Оформление приема на работу

Документы, которые нужны от сотрудника при поступлении на работу

Какие документы работник предъявляет при приеме на работу?

— При заключении трудового договора попросите человека предъявитьст. 65 ТК РФ:

•паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

•карточку СНИЛС, выданную до 01.04.2019, или уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета в электронном или бумажном видеутв. Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п;

•документы воинского учета, если работник — военнообязанный или подлежит призыву на военную службу. Обращаем внимание, что военный билет — это обязательный документ, предъявляемый при приеме на работу военнообязанных граждан. Заменять его могут временное удостоверение или справка. Без военного билета или заменяющего его документа лучше отказать в трудоустройстве. Потому что работодателя могут наказать за оформление трудового договора без необходимого документач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;

•документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний и подготовки. Например, принимаемый на должность шеф-повара сотрудник должен представить диплом о среднем образовании или диплом бакалавра по профессии «повар» и свидетельство о квалификации повара 5-го разрядапп. 1—4 ч. 7 ст. 60 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ; п. 3.4 профстандарта «Повар», утв. Приказом Минтруда от 09.03.2022 № 113н.

При первом трудоустройстве работодатель сам должен получить для нового сотрудника СНИЛС. Для этого представьте в свой территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 и опись документов, передаваемых страхователем в территориальный орган Фонда, по форме АДВ-6-1ст. 65 ТК РФ; пп. 2, 3 ст. 9 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); ст. 7 Закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ; Письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246 (п. 1); Минтруда от 17.05.2019 № 21-3/В-574; подп. «а» п. 5 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н; пп. 16, 20 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п.

Исключение: трудовой договор о дистанционной работе заключен с впервые поступающим на работу человеком в электронном виде. Тогда документ о регистрации в системе персонифицированного учета удаленщик получает самостоятельност. 312.2 ТК РФ.

Какие документы работодатель забирает у работника при приеме на работу?

— При оформлении трудового договора нужно взять у сотрудника:

•трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФРстатьи 65, 283 ТК РФ; ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Трудовую книжку вы оставляете у себя в личном деле работника, а формы СТД-Р или СТД-СФР можете на свой выбор или вернуть сотруднику, или оставить в его личном делеОбзор Роструда актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 г..

Если вы принимаете совместителя, на которого ведется бумажная трудовая книжка на основной работе, он вообще не предъявляет вам ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности. А вот если совместитель выбрал по основному месту предоставление ему сведений о трудовой деятельности, то при устройстве к вам показывает трудовую книжку с внесенной в нее записью о подаче соответствующего заявления и передает вам форму со сведениями о трудовой деятельностистатьи 283, 65, 66.1 ТК РФ; ч. 2, 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ;

•справку, подтверждающую отсутствие административного наказания за потребление наркотиков или отсутствие судимости, если человек устраивается на работу, к которой люди с судимостью или «наркотическим» прошлым не допускаются. Например, на работу по обеспечению транспортной безопасности.

Можно ли требовать от сотрудника представление дополнительных документов при приеме на работу?

— От человека при поступлении на работу нельзя требовать документы, представление которых не установлено законодательствомст. 65 ТК РФ.

Помимо перечисленных выше, работник должен представить документы в зависимости от ситуации, например:

•если человек привлекается на работу в районы Крайнего Севера из другой местности — то медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах с особым климатомст. 324 ТК РФ;

•если совместитель принимается на работу с вредными и (или) опасными условиями труда — то справку о характере и условиях труда по основному месту работыст. 283 ТК РФ.

Надо ли брать у человека заявление о приеме на работу?

— Не надо. Заявление о приеме на работу — не обязательный документ, его работодатель требовать не может. Можно лишь предложить сотруднику написать его в свободной форме.

Какие документы даем на подпись работнику при приеме на работу

Как подтверждать ознакомление работника с ЛНА?

— До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с ЛНА, которыест. 68 ТК РФ:

•обязательно должны быть у работодателя — это ПВТР, правила хранения и использования персональных данных работников, правила и инструкция по охране труда и положение об оплате труда, связанные с трудовой деятельностью работника, если они не включены в качестве разделов в ПВТР или трудовой договорстатьи 68, 87, 135, 214 ТК РФ;

•могут быть у работодателя — например, положения: о социальном обеспечении работников, о коммерческой тайне, об информационной безопасности, о документообороте, об инвентаризации.

О знакомстве с ЛНА свидетельствует отметка об этом в трудовом договоре с подписью работника или его личная подпись с указанием ф. и. о. и даты ознакомления:

•или на листе ознакомления, который подшит к ЛНА, скреплен печатью и подписью должностного лица работодателя, например директора или руководителя отдела кадров;

•или в ведомости либо журнале ознакомления с ЛНА.

Должен ли работодатель знакомить принимаемого на работу сотрудника с должностной инструкцией?

— Должен, если у работодателя есть такие документы. Инструкции может не быть, поскольку по ТК РФ такой документ не обязателен.

Должностная инструкция может быть оформленаПисьма ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299; Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6:

•или как приложение к трудовому договору. В этом случае инструкция —неотъемлемая его часть;

•или как отдельный ЛНА, а не соглашение между работодателем и работником. Тогда с ЛНА сотрудник знакомится до подписания трудового договора, а в договоре делается ссылка на инструкцию. При таком оформлении необязательно все должностные обязанности расписывать в договоре.

К слову, отсутствие должностных инструкций — это не нарушение трудового законодательства и за это работодателя наказать нельзя.

Могут ли наказать работодателя, если он не ознакомит работника с ЛНА при приеме на работу?

— Если не ознакомить работника до подписания трудового договора с ЛНА работодателя, то возможен штраф за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, может возникнуть судебный спор с работником о его ответственности за неисполнение норм ЛНА, с которым сотрудника не ознакомили при приеме на работу. Например, если не ознакомить работника с должностной инструкцией, которая оформлена как отдельный ЛНА, то неправомерно будет применить к нему взыскание за невыполнение прописанных в инструкции обязанностей.

Нужно ли информировать нового сотрудника о том, что у работодателя ведется ЭКДО?

— Нужно. Причем если вы принимаете на работу человека, у которого по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то нужно получить его письменное согласие на взаимодействие в режиме ЭКДО. Если он не даст такого согласия, то с ним можно взаимодействовать только «бумажным» способомч. 6 ст. 22.2 ТК РФ. А вот при согласии работника на ЭКДО можно в электронной форме и необходимые при приеме на работу документы получить, и ознакомление с ЛНА провестич. 11 ст. 22.2 ТК РФ.

Если к вам на работу поступает человек, не имевший трудового стажа на 31.12.2021, то его достаточно лишь уведомить о ведении в компании ЭКДО. Согласие на электронное взаимодействие от него не требуетсяч. 7 ст. 22.2 ТК РФ; Письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321.

Кстати, если у вас ЭКДО, не забудьте, что при приеме на работуч. 13 ст. 22.2, ст. 22.3 ТК РФ:

•для трудовых договоров работодателю нужна квалифицированная подпись, работнику — неквалифицированная. Если вы оформляете приказ о приеме на работу, от работодателя достаточно неквалифицированной подписи, от работника — простой;

•если у работника нет электронной подписи, ее должен оформить работодатель. А если у человека уже имеется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), то он вправе использовать ее в вашем ЭКДО.

Оформляем трудовой договор

Какие условия обязательно должны быть в трудовом договоре?

— В трудовом договоре, подписываемом с любым работником, обязательно нужно указатьст. 57 ТК РФ:

•наименование сторон, то есть ф. и. о. работника, организационно-правовую форму и название организации-работодателя;

•место работы, то есть конкретную местность, куда сотрудник принимается на работу. Указывайте здесь место нахождения компании по месту ее госрегистрации, например: «г. Санкт-Петербург, Ириновский пр., д. 1, литера З»ч. 1 ст. 20 ТК РФ; абз. 1 п. 1, п. 2 ст. 54 ГК РФ; Обзор практики, утв. Президиумом ВС 26.02.2014. Если работника принимают в филиал или представительство, которые расположены в другой местности, то место работы — это место нахождения такого структурного подразделения.

А вот о рабочем месте в трудовом договоре писать не надо. Напомним, что рабочее место — это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, которое прямо или косвенно контролируется работодателемч. 7 ст. 209 ТК РФ;

•трудовую функцию. Это работа по должности, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы. Нельзя указывать в договоре должность, профессию или специальность, не включенную в штатное расписание работодателяПисьмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 (абз. 5).

Если за выполнение работ по определенным должностям (профессиям, специальностям) по законодательству положены компенсации, льготы или имеются какие-либо ограничения для их выполнения, то в трудовом договоре и в штатном расписании такие должности, профессии и специальности должны именоваться строго как в Единых тарифно-квалификационных справочниках работ и профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих;

•дату начала работы. Она может отличаться от даты вступления в силу договора — дня его подписанияст. 61 ТК РФ;

•условия оплаты труда — это и размер зарплаты (тарифной ставки или оклада, доплат, надбавок поощрительных выплат), и даты выплаты частей зарплаты, которых должно быть не менее двух в месяцст. 136 ТК РФ;

•условия труда на рабочем месте в зависимости от класса (подкласса), установленного по результатам спецоценки условий трудаПисьма Минтруда от 14.07.2016 № 15-1/ООГ-2516; Роструда от 20.11.2015 № 2628-6-1;

•условие об обязательном социальном страховании работника.

Обязательными в конкретной ситуации в отношении работника могут быть еще такие условия:

•если заключается срочный трудовой договор — то срок его действия и причины оформления такого договорастатьи 58, 59 ТК РФ. Напомним, если срок действия договора не указан, он считается заключенным на неопределенный срокст. 58 ТК РФ;

•если режим рабочего времени и времени отдыха работника отличается от общих правил, действующих по ПВТР работодателя, — то часы работы и отдыха сотрудника;

•если работник принимается на работу с вредными и (или) опасными условиями труда — то гарантии и компенсации за такую работу;

•если у сотрудника особый характер работы — то указание на это (к примеру, разъездная работа, работа в пути);

•если принимается на работу высококвалифицированный специалист-иностранец — то основания оказания такому работнику медицинской помощи в течение срока действия трудового договора (например, реквизиты полиса ДМС либо оформленного работодателем с медорганизацией договора о предоставлении работнику платных медуслуг)ст. 327.2 ТК РФ.

При отсутствии в трудовом договоре каких-либо обязательных условий для работника не наступит никаких негативных последствий. Трудовой договор без обязательных условий не признается незаключенным. То есть человек является работником со всеми вытекающими — его труд необходимо оплачивать, учитывать отпускной стаж, предоставлять оплачиваемый отпуск по графику. А вот для работодателя невнимательность при внесении обязательных условий может обернуться штрафом за ненадлежащее оформление договорач. 4 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 10 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45.

Как должен быть оформлен трудовой договор?

— По общему правилу — в письменной форме в ДВУХ экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами:

•один экземпляр договора передается работнику;

•второй экземпляр хранится у работодателя. На этом документе делается запись о получении работником своего экземпляра на руки с подписью работника.

Другой вариант оформления — это обмен электронными документами в случаях, еслистатьи 22.1, 22.3, 67, 312.2 ТК РФ:

•или на работу принимается дистанционщик;

•или в компании предусмотрено применение ЭКДО и работник на него согласился.

Можно ли не заключать трудовой договор с работником на период испытательного срока?

— Нельзя. Условие об испытании — одно из дополнительных условий трудового договора. И человек на испытательном сроке — такой же работник, как остальные сотрудники. Также не допускается оформление ГПД на период испытания. Заключение гражданско-правового договора, в действительности регулирующего трудовые отношения, может привести к штрафу за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кстати, условие об испытании может быть включено в договор при его заключении и только по соглашению сторон. Если такого условия стороны в договоре не предусмотрели, то считается, что работник принят на работу без испытания, и установить испытательный срок после заключения трудового договора нельзяст. 70 ТК РФ.

Обязаны ли микропредприятия или ИП оформлять трудовой договор с принимаемым на работу человеком?

— Обязаны. Особенность трудовых договоров у субъектов малого предпринимательства (СМП) в следующем. Если такой работодатель не утверждает у себя отдельные ЛНА, то условия, которые могли бы регламентироваться в них, обязательно должны быть отражены в тексте договораст. 309.2 ТК РФ. Например, режим работы и отдыха должен быть прописан в договоре с каждым сотрудником, потому что нет ПВТР, где установлен такой режим.

Поэтому для СМП разработана типовая форма трудового договораПостановление Правительства от 27.08.2016 № 858. «Малыши» обязаны пользоваться ею и могут лишь исключить из договора положения, не касающиеся конкретного сотрудникаПисьмо Минтруда от 30.06.2017 № 14-1/В-591.

Если же СМП утверждает ЛНА, то он вправе оформлять трудовые договоры, как и обычный работодатель, не на основе типовой формыПисьмо ГИТ в г. Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299.

Какие последствия могут быть, если человека допустили к работе, а трудовой договор не оформили?

— Если человека допустил к работе сотрудник, у которого есть для этого полномочия (например, руководитель компании или отдела), и новый работник приступил к работе и выполняет ее в интересах работодателя, то трудовой договор считается заключеннымст. 16 ТК РФ. То есть предполагается, что трудовые отношения начались на основании фактического допущения к работе и их отсутствие должен доказывать работодательстатьи 61, 67 ТК РФ; п. 16 Обзора, утв. Президиумом ВС 27.04.2022.

Оформить трудовой договор письменно необходимо не позднее 3 рабочих дней со дня допущения к работе. Если этого не сделать в указанный срок, то работодателя-организацию могут оштрафовать за уклонение от оформления договора на 50 000—100 000 руб., ее руководителя — на 10 000—20 000 руб., работодателя-ИП — на 5 000—10 000 руб.ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ; пп. 10, 13 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45

Если человека допустил к работе сотрудник, не имеющий на это полномочий, а работодатель не собирался принимать этого человека на работу, ответственности за это не будет и подписывать трудовой договор не нужно. Но отработанное физлицом время или выполненную работу все равно необходимо оплатитьст. 67.1 ТК РФ.

Что делать работодателю, если работник не приступил к работе в день, указанный в договоре как первый день работы?

— Работодатель вправе аннулировать трудовой договор с работником, который не вышел на работу в первый день, обозначенный как рабочий. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным, то есть работодатель:

•вправе не выплачивать выходное пособие и не уведомлять сотрудника об увольнении;

•не вправе уволить сотрудника за прогул.

Чтобы аннулировать трудовой договор, надо сделать следующее.

Шаг 1. Составьте акт об отсутствии сотрудника на работе в день, который указан в трудовом договоре как первый день работы. ТК РФ не обязывает работодателя выяснять причины отсутствия работника и решать, являются ли они уважительными или нет. Даже если окажется, что человек болел и поступит электронный больничный, который открыт в период со дня заключения договора до дня его аннулирования, работодатель не обязан восстанавливать сотрудника на работе. Но первые 3 дня больничного оплатить придется.

Шаг 2. Издайте приказ об аннулировании трудового договора.

Шаг 3. Если в трудовую книжку уже успели внести запись о приеме на работу, то ее надо признать недействительнойп. 12 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Сделайте запись под следующим порядковым номером после записи о приеме на работу, например: «Запись № 14 недействительна в связи с аннулированием трудового договора от 09.02.2023 № 8-23».

Заполняем документы при приеме на работу

По какой форме составлять приказ о приеме на работу?

— Приказ о приеме на работу — не обязательный документ, его можно не издавать вообще. Но если работодатель хочет, то можно сделать приказ в произвольной форме или по унифицированной форме Т-1. Приказ издается на основании подписанного с работником трудового договора и должен отражать основные условия, на которых сотрудник принят на работу.

Как заполнить трудовую книжку?

— Если у работника есть трудовая книжка, в нее надо внести запись о приеме на работу не позднее 5 рабочих дней со дня, когда человек приступил к выполнению своих трудовых обязанностейстатьи 66, 68 ТК РФ; пп. 9, 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Действуйте так.

Шаг 1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное и сокращенное наименование работодателя, в том числе в случае, если сотрудник принят в филиал.

Шаг 2. Под заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой вами записи. Используется сквозная нумерация.

Шаг 3. В графе 2 укажите дату приема на работу арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, если работник принят 21 февраля 2023 г., то в трудовой книжке запишите: 21.02.2023.

Шаг 4. В графу 3 впишите, на какую должность принят сотрудник, по какой специальности или профессии с указанием квалификации. Если в трудовом договоре с ним есть условие о приеме в конкретное структурное подразделение, то в книжке тоже укажите такое подразделение.

Шаг 5. В графе 4 укажите наименование, дату и номер трудового договора. А если вы издаете приказы о приеме на работу, то можно указать реквизиты приказа.

Какие документы подаем в госорганы в связи с приемом нового сотрудника

Куда отчитываться о приеме человека на работу?

— Подайте в территориальный СФР подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 не позднее 1 рабочего дня, следующего за днемпп. 1—2, подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

•или подписания трудового договора;

•или издания приказа о приеме на работу, если он издается у работодателя.

Сведения надо подавать на всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе на совместителей и дистанционщиковп. 1.4 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок). Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 представляйте:

•в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя) — если в компании 10 человек и менееп. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ; пп. 1.4, 1.13 Порядка;

•исключительно в форме электронного документа, подписанного УКЭП, — если численность работающих застрахованных людей 11 и более человек. Кстати, за непредставление сведений в электронной форме в обязательных для этого случаях предусмотрен штраф в размере 1 000 руб.п. 2 ст. 8, ст. 17 Закона № 27-ФЗ

Если своевременно не подать сведения о трудовой деятельности, то и работодателя, и его руководителя или работника, ответственного за представление ЕФС-1, могут оштрафоватьч. 1 ст. 5.27, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Надо ли подавать ЕФС-1 при аннулировании трудового договора?

— Если вы уже подали ЕФС-1 с подразделом 1.1 о приеме на работу, то при аннулировании трудового договора направьте корректирующий подраздел 1.1 ЕФС-1. В него перенесите из первоначальной формы запись, которую хотите отменить, проставив знак «Х» в графе 11п. 4.12 Порядка.

Если сведения о приеме на работу еще не подавали, то ничего сдавать не надо.

Куда необходимо сообщать о том, что новый сотрудник — бывший госслужащий?

— Если вы оформляете на работу человека, который извещает, что в течение 2 лет до трудоустройства к вам замещал должности государственной или муниципальной службы, то вы обязаны сообщить о его трудоустройстве по его последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения с ним трудового договораст. 64.1 ТК РФ; ч. 4 ст. 12 Закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ. Такая обязанность возникает у работодателя в отношении как основного работника, так и внешнего совместителяпп. 62—64 Методических рекомендаций, направленных Письмом Минтруда от 11.05.2017 № 18-4/10/П-2943; пп. 2, 5, 6 Постановления Пленума ВС от 28.11.2017 № 46; п. 63 Обзора, утв. Президиумом ВС 10.11.2021; п. 63 Обзора, утв. Президиумом ВС 25.11.2020.

Если орган, в котором новый работник ранее замещал должности государственной (муниципальной) службы, упразднен или реорганизован — сообщение направьте в орган, выполняющий функции реорганизованного (упраздненного) органап. 8 Постановления Пленума ВС от 28.11.2017 № 46; Письмо Минтруда от 01.07.2016 № 18-2/В-421. А если функции переставшего существовать органа распределены между несколькими органами, то сообщение отправьте:

•или в любой из них;

•или туда, куда переданы функции, выполнение которых входило в служебные обязанности вашего госслужащего.

Сообщение о трудоустройстве бывшего госслужащего можнопп. 3, 5 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29:

•составить в произвольной форме на бланке организации с подписью ее руководителя или работника, подписавшего трудовой договор с бывшим госслужащим;

•отправить в госорган по почте заказным письмом с уведомлением либо доставить нарочным.

Есть ли ответственность за неподачу сообщения о трудоустройстве бывшего госслужащего?

— Если не подать уведомление в 10-днев­ный срок со дня оформления трудового договора, то работодатель — субъект малого предпринимательства (СМП) может быть оштрафован на 50 000—250 000 руб., обычная компания — на 100 000—500 000 руб. А их должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 20 000 до 50 000 руб.ст. 19.29, ч. 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ

Формально обязанность оповещать нового работодателя о «государственном» прошлом лежит именно на бывшем госслужащемст. 64.1 ТК РФ; ч. 2 ст. 12 Закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ. Но такое оповещение лучше не ждать. Если из трудовой книжки или из сведений о трудовой деятельности нового сотрудника видно, что он занимал должность государственной или муниципальной службы, новому работодателю лучше подать уведомление по последнему месту службы принятого на работу человека.

Если работник не передал трудовую книжку, например, по причине ее утери, безопаснее письменно запросить у него, занимал ли он должности государственной или муниципальной службы в последние 2 года. При наличии письменного отрицательного ответа уведомление можно не отправлять. Тогда будет доказательство того, что новый работодатель не знал о «государственном» прошлом сотрудника, и к ответственности за отсутствие уведомления его привлечь не должны.

Когда и по какой форме надо направлять сведения о трудоустройстве военнообязанных?

— Не позднее 2 недель с даты подписания трудового договора с военнообязанным подайте в военкомат сведения о нем по утвержденной формеп. 29 Методических рекомендаций, утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017, приложение № 9 к Методическим рекомендациям.