Исполняющий обязанности: как писать в документах 181

Иногда возникает необходимость временно возложить чьи-то обязанности на другого сотрудника. Например, во время отпуска или болезни кассира его обязанности временно выполняет бухгалтер. Как оформить передачу обязанностей отсутствующего сотрудника другому работнику? И как временно исполняющий обязанности сотрудник должен подписывать документы?

Исполнение обязанностей временного отсутствующего: оформление

Поскольку временно исполняющий обязанности сотрудник будет выполнять дополнительную работу, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о временном исполнении обязанностей. В этих документах надо зафиксировать, какие обязанности возлагаются на работника, на какой срок и каков размер доплаты за замещение (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Подробнее о совмещении должностей вы можете прочитать здесь.

В приказе указывается, какие документы будет подписывать работник вместо отсутствующего работника. К примеру, так: «уполномочить Иванова И.И. подписывать за главного бухгалтера кадровые, кассовые, первичные документы и счета-фактуры».

Если работник будет исполнять обязанности временно отсутствующего руководителя (директора, генерального директора и т.д.), то имеет смысл оформить доверенность на представление организации перед госорганами, другими юрлицами и физлицами (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Временно исполняющий обязанности: сокращение в документах

А как нужно оформлять документ в части подписи, если подпись ставит временно исполняющий обязанности сотрудник? Должен ли он ставить приписку «врио» или «ио»?

Посмотрим ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. В нем сказано, что при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. То есть подпись в документе будет выглядеть так:

 

И.о. директора                                  подпись           И.о. фамилия

или:

Исполняющий обязанности

директора                                        подпись             И.о. фамилия

 

Аналогичным образом оформляется подпись временно исполняющего обязанности работника за отсутствующего сотрудника, занимающего другую должность, например за главного бухгалтера или кассира.

Если в документе пропечатана должность и фамилия ответственного лица

Может получиться так, что в документе уже стоит наименование должности и расшифровка фамилии сотрудника, который в данный момент отсутствует, и за которого документ будет подписывать другой сотрудник по доверенности или по приказу. В этом случае нужно внести исправления в наименование должности и фамилию от руки или с использование соответствующего штампа. При этом нельзя ставить косую черту и писать «за» перед наименованием должности лица в подписи (ГОСТ Р 7.0.97-2016).