Инструкция для подотчетных лиц – локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы документы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.
Инструкция для подотчетных лиц: какие положения включить
В инструкции нужно предусмотреть:
- срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;
- способы выдачи денег под отчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника;
- форму, по которой представляется авансовый отчет. Как правило, используется унифицированная форма № АО-1;
- срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);
- срок утверждения авансового отчета руководителем;
- срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.
Выдача денег под отчет
При выдаче подотчетных сумм нужно иметь в виду следующее:
- для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Вместо заявления работодатель может оформить распоряжение;
- авансовый отчет по полученным подотчетным средствам работник должен представить в срок, установленный руководителем организации (ИП) (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Исключение - авансовый отчет по командировке: в этом случае авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки (п. 23 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 N 501).
Отчет по подотчету
Отчитываясь по расходам, произведенным за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы (кассовые чеки, накладные и т.д.).
Кому может быть выдан подотчет
Выдавать деньги под отчет разрешается не только работникам, трудящимся на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен ГПД. Однако не забывайте, что статус у них разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
Образец инструкции для подотчетников
Скачайте по этой теме из КонсультантПлюс
• образцы документов
• разъяснения по заполнению
Бонус! «ИИ-помощник»!
ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО
Реклама. ООО «Консультант Плюс — Корпоративные Решения»
Также читайте:
Новая порция вопросов про подотчет
Подотчетные суммы, потраченные не по назначению, облагаются НДФЛ
