Новости Форум Консультации Формы Калькуляторы
Журнал Темы Семинары Календарь Тесты
Добавить в «Нужное»

Актуально на: 6 августа 2020 г.

Инструкция для подотчетных лиц

0

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.

В инструкции нужно предусмотреть:

- срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;

- способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));

- форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и  унифицированную форму № АО-1;

- срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);

- срок утверждения авансового отчета руководителем;

- срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.

Касса и подотчет

При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:

- для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Вместо заявления работодатель может оформить распоряжение;

- деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

- авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Образец инструкции для подотчетников

Также читайте:

ОФОРМЛЯЕМ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНИКОВ

ХОЧУ ВСЕ ЗНАТЬ: РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

ЧТО БУДЕТ ЗА ОТСУТСТВИЕ «ПОДОТЧЕТНЫХ» ЗАЯВЛЕНИЙ

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
Консультант_Антикризисные меры

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Спецакция _продолжениеВебинар Елиной Л. НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.18%
декабрь 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

23 508

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ОПРОС
Воспользуетесь ли вы в 2023 г. правом платить налоги/взносы по-старому (отдельными платежками для каждого налога/взноса)?
Да
Нет, будем платить ЕНП
Мы не знали, что у нас есть право выбора
Нужное