Как организовать ЭДО с контрагентами

Соглашение об электронном документообороте (ЭДО) можно не заключать, если контрагенты используют усиленную квалифицированную электронную подпись, например, при обмене электронными счетами-фактурами. При использовании других видов электронной подписи соглашение обязательно, без него ИФНС может посчитать документы недействительными, не признать расходы и доначислить налоги (ст. 6 Закона N 63-ФЗ, Письмо ФНС от 10.04.2020 N ЕА-4-15/6118@).

Электронная подпись (ЭП) - электронная информация о том, кто подписал документ, аналог собственноручной подписи на бумажном документе. Есть 3 вида ЭП:

• при простой ЭП используют логин, пароль, код и т.п., которые подтверждают, что документ подписан определенным лицом. Например, простую ЭП используют физлица на Госуслугах, покупатели интернет-магазинов, работники для большинства электронных кадровых документов

• усиленная неквалифицированная ЭП формируется с помощью шифрования и подтверждает не только личность владельца, но и то, что документ не меняли после подписания. Неквалифицированную ЭП используют, в частности, работодатели для большинства электронных кадровых документов, физлица при подаче документов в налоговую через Личный кабинет, работники для подписания электронных трудовых договоров

• усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) - самый защищенный вид электронной подписи, поскольку сертификат ключа проверки УКЭП выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Документы с УКЭП всегда равнозначны документам на бумаге, включая налоговую и бухгалтерскую отчетность и договоры с контрагентами. Большинство электронных документов организации, включая налоговую отчетность и счета-фактуры, должны быть подписаны ее УКЭП