«Офисные» основные средства, программы и сайты

Где заканчиваются ОС и начинаются МПЗ

Для работы управленческого персонала компания приобретает компьютеры, сотовые телефоны. Для комфортных условий труда — кулеры, кондиционеры, чайники, микроволновки. Для уборки помещений — пылесосы. Как учитывать эту технику?

Давайте вспомним условия квалификации имущества в качестве ОС. Срок полезного использования (СПИ), что в бухгалтерских, что в налоговых целях, должен превышать 12 месяцев. А вот лимит первоначальной стоимости разныйпп. 4, 5 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 26.05.2016 № 03-03-06/1/30414, от 17.02.2016 № 03-03-07/8700:

— бухгалтерский — свыше 40 000 руб. Правда, его нужно закрепить в учетной политике, иначе любое имущество со СПИ дольше 12 месяцев будет ОС;

— налоговый при ОСН и УСН — более 100 000 руб.

Если объект соответствует требованиям, его нужно зачислить в состав ОС. И компьютер, и пылесос, и кулер, и даже аквариум. Если нет, перед вами МПЗ, стоимость которых нужно отразить по дебету счета 10 «Материалы». А затем списать в налоговые и бухгалтерские расходы при передаче в эксплуатацию. При УСН стоимость приобретенных МПЗ включают в расходы после оплатып. 5 ПБУ 6/01; подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС по офисному имуществу компания на ОСН принимает к вычету как обычно, нюансов, присущих именно таким покупкам, нетп. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Климатическое оборудование и бытовая техника

Когда офисное имущество прямо задействовано в работе, никто не сомневается в экономической обоснованности расходов на него. Но вот оборудование для комфорта персонала (бытовая техника, кондиционеры, ионизаторы воздуха) пока вызывает вопросы.

Связано ли такое имущество с извлечением доходов? Может, и не так прямо, как компьютеры, но связано, конечно. Ведь ТК обязывает работодателя обеспечить нормальные и безопасные условия труда, а также оборудовать помещения для приема пищи. Подробности — в санитарных правилах и нормативах (СанПиН) и других подобных документахстатьи 163, 212, 223 ТК РФ.

Так, по СанПиН температура в офисе должна быть 22—25 градусов, влажность 60—40%. Установлена и нормативная концентрация аэроионов в воздухе. Вот и возникает необходимость покупать кондиционеры, вентиляторы, увлажнители, ионизаторып. 2.2.5 СанПиН 2.2.4.3359-16; п. 2.4 СанПиН 2.2.4.1294-03.

Строительные нормативы предусматривают, что при численности работников до 30 человек в здании обязательна комната для приема пищи, а если сотрудников больше — столовая. Но поскольку ТК виды помещений для обеденных перерывов в зависимости от численности персонала не ранжирует, обычно хватает комнаты для приема пищи. В ней следует поставить как минимум электрический чайник, холодильник и электроплиту, а можно и микроволновкупп. 5.48, 5.51, 5.52 СНиП 2.09.04-87.

Наконец, работодатель должен снабжать персонал чистой питьевой водой, а значит, покупать кулеры или другие подобные установкип. 18 Типового перечня, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н.

В итоге климатическое оборудование, бытовую технику и кулеры работодатель приобретает не по своей прихоти, а чтобы исполнить закон. Иначе его может оштрафовать трудинспекцияч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому для таких затрат есть отдельная норма ст. 264 НК, которая позволяет учитывать их для целей налогообложения прибыли. В зависимости от стоимости, оборудование отражают как МПЗ или как ОСподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149, от 03.10.2012 № 03-03-06/2/112, от 02.10.2015 № 03-03-06/56359, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286.

Для пущей уверенности обязанность работодателя на ОСН обеспечить комфорт персонала можно закрепить в коллективном договоре или в трудовых договорах с сотрудниками. Например, такст. 41 ТК РФ.

