Полная шпаргалка о командировках: оформление, оплата, учет расходов, неоднозначные вопросы 8058

Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель может отправить работника в командировку. При этом в отношении работника на этот период будут действовать определенные гарантии. Посмотрим, что должны выплатить работнику за время командировки, какова может быть продолжительность командировки, как оформить и учесть расходы на командировку.

Что такое командировка. Отличие от разъездной работы

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

То есть командировку от работы, имеющей разъездной характер, отличает следующее:

• временный характер поездки. При разъездной работе сотрудник постоянно выполняет должностные обязанности за пределами организации (например, курьеры);
• наличие определенного служебного задания.

Отметим, что по общему правилу местом постоянной работы считается место расположения организации, работа в которой предусмотрена трудовым договором.

Кого нельзя отправить в командировку

Есть категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Это (ст. 259, 268 ТК РФ):

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

А некоторых работников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
• работники-инвалиды;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки: как посчитать

Срок служебной командировки – это период со дня выезда в командировку по день возвращения из нее (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Этот срок определяет работодатель. При этом командировка может быть и однодневной, и очень длительной (месяц, полгода, год и т.д.).

Но важное условие – руководитель должен установить конечный срок командировки, поскольку командировка – это поездка на определенный срок. Причем день окончания командировки устанавливается до начала командировки. Ведь работнику необходимо выплатить определенные авансовые суммы на поездку.

День выезда в командировку – это дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. День приезда – это дата прибытия транспортного средства в указанное место (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Как оформить командировку

Необходимым документом при направлении в командировку является приказ на командировку за подписью руководителя организации.

А вот оформлять командировочное удостоверение и служебное задание необязательно (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). В отсутствие указанных документов цель командировки прописывается в приказе о командировке.

Отметим, что если сотрудники организации часто выезжают в командировки, имеет смысл утвердить локальный нормативный акт, например Положение о командировках. В нем можно предусмотреть все необходимые вопросы:

• в каком размере выдается аванс работнику;
• каким транспортом работник добирается до места командировки;
• в гостинице какого типа может проживать командированный работник;
• какие расходы, произведенные в командировке, считаются необходимыми и обоснованными и т.д.

Образец Положения о командировке вы можете посмотреть в разделе «Формы».

По окончании командировки работник может составить отчет о выполнении служебного задания в произвольном виде. В отчете фиксируется, достигнута ли цель командировки, каковы ее итоги. Отчет о командировке составляется, если это предусмотрено внутренним ЛНА организации или по распоряжению руководителя.

Образец приказа на командировку

Для оформления приказа удобно использовать унифицированную форму № Т-9, а если в командировку едут несколько работников, то по форме № Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Командированного работника обязательно нужно ознакомить с приказом под роспись.

В приказе прописываются:

• ф.и.о. и должность командируемого работника;
• место командировки;
• срок командировки;
• цель командировки.

Если работник поедет в командировку на собственном транспорте или на транспорте организации, этот факт тоже имеет смысл зафиксировать в приказе.

С образцом оформления приказа на командировку можно ознакомиться, оформив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.

Продление или перенос командировки

Если возникла необходимость продлить период командировки или перенести командировку на другое время, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. После этого командированного надо ознакомить с приказом. Если работник уже в командировке, можно сделать это посредством электронной почты, а с оригиналом приказа ознакомить человека после его возвращения из командировки.

Кстати, если командированный попадает в категорию работников, для направления которых в командировку требуется их письменное согласие, то при продлении командировки также требуется письменное согласие работника.

Как составить приказ об отмене командировки, читайте здесь.

Длительная командировка на год: есть ли особенности

Никаких особенностей оплаты длительных командировок Трудовым кодексом не предусмотрено. То есть даже если работник пробыл в командировке месяц, два, полгода или год, за каждый рабочий день ему положен средний заработок, рассчитываемый в обычном порядке.

Но работодатель может предусмотреть в своем ЛНА повышенную оплату (доплату) в связи с длительностью командировки.

Также помните, что если речь идет о длительной командировке за границу, то работник может потерять статус налогового резидента. И тогда придется считать НДФЛ с его дохода по иным правилам.

Расчеты с командированным работником

Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Аванс перерчисляется на банковскую карту работника или выдается наличными из кассы.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней составить авансовый отчет о потраченных суммах (можно использовать унифицированную форму № АО-1). К отчету надо приложить подтверждающие документы (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

После того, как руководитель утвердит авансовый отчет, перерасход, то есть потраченные работником суммы с учетом уже выданного аванса, необходимо ему возместить. Можно перечислить их работнику на банковскую карту или выдать наличными.

