Приказ об отмене командировки
1601
1601
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы называется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направляют работника в командировку на основании приказа (распоряжения) работодателя. Такой приказ составляется в произвольной форме. Его можно оформить, например, на бланке унифицированной формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Возможна ситуация, когда уже после издания приказа командировка отменяется. Для оформления отмены обычно издается новый приказ. Пример приказа об отмене командировки приведен в нашей консультации.
Нужен ли приказ об отмене командировки?
Командировка может быть отменена по самым разным причинам. Например, в поездке отпала производственная необходимость, или работник заболел и потому не сможет поехать. А заменить его другой сотрудник не может. Закон не требует составлять приказ об отмене командировке. Тем не менее, составлять его нужно. Ведь «командировочный приказ» – основание для соответствующего учета рабочего времени и начисления работнику среднего заработка. Соответственно, при изменении условий об этом нужно уведомить не только работника, но и соответствующие подразделения (например, отдел кадров и бухгалтерию).
Как учитывать расходы на командировку, если вернуть деньги нельзя
Что касается расходов по отмененной командировке (например, стоимость невозвратного авиабилета или предоплаченной гостиницы без права аннулирования бронирования), то работодатель имеет право учесть их при налогообложении прибыли. Но только при условии, что командировка не состоялась по уважительной причине (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письма Минфина от 03.07.2020 N 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). Это может быть не только болезнь работника, но и, к примеру, сообщение от контрагента, к которому должен был ехать работник, с просьбой о переносе командировки. Или заявление работника с просьбой отменить/перенести поездку из-за сложных семейных обстоятельств.
Является ли уважительной причина отмены командировки, решает руководитель организации. Кстати, ФНС рассматривала ситуацию, когда поездка не состоялась из-за того, что в отношении работника было принято постановление о временном ограничении на выезд из РФ. Поскольку он числился в реестре должников. Очевидно, что при таких обстоятельствах срыв командировки – это полностью ответственность работника. Следовательно, причина отмены командировки неуважительная, а значит, учитывать командировочные затраты в расходах для целей налогообложения прибыли оснований нет (Письмо ФНС от 29.01.2020 N СД-4-3/1352@). Как итог, организация, если решит возместить свои затраты, должна будет взыскивать их с работника.
Составляем приказ об отмене командировки
Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме. Основанием для его составления могут быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или заявление самого работника. В приказе обычно указываются:
- причина отмены командировки;
- Ф.И.О. и должность лица, которое не будет направлено в командировку;
- первоначальный пункт назначения командировки;
- дата и номер приказа о командировке.
Если работнику уже успели выдать аванс на командировочные расходы, то в приказе же лучше прописать порядок возврата неизрасходованных средств. Если командировка переносится, то можно указать и новые даты поездки.
С приказом об отмене командировки работник должен быть ознакомлен под роспись. Ведь он должен знать, что ехать в командировку ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место.
Приведем для приказа об отмене командировки образец заполнения.
Форма приказа об отмене командировки
Различные образцы документов по этой теме можно
скачать в КонсультантПлюс