А вот упрощенцам не повезло. В закрытом перечне налоговых расходов подходящего пункта нет. В результате соблюдать ТК фирмы на УСН должны, но не вправе уменьшить доходы на стоимость климатического оборудования, бытовой техники и кулеровПисьма Минфина от 06.12.2013 № 03-11-11/53315; УФНС России по г. Москве от 05.10.2007 № 18-11/3/095267.

Об учете расходов на питание сотрудников читайте здесь.

Компьютер: учитывать по частям или единым объектом?

Когда мы говорим «компьютер», то подразумеваем, по крайней мере, системный блок, монитор, клавиатуру и мышь. Как все это учесть: единым инвентарным объектом или по частям?

С тех пор как налоговый лимит первоначальной стоимости ОС стал равен 100 000 руб., острота проблемы притупилась. Обычный компьютер в сборе редко обходится дороже. А потому для целей налогообложения без разницы, как включать в расходы цену комплектующих: единой суммой или отдельно по каждому предмету.

Не очень принципиально это и для бухучета. Даже если цена компьютера в сборе перевалит за 40 000 руб., а фирма учтет комплектующие как МПЗ и включит в затраты по частям при передаче в эксплуатацию, пожурить ее смогут разве что аудиторы. Ведь компьютеры и прочая офисная техника, согласно Классификации ОС, входят во вторую амортизационную группу. А значит, в любом случае не облагаются налогом на имуществоподп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ.

Потому для компании и не важно, что выбрать: собрать стоимость комплектующих на счете 01 «Основные средства» и амортизировать либо списывать стоимость каждого предмета со счета 10 по мере передачи в эксплуатацию.

Однако некоторые экземпляры офисных компьютеров вполне могут стоить дороже 100 000 руб. Либо они могут стоить дороже 40 000 руб., при этом фирма захочет отразить их в бухучете правильно, а не как удобно. Например, для того чтобы актив баланса стал побольше. Или для контроля за сохранностью имущества.

По мнению Минфина, компьютер — единый инвентарный объект ОС, поскольку комплектующие не могут работать порознь. Системный блок бесполезен без монитора, монитор ничто без системного блока, оба мало что могут без клавиатуры и мышки. Все это, выражаясь официальным языком, комплекс конструктивно сочлененных предметовПисьмо Минфина от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110.

Если фирма покупает комплектующие компьютера отдельно, их стоимость нужно отражать по дебету счета 08 до тех пор, пока компьютер не будет готов к использованию. После чего нужно перевести его в состав ОС проводкой дебет счета 01 – кредит счета 08п. 4 ПБУ 6/01.

Если речь о компьютере, который в сборе стоит дороже 100 000 руб., лучше совместить его перевод в состав бухгалтерских ОС с вводом в эксплуатацию для целей налогообложения. Тогда амортизация начнется одновременноп. 21 ПБУ 6/01; п. 4 ст. 259 НК РФ.

Как совместить? Системный администратор легко письменно обоснует вам, что конкретный экземпляр компьютера пока не готов к работе, потому что на нем не установлена... (подставьте название любой программы). Этим и воспользуйтесь.

А вот принтер, копир (который не совсем правильно называть ксероксом), сервер — все это отдельные объекты учета, собирать их воедино с компьютером не надо. Потому важна лишь первоначальная стоимость оборудования.

Классификация ОС называет это имущество прочими офисными машинами, код ОКОФ 330.28.23.23, и относит ко второй амортизационной группе с нормативным СПИ свыше 25 до 36 месяцев включительно.

Ремонт и модернизация компьютера

Условимся, что дальше будем говорить только о компьютерах в составе ОС. Потому что рассуждать о ремонте или модернизации компьютера, который вы списали по частям как МПЗ, бессмысленно. Расходы на ремонт вы учтете единовременноПисьмо Минфина от 04.10.2010 № 03-03-06/1/624.

Как я уже говорила ранее, если организация чинит неисправности, заменяет изношенные детали — это ремонт. Например, установка новой материнской платы взамен сгоревшей — чистой воды ремонтПисьмо Минстроя от 27.02.2018 № 7026-АС/08.

Модернизацию проводят, когда хотят улучшить характеристики ОС. Захотели превратить средненький компьютер в графическую станцию — заменили нормально работавшие «материнку» и видеокарту на более мощныеп. 27 ПБУ 6/01; Письмо Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16312.

Однако замена детали компьютера, вышедшей из строя, обычно всегда улучшает его характеристики. Очень уж быстро обновляется рынок комплектующих. Это ремонт или модернизация? Так вот, необходимость ремонта подтвердит дефектная ведомость. Сломалось — значит, ремонт. И стоимость новых комплектующих можно списать в расходы в день установки в компьютерп. 27 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 260 НК РФ; Письмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94.

Типовой формы ведомости нет. Потому выглядеть она может так.

Маскировать модернизацию под ремонт за счет дефектной ведомости я не советую. С компьютером это еще может пройти незамеченным, но, допустим, с автомобилем или зданием уже вряд ли.

Затраты на модернизацию компьютера в бухгалтерском и налоговом учете увеличивают его первоначальную стоимость. Оформляют итоги модернизации актом ОС-3. Проводки нужно сделать следующиеп. 27 ПБУ 6/01; п. 2 ст. 257 НК РФ.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на модернизацию компьютера	08 «Вложения во внеоборотные активы»	10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»)
Увеличена первоначальная стоимость компьютера	01 «Основные средства»	08 «Вложения во внеоборотные активы»

После модернизации компьютер в бухгалтерском и налоговом учете амортизируют по-разному. Если СПИ компьютера не изменился, в бухучете ежемесячную сумму определяют такп. 60 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н:

Для целей налогообложения ежемесячную сумму амортизации модернизированного компьютера с прежним СПИ считают такп. 2 ст. 259.1 НК РФ; Письма Минфина от 02.10.2017 № 03-03-06/2/63775, от 11.01.2016 № 03-03-06/40:

Из формулы следует, что в течение первоначального СПИ списать стоимость модернизированного компьютера в расходы для налога на прибыль не получится. И в бухгалтерском учете сумма амортизации будет превышать налоговую. Но ничего не попишешь.

Если после модернизации компьютер прослужит дольше, чем предполагалось, для расчета бухгалтерской амортизации вместо оставшегося СПИ применяют новый. Узнать его можно у системного администратора. Увеличить можно и налоговый СПИ, но только в пределах СПИ для второй амортизационной группыПисьмо Минфина от 24.11.2017 № 03-03-06/1/77968.

Программное обеспечение с исключительными правами

Понятно, что компьютер без программного обеспечения (ПО) — просто предмет интерьера. А значит, на очереди у нас учет компьютерных программ. Зависит он от прав, которые фирма получила на ПО. Если они исключительные, порядок один, если нет — другой. Для простоты буду говорить «исключительное» и «неисключительное» ПО.

«Исключительное» ПО — нематериальный актив владельца, даже если оно не зарегистрировано в Минэкономразвития. В бухучете программу надо амортизировать независимо от стоимости. С оглядкой на критерий существенности, конечно. В налоговом учете «исключительное» ПО амортизируют, если оно обошлось в сумму больше 100 000 руб. СПИ нужно установить самим, но не меньше 24 месяцевпп. 4, 23, 25, 26 ПБУ 14/2007; п. 2 ст. 258 НК РФ; п. 1 ст. 1262 ГК РФ; Письма Минфина от 03.11.2015 № 03-03-06/1/63381, от 21.06.2017 № 03-03-06/1/38829.

Если же «исключительная» программа стоила дешевле 100 000 руб., для целей налогообложения ее можно учесть в расходах сразу в день установки на компьютерподп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 07-01-09/7509.

Затраты на обновление «исключительного» ПО — нематериального актива в налоговом учете списывайте в течение оставшегося СПИ. Если для целей налогообложения программа не НМА, отражайте расходы на обновление единовременно. Во избежание разниц поступайте так же и для бухгалтерских целей, невзирая на то что там любое ПО — НМАпп. 25, 26 ПБУ 14/2007; Письма Минфина от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4386, от 06.11.2012 № 03-03-06/1/572.

Проводки по учету исключительного права на ПО такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на приобретение исключительного права на ПО	08 «Вложения во внеоборотные активы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)
ПО принято к учету в качестве НМА	04 «Нематериальные активы»	08 «Вложения во внеоборотные активы»
Начислена ежемесячная амортизация ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	05 «Амортизация нематериальных активов»
Отражены затраты на обновление ПО, если организация учитывает их в составе расходов будущих периодов в течение оставшегося СПИ	97 «Расходы будущих периодов»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)
Списана часть затрат на обновление ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	97 «Расходы будущих периодов»

Программное обеспечение с неисключительными правами

Неисключительные права на компьютерные программы покупают по лицензионному договору. С большинством офисного ПО дела обстоят именно так. Операционные системы, текстовые и графические редакторы, антивирусы — все это «неисключительное», оно же лицензионное, ПОст. 1235, п. 1 ст. 1286 ГК РФ.

Расходы на приобретение такого ПО подтверждаютПисьмо Минфина от 14.11.2016 № 03-03-06/1/66442:

— или лицензионный договор в виде отдельного документа с актом передачи экземпляра ПО;

— или лицензионный договор, напечатанный на упаковке ПО, с накладной либо чеком ККТ;

— или лицензионный договор, распечатанный с сайта продавца ПО, и документ об оплате, если программа куплена через ИнтернетПисьмо Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596.

В налоговом учете стоимость «неисключительной» программы отражают в прочих расходах равномерно с месяца установки на компьютер и в течение срока действия лицензионного договора. Если договор бессрочный, период нужно определить самим. Безопасный вариант — 5 лет. А вот упрощенцы могут учесть расходы на лицензионное ПО сразу в периоде оплатыподп. 2.1, 19, 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 30.12.2010 № 03-03-06/2/225, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, от 18.03.2014 № 03-03-06/1/11743.

В бухучете стоимость «неисключительной» компьютерной программы принято отражать в расходах будущих периодов и списывать в течение срока действия договора. Либо за 5 лет, если срока нетп. 39 ПБУ 14/2007.

Затраты на обновление лицензионного ПО и в бухгалтерском, и в налоговом учете списывают единовременно в месяце обновления ПО.

Проводки будут следующие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на приобретение лицензионного ПО	97 «Расходы будущих периодов»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Списана часть затрат на приобретение лицензионного ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	97 «Расходы будущих периодов»
Отражены затраты на обновление лицензионного ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Сайты и их продвижение

Переходим к учету расходов на сайт фирмы, который нужен для того, чтобы рекламировать себя, распространять информацию о продуктах и услугах. Сайт — это, по сути, та же компьютерная программа, которая управляет базами текстовых, графических и других данных. К расходам на сайт относят, в частности:

— стоимость работ или услуг по созданию сайта;

— разовую плату за регистрацию доменного имени;

— ежегодную плату за использование доменного имени;

— стоимость услуг хостинга.

А раз сайт — это ПО, затраты на него учитывают почти так же, как расходы на покупку «исключительных» либо «неисключительных» программ. С той лишь разницей, что в налоговом учете при ОСН и УСН затраты считаются ненормируемыми расходами на рекламу, даже если сайт — НМАПисьма Минфина от 12.03.2006 № 03-03-04/2/54, от 28.07.2009 № 03-11-06/2/136; УФНС России по г. Москве от 17.01.2007 № 20-12/004121.

Для эффективной работы сайта его нужно продвигать, то есть делать так, чтобы он был как можно выше в результатах поисковых запросов на товары, работы или услуги фирмы. Занимаются этим специализированные IT-компании. Так вот стоимость услуг по продвижению сайта — это ненормируемые рекламные расходы, которые можно учесть:

— при ОСН — на дату подписания акта об оказании услугПисьмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-06/1/390;

— при УСН — после подписания акта об оказании услуг и их оплатыПисьмо Минфина от 16.12.2011 № 03-11-11/317.

В бухучете вы можете отразить расходы на продвижение сайта по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» либо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Что включать в первоначальную стоимость легкового автомобиля, а что нет

Но закончим с делами виртуальными и вернемся к реальным. Какое еще имущество часто использует офис? Правильно, легковой автомобиль.

Конечно же, это основное средство. И важно правильно сформировать первоначальную стоимость машины. С очевидными расходами, которые туда входят, все понятно. Стоимость машины по накладной продавца, цена дополнительного оборудования либо работ вроде установки дополнительной звукоизоляции — все это, без сомнения, надо включать в первоначалку в бухгалтерском и налоговом учетеп. 8 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 257 НК РФ.

А если автомобиль для офиса компания купила в кредит? В бухучете проценты по кредиту увеличивают первоначальную стоимость ОС, только если оно — инвестиционный актив. То есть дорогостоящее имущество с длительной подготовкой к использованиюп. 7 ПБУ 15/2008.

Конечно, автомобиль может быть дорогим, но вряд ли его покупка и ввод в эксплуатацию растянутся надолго. Следовательно, он не инвестиционный актив и проценты по кредиту в бухучете можно включать в прочие расходы. А для целей налогообложения это вообще единственный вариант. С той лишь разницей, что расходы — внереализационныеподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Идем далее. Расходы на ОСАГО и каско. В бухгалтерском и налоговом учете эти затраты не увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. Цену страховки нужно списать равномерно в течение срока ее действия. Для бухгалтерских целей — с помощью счета 97 «Расходы будущих периодов»п. 6 ст. 272 НК РФ; пп. 11, 19 ПБУ 10/99; Письма УФНС по г. Москве от 02.03.2006 № 20-12/16322; Минфина от 28.12.2015 № 03-03-06/1/76840.

Правда, упрощенцы не смогут уменьшить доходы на стоимость каско. Нет у них такого пункта в списке разрешенных расходовп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119.

Госпошлина за регистрацию автомобиля в ГИБДД и расходы на первичный техосмотр в налоговом учете увеличивают первоначальную стоимость объекта, если вы заплатили госпошлину либо провели ТО до ввода машины в эксплуатацию. Если это произошло после, затраты можно учесть единовременноПисьма Минфина от 11.02.2011 № 03-03-06/1/89, от 01.06.2007 № 03-03-06/2/101, от 05.07.2006 № 03-06-01-04/138.

То же самое в бухучете — включайте эти расходы в первоначальную стоимость, если они были произведены до того, как вы приняли автомобиль к учету на счет 01. Если позже — не включайте, а учитывайте отдельноПисьмо Минфина от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61.

Срок полезного использования легкового автомобиля

Традиционно срок полезного использования (СПИ) ОС мы определяем по налоговой Классификации. Тогда, если компания не воспользуется амортизационной премией и выберет линейный метод начисления амортизации, ее сумма будет одинаковой в бухгалтерском и налоговом учетеп. 1 ст. 258, п. 2 ст. 259 НК РФ; пп 19, 20 ПБУ 6/01; Классификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1.

Вид легкового автомобиля	Амортизационная группа	Срок полезного использования
С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова до 4,9 м включительно	Третья	Свыше 3 лет до 5 лет включительно
С бензиновым двигателем объемом свыше 3,5 л, независимо от длины кузова (автомобиль большого класса)	Пятая	Свыше 7 лет до 10 лет включительно
С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова свыше 4,9 м (автомобиль высшего класса)таблица 4.1 приложения 1 к Методическому руководству РД 37.009.015-98
С дизельным двигателем любого объема, независимо от длины кузова

Расходы на топливо для автомобиля

Если компания не оборудует автомобиль спутниковой системой слежения за маршрутом и расходом топлива, придется составлять путевые листы. Никакой другой документ не подтвердит для налоговиков «служебный» пробег автомобиляПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354; Постановления АС ПО от 16.08.2017 № Ф06-23325/2017; АС СКО от 05.06.2017 № Ф08-2787/2017.

Учитывая громоздкость унифицированных форм путевых листов, проще разработать собственную. Главное — включить туда обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 152 от сентября 2008 г. Да, они установлены для транспортных организаций. Но если пробежаться по списку, станет ясно, что реквизиты логичны для всех компаний. Срок действия путевого листа не должен превышать месяцПисьма Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 30.11.2012 № 03-03-07/51.

Обязательных норм по расходу ГСМ для целей налогообложения нет. Однако удобнее, чтобы они были. Иначе вам будет сложно посчитать, сколько бензина или дизеля ушло на «служебный» пробег автомобиля. Да и водителей нужно контролировать.

Обычно нормы устанавливают в расчете на 100 км пробега. Ориентир — Методические рекомендации Минтранса № АМ-23-р от марта 2008 г. Помимо базовой нормы для конкретной модели легковушки, там есть повышающие коэффициенты к норме. Они зависят, в частности, от времени года, величины населенного пункта, количества технологических остановок. Не нравятся нормы Минтранса? Нет проблем, установите свои с помощью контрольного пробега автомобиляПисьма Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875.

И помните, для беспроблемного вычета НДС горючее лучше приобретать по топливным картам. Только так в конце месяца вы получите счет-фактуру. Если водители станут заправляться за наличные, АЗС будут выдавать только чеки без счетов-фактур. Да, ВАС еще в 2009 г. сказал, что вычет возможен и по чекам. Но Минфин с этим по сей день так и не смирилсяПостановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08; Письмо Минфина от 12.01.2018 № 03-07-09/634.

Сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем, должны проходить предрейсовые медицинские осмотры. Подробности вы найдете здесь.

Компенсация за использование личных автомобилей

Компания может использовать в своих интересах транспорт сотрудников. Тогда работнику нужно выплачивать компенсацию за износ, а также возместить затраты на эксплуатацию автомобиля вроде стоимости ГСМ. Для этого с ним следует заключить письменное соглашение, в котором нужно оговорить все вопросыст. 188 ТК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2017 № 03-04-06/80616.

Компенсацию и возмещение затрат не облагают НДФЛ и страховыми взносами, если, помимо соглашения с сотрудником, у работодателя есть документы, которые подтверждаютПисьма Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097:

— владение автомобилем на законном основании, то есть работник — собственник либо, например, арендатор машины;

— использование легковушки в служебных целях. Это, в частности, подтвердят путевые листы, служебные задания;

— расходы на эксплуатацию автомобиля. Подойдут чеки и прочие документы об оплате затрат.

В налоговом учете при ОСН и УСН компенсацию учитывают в расходах днем выплаты и только в пределах норматива, который зависит от объема двигателяподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92; Письма Минфина от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558.

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив компенсации (руб/мес.)
До 2000 куб. см включительно	1200
Свыше 2000 куб. см	1500

Причем отдельно учесть в расходах еще и оплату эксплуатационных затрат не получится. Минфин считает, что норматив компенсации включает в себя все: стоимость бензина, ремонта и так далееПисьмо Минфина от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036.

Чтобы обойти это, можно заключить с работником, который сам управляет легковушкой, договор аренды с экипажем. Тогда всю сумму арендной платы, а также возмещаемые работнику затраты на эксплуатацию автомобиля можно будет учесть в расходахподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Минус — придется удерживать НДФЛ из арендной платы. Однако взносы вы будете исчислять только с суммы, которая считается вознаграждением за управление автомобилем, она вполне может быть небольшой. Что до возмещаемых расходов, то ни взносами, ни НДФЛ их облагать не нужноп. 2 ст. 221, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986.

В бухгалтерском учете проводки по выплате компенсации такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

Списание «офисных» ОС

Ни одно ОС не может работать вечно. Какое-то имущество выходит из строя, какое-то морально устаревает. Значит, ОС нужно списать. Какие документы понадобятся и как провести эту операциюп. 29 ПБУ 6/01?

Правила бухучета требуют, чтобы списание одобрила специальная комиссия своим актом. Комиссию, в свою очередь, созывает руководитель отдельным приказом. Можно использовать унифицированную форму акта ОС-4 либо разработать собственнуюпп. 77, 78 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н; Письмо Минфина от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059.

Зачем нужна комиссия? Чтобы проконтролировать работника, ответственного за сохранность ОС. Иначе, сами понимаете, имущество может начать «устаревать» и выбывать, что называется, пачками.

Правда, требование рациональности никто не отменял. Создавать комиссию ради списания какого-то древнего принтера вряд ли разумно. Потому вы вполне можете закрепить в учетной политике лимит стоимости ОС, при котором выбытие имущества визирует комиссия. А если оборудование стоит меньше, добро дает, например, непосредственный начальник сотрудника, ответственного за ОСп. 6 ПБУ 1/2008.

До недавнего времени списание ОС с остаточной стоимостью подразумевало восстановление части входного НДС по нему. Но в апреле 2018 г. ФНС покорилась позиции ВАС, которую тот высказал аж в 2006 г. А именно: если ст. 170 НК прямо не указывает, что в конкретной ситуации надо восстановить НДС, то и делать это не нужно. Списание недоамортизированных ОС, как вы прекрасно знаете, в ст. 170 НК не упоминается. Следовательно, НДС больше не восстанавливаемПисьмо ФНС от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@.

Если для демонтажа «офисного» ОС вам понадобилась помощь подрядчика, то входной НДС вы принимаете к вычету, а стоимость работ по акту включаете в налоговые внереализационные расходы и в прочие бухгалтерские расходып. 6 ст. 171, подп. 8 п. 1 ст. 265, п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.05.2012 № 03-11-06/2/63.

Что до остаточной стоимости ОС, то днем утверждения акта комиссии о списании имущества эта стоимость также увеличивает налоговые внереализационные и бухгалтерские прочие расходы. Если после демонтажа остались какие-то материалы, включая металлолом, их рыночную стоимость нужно учесть во внереализационных и прочих доходах соответственноподп. 8 п. 4 ст. 271, п. 13 ст. 250, подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 18.10.2013 № 07-01-06/43651.

С 2018 г. если металлолом продает продавец на ОСН, то это — операция, облагаемая НДС. Однако налог, по умолчанию, исчисляет не продавец, а покупатель — налоговый агент. Впрочем, есть и исключения. Подробности — в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Отчет за I квартал 2018 года».

В бухгалтерском учете списание ОС отражают так.

Содержание операции	Дт	Кт
Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных работниками организации	91-2 «Прочие расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»)
Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных подрядчиком	91-2 «Прочие расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражен НДС, предъявленный подрядчиком	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принят к вычету НДС	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19 «НДС по приобретенным ценностям»
Списана амортизация, начисленная по ликвидированному ОС	02 «Амортизация основных средств»	01 «Основные средства»
Включена в расходы остаточная стоимость ликвидированного ОС	91-2 «Прочие расходы»	01 «Основные средства»
Приняты к учету МПЗ, полученные при ликвидации ОС	10 «Сырье и материалы»	91-1 «Прочие доходы»

Читать далее