А вот если работник не составит авансовый отчет в установленный срок или не вернет неизрасходованный аванс по возвращении, то организация вправе удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ).

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле все рабочие дни командировки и выходные дни, когда работник не работал, отражаются с кодом «К» или «06».

Если же командированный работал в выходной день или был в этот день в пути, то выходной помечается специальным кодом «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Это необходимо для того, чтобы правильно оплатить командировку, поскольку работа в выходные и нахождение в пути оплачивается иначе, чем просто рабочие дни в командировке.

Оплата командировки: считаем средний заработок

За каждый рабочий день командировки и за дни в пути нужно выплатить работнику среднедневной заработок, а не зарплату (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Средний заработок, сохраняемый за дни командировки, рассчитывается так (ст. 139, 167 ТК РФ):

 

Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней в командировке

 

Посчитать средний заработок для командировки можно с помощью калькулятора на нашем сайте.

Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).

Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п. 6 ст. 255 НК РФ).

Командировка в выходной день: как оплатить

Как недавно отметил Роструд, если в свой выходной день работник, будучи в командировке, отдыхал, то за этот день ему положены только суточные (Телеграм-канал Роструда (информация от 21.09.2023)).

А вот если командированный работал или был в пути (выехал в командировку или возвращался домой), то этот день надо оплатить как работу в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110). А это означает, что возможны 2 варианта (ст. 153 ТК РФ):

• оплатить работу в двойном размере;
• оплатить работу в одинарном размере, но предоставить работнику другой день отдыха взамен потраченного. При этом оклад за месяц, в котором использован отгул, уменьшать не надо (Письмо Роструда от 17.05.2022 № ПГ/10843-6-1).

Если сотрудник заболел в командировке

За дни болезни, если они попадают на период командировки, работнику положено пособие по болезни, а не средний заработок. Но работник должен подтвердить факт болезни и ее продолжительность больничным листом. При этом работнику нужно выплачивать суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности в связи с болезнью приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Если работник лечился в стационаре и это отражено в больничном листе, то не нужно возмещать ему расходы на проживание за эти дни (п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Виды командировочных расходов: суточные, проезд, проживание

Как правило, во время командировки возникают следующие расходы:

• суточные;
• расходы на проезд и проживание;
• иные расходы, связанные с командировкой и возмещаемые работнику по согласованию с руководителем организации.

Рассмотрим порядок учета расходов подробнее.

Размер и нормы суточных за каждый день командировки

Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке). Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст. 168 ТК РФ).

Вся сумма суточных (без ограничений) учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН. А вот для НДФЛ и страховых взносов не облагаются следующие суммы суточных (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2 500 руб. в день для командировок за рубеж.

Отметим, что если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

При наличии подтверждающих документов (билеты, посадочные талоны, квитанции) эти расходы можно учесть в полной сумме. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Если в электронном билете на самолет или поезд выделен НДС, то налог можно принять к вычету без счета-фактуры (Письмо Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225).

Если работник в командировке оплачивал такси, то у него должен быть чек ККТ.

Расходы на проживание в командировке

Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.

Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь расходы на питание уже компенсируются работнику суточными.

Прочие расходы в командировке

У командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Например, при загранкомандировке работник может оплатить визу и обязательную медицинскую страховку. Или в командировке работник может потратить деньги на телефонную связь. Решение, возмещать или нет работнику определенные расходы, оплаченные им в командировке, принимает руководитель. Если он признает расходы обоснованными и необходимыми, то при наличии должного документального подтверждения эти расходы можно будет учесть в том же порядке, что расходы на проезд и проживание.

Однодневная командировка: какие особенности

Даже если работник направлен в командировку всего на 1 день, то оплата происходит в том же порядке, что при многодневной командировке. То есть за этот день выплачивается средний заработок или двойная дневная ставка в зависимости от того, работал сотрудник в свой рабочий день или в выходной.

При однодневных командировках по России суточные не платят. А вот при загранкомандировках выплачивают 50% установленной нормы (п. 11, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, ЗО и ХО

Правительство РФ приняло отдельное постановление, касающееся командировок на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей работников организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (Постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915). В частности, командированным:

• выплачивается средняя заработная плата в двойном размере;
• выплачиваются суточные в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
• выплачиваются безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.