Порядок действий работодателя при возврате излишне удержанного НДФЛ
2407
Если работник обнаружил, что с него излишне удержан НДФЛ и сообщил об этом работодателю, или же работодатель сам обнаружил свою ошибку, то излишне удержанный налог надо вернуть физлицу. Например, такая ситуация может сложиться, если работодатель применил более высокую ставку НДФЛ или удержан налог с необлагаемого НДФЛ дохода.
Похожий порядок возврата НДФЛ действует в ситуации, когда работник получает через работодателя имущественный или социальный вычет и заявление на вычет написал в середине или в конце года (Письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-05/16897).
Заявление на возврат НДФЛ
Если ошибка в удержанном налоге была обнаружена работодателем, то нужно сообщить об этом работнику в течение 10 рабочих дней после обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольном виде.
| Инженеру ООО «Ромашка» Сидорову С.С. От главного бухгалтера ООО «Ромашка» Проводкиной П.П. Сообщение Сообщаем Вам, что в марте 2023 г. с Вас был излишне удержан налог на доходы физлиц в сумме 3 400 руб. (неправомерное удержание налога с командировочных расходов). Просим предоставить в бухгалтерию заявление на возврат этой суммы налога с указанием банковских реквизитов, на которые Вы хотите вернуть деньги. ____________ (подпись) 20 ноября 2023 г. |
И далее вне зависимости от того, кто обнаружил излишнее удержание налога – работодатель или работник, нужно получить от работника заявление на возврат излишне удержанного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ). В нем указываются банковские реквизиты, на которые работник хочет получить деньги. Форма заявления произвольная. Можно разработать шаблон заявления, в котором работник будет дописывать недостающие реквизиты.
| Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. От Сидорова С.С. Заявление В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ прошу вернуть мне излишне удержанный НДФЛ за 2023 г. в размере 3 400 руб. на мою зарплатную банковскую карту. ___________ (подпись) 27 ноября 2023 г. |
Дополнительные документы для возврата переплаты по НДФЛ
Если речь идет о допущенной в отношении работника ошибке, то для возврата налога кроме заявления от работника никакие документы не нужны. Хотя в принципе бухгалтер может составить справку-расчет, в которой зафиксировать перерасчеты по НДФЛ и вывести излишне удержанную сумму налога, подлежащую возврату.
А вот если возврат налога происходит в связи с тем, что работник хочет получить через работодателя имущественный или социальный вычет, то понадобится подтверждение права на получение налоговых вычетов, которое выдает ИФНС. Такое подтверждение будет выслано работодателю после проверки всех предоставленных физлицом в ИФНС документов на вычет (п. 8 ст. 220 НК РФ). Покажем на примере, как происходит получение налогового вычета через работодателя.
Например, сотрудник Васечкин В