Как продлить электронную подпись юрлица без посещения налогового органа

В 2023 г. ФНС запустила новый функционал, который позволяет продлевать электронную подпись юридического лица без личного посещения налоговой инспекции (Удостоверяющего центра ФНС России).

Сразу скажем, что для индивидуальных предпринимателей действует такой же порядок.

Как перевыпустить КЭП юрлица без личного визита в налоговую

Продление электронной подписи правильно называется так: перевыпуск квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (КЭП).

Так вот это действие в настоящее время можно сделать в Личном кабинете юридического лица на сайте ФНС России.

Процесс дистанционного продления сертификата займет всего несколько минут. Но советуем выбрать для этого время, когда нет никаких срочных отправок в ИФНС документов или отчетности. Поскольку, если процесс затянется или произойдет какой-то сбой, то до разрешения проблемы могут быть сложности с подписанием документов ЭП юрлица.

Ограничения на дистанционный перевыпуск КЭП

Перевыпустить (продлить) сертификат дистанционно через Личный кабинет юрлица могут те организации, для которых выполняются следующие условия:

• пользователь (владелец сертификата) ранее лично получил сертификат в ФНС или у Доверенного лица ФНС (например, в уполномоченном банке);
• ранее полученный сертификат ФНС еще действует. То есть не надо тянуть до последнего момента для продления ЭП. Именно по действующему и ранее полученному в ФНС или у Доверенного лица ФНС нужно будет войти в ЛК юрлица;
• компьютер настроен для работы с имеющимся сертификатом.

Продление ЭП дистанционно: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Заходим в Личный кабинет налогоплательщика, используя действующую ЭП.

Шаг 2. В Личном кабинете юрлица выбираем раздел «Заявления. Запросы», далее выбираем раздел «Электронная подпись (КЭП)». И выбираем опцию «Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи (сертификат ЭП)».

Шаг 3. Заявление на перевыпуск сформируется автоматически. Но требуется тщательно проверить данные о юридическом лице и о лице, на которое выдается электронная подпись (как правило, руководитель организации).

Если что-то указано неверно, то для исправления нужно направить обращение в налоговый орган. Нужно сделать это до перевыпуска сертификата и только после внесения соответствующих изменений можно будет отправить заявку.

И еще один важный момент! Если с момента получения сертификата изменились данные организации (организационно-правовая форма, наименование) или изменились данные о руководителе (паспортные данные, фамилия), то дистанционное продление может быть недоступно. Получить сертификат можно будет только при личном обращении в налоговый орган или офис обслуживания доверенного лица УЦ ФНС России.

Шаг 4. После отправки заявления происходит его обработка. Результат обработки заявления будет отображаться на странице «Информация о заявлениях на перевыпуск сертификата электронной подписи». Важно: нельзя отправлять повторных заявлений, пока не будет завершена обработка предыдущего заявления. Иначе произойдет сбой.

Шаг 5. После завершения проверки заявления на перевыпуск сертификата ЭП нужно подписать и направить Запрос на изготовление сертификата. В момент создания запроса на изготовление сертификата ЭП на носителе ключевой информации (флешке) будет сгенерирована ключевая информация (ключ электронной подписи). Для записи ключевой информации нужно подключить к компьютеру носитель ключевой информации (тот же на который ранее была записана действующая ЭП).

Шаг 6. После успешной обработки запроса, в Личный кабинет поступит Уведомление о необходимости ознакомления с содержимым сертификата и будет доступна возможность записи сертификата на носитель ключевой информации.

Для записи сертификата необходимо подключить к компьютеру носитель ключевой информации, подключаемый ранее в момент направления запроса на изготовление сертификата (флешку), и следовать инструкциям.

Ключевой носитель для записи ЭП

Напомним, один ключевой носитель (флешка) может использоваться для хранения до 32 экземпляров ключевой информации (ключей электронной подписи) и сертификатов к ним, выданных как коммерческими, так и государственными удостоверяющими центрами.