2-НДФЛ: за какой период выдается 153050

Работодатель (налоговый агент) обязан выдать сотруднику по его письменному заявлению Справку о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). А за какой период выдается такая справка?

Начнем с главного. Последний раз справки 2-НДФЛ сдавали в налоговую за 2020 г. Начиная с 2021 г. ее, как отдельной формы отчетности, больше не существует. С тех пор работодатели отчитываются в ИФНС по форме 6-НДФЛ, включающей в том числе и сведения, которые раньше отражались в 2-НДФЛ. Они идут в качестве приложения к Расчету 6-НДФЛ и представляются в налоговые органы по итогам календарного года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это приложение называется Справка о доходах и суммах налога физического лица (Приложение N 1 к Расчету 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@).

Точно так же называется Справка, которую сегодня выдают работникам вместо 2-НДФЛ: Справка о доходах и суммах налога физического лица. Но выглядит она по-другому и утверждена как отдельный документ (Приложение N 4 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@). 

Таким образом, раньше для сдачи в ИФНС и для выдачи работнику существовала одна форма справки – 2-НДФЛ. А теперь это две разных формы, хотя называются они одинаково. 

Справки о доходах и суммах налога физического лица, как приложения к 6-НДФЛ, формируются для представления в налоговую инспекцию целиком за прошедший календарный год, ведь это налоговый период для НДФЛ (ст. 216 НК РФ). Аналогично справки за прошедший год выдаются и работникам. По просьбе сотрудника ему могут выдать Справки и за более ранние годы, к примеру, 2023 или 2022.

Справка о доходах работника за период менее года

Если работник попросит вас выдать ему Справку о доходах за квартал или за несколько месяцев текущего года, например, для подтверждения своей платежеспособности при оформлении кредита, то сделайте ему Справку именно за этот период. Налоговым кодексом это не запрещено.

То есть в середине года можно оформить работнику Справку о доходах за текущий год, несмотря на то что он еще не закончился. Просто узнайте у работника предварительно, справка за сколько месяцев ему нужна.

Срок для выдачи справки о доходах работнику

Сколько делается Справка о доходах и суммах НДФЛ? Срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику запрошенную им справку, НК РФ не установлен.

Но согласно Трудовому кодексу документы, связанные с работой, выдаются работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления, а при увольнении – в тот же день (ст. 62, 84.1 ТК РФ). Следовательно, ориентироваться нужно на этот срок. Если же вы не уложитесь в указанные 3 дня, то работник теоретически может пожаловаться в трудовую инспекцию, вследствие чего вам будет грозить административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если не выдать работнику справку о доходах

Несмотря на то что обязанность по выдаче Справки о доходах прямо прописана в НК РФ, никаких штрафных санкций за невыдачу этих справок налоговым законодательством не предусмотрено. Но, как сказано выше, работодателю может грозить «трудовой» штраф.

Если работник попросит 2-НДФЛ 10-летней давности

На такую просьбу работника можно ответить отказом. Ведь в соответствии с НК РФ хранить налоговые документы налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), столько же и согласно специальному архивному Перечню (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) – 5 лет. Соответственно, работодатель не обязан выдавать работникам Справки за период, превышающий данный срок.

По этой же причине сегодня работодатель уже не может выдать работнику справку по форме 2-НДФЛ, если он попросит именно ее. Просто потому, что такой формы больше нет. Исключение – справка за 2020 год. Сведения о доходах за 2020 год у работодателя еще должны быть и по итогам 2020 года сдавалась как раз 2-НДФЛ. 

Кстати, в Личном кабинете на сайте ФНС России так же отображаются сведения работника о доходах, и тоже за последние 5 лет. Поэтому если работник просто хочет знать, сколько он заработал за определенный период, то актуальную информацию всегда можно посмотреть там.