УПД — 2025/2026: как оформить и исправить

Главное за 5 минут

Аудиоверсия

Что нового

1 января 2026 г. прекращают действовать электронные форматы накладной и акты о выполнении работ или услуг. И единственным электронным документом о передаче товаров, работ, услуг становится универсальный передаточный документ (УПД). Поэтому ФНС рекомендует начать его использовать как основной отгрузочный документ уже сейчас.

Пока электронный УПД обязателен только по сделкам с прослеживаемыми товарами, в остальных случаях электронными УПД обмениваются, если об этом договорились с контрагентом.

Форма и формат УПД

УПД заменяет первичный документ об отгрузке товаров, работ или услуг и счет-фактуру, объединяя реквизиты этих документов.

Бумажная форма УПД была рекомендована ФНС еще в 2013 г., изменения в нее не вносили. Поэтому при изменении требований к счету-фактуре форму УПД налогоплательщики корректируют сами.

Электронные форматы УПД утверждает ФНС. С 1 апреля 2025 г. применяют только формат 5.03 с реквизитом «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости».

Когда выставлять

Составить УПД надо строго в день отгрузки товаров (работ, услуг). Ведь это первичный учетный документ.

На аванс УПД выставлять нельзя, нужен авансовый счет-фактура.

Можно одновременно оформлять по одним операциям УПД, а по другим — счета-фактуры и накладные, даже в адрес одного и того же контрагента.

Как оформлять

УПД бывают со статусом 1 или со статусом 2.

УПД со статусом 1 оформляют плательщики НДС. В нем должны быть заполнены обязательные реквизиты и первичного документа, и счета-фактуры. Такой УПД является основанием и для вычета НДС, и для принятия к учету товаров, работ, услуг.

УПД со статусом 2 оформляет продавец, который не должен начислять НДС и выставлять счет-фактуру. Такой УПД заменяет только товарную накладную или акт, поэтому в нем не надо заполнять реквизиты, обязательные для счета-фактуры.

Строка 5а

В бумажном и электронном УПД в строке 5а «Документ об отгрузке» пишут наименование, номер и дату самого УПД.

Подписи и печать

Подписывают УПД работники, ответственные за подписание счетов-фактур и первичных документов. На УПД печать необязательна, но если она есть, то лучше поставить.

Как исправлять

Исправляют УПД так же, как счет-фактуру, — выставляют новый документ с верными данными и заполненной строкой 1а. Если после отгрузки изменились цена или количество товаров, выставляют универсальный корректировочный документ (УКД), который заполняют аналогично корректировочному счету-фактуре.

Нельзя определить продавца или покупателя (ошибки в ИНН и названии)

Название товаров (работ, услуг) не соответствует договору

Неправильная ставка

Неправильная сумма НДС

Неправильная стоимость товаров (работ, услуг)

Указан статус 2 вместо статуса 1

Не препятствуют вычету: отсутствие номера или печати; неверные КПП, адрес или индекс; отсутствие реквизитов платежного поручения в строке 5