Электронный кадровый документооборот: как перейти и применять
Электронный кадровый документооборот (ЭКД) позволяет заключать трудовые договоры и оформлять большинство кадровых документов - заявлений, уведомлений, приказов в электронном виде без распечатки. На бумаге остаются трудовые книжки, СТД-Р, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и акты о несчастном случае (ст. 22.1 ТК РФ).
Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна УКЭП, работнику - усиленная неквалифицированная ЭП. Для остальных документов работодателю достаточно усиленной неквалифицированной ЭП, работнику - простой ЭП. Если у работника нет усиленной электронной подписи, он оформляет ее сам, а работодатель компенсирует расходы (ст. 22.3 ТК РФ).
ЭКД можно вести с помощью вашей учетной программы, которая его поддерживает. Программу можно подключить к Госуслугам и обмениваться с работниками документами через личные кабинеты (ст. 22.1 ТК РФ, Правила взаимодействия информационной системы работодателя и портала Госуслуги).
Вести ЭКД не обязательно, но если хотите на него перейти - издайте приказ о введении ЭКД и Положение об ЭКД, направьте работникам уведомление о переходе на ЭКД и получите их согласие. С работниками, не подписавшими согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. С работниками, устраивающимися на работу впервые, можно вести ЭКД, не оформляя согласие (ст. 22.2 ТК РФ).
