личных дел сотрудников

Личные дела работников хранятся в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. После увольнения работника личное дело передается в архив организации.

Анкета работника для личного дела (образец)

Для удобства можно заполнить на каждого работника анкету и вложить ее в личное дело. В анкете отражаются сведения, необходимые для ведения кадрового учета по работнику.

Образец анкеты работника для личного дела можно посмотреть в системе Консультантплюс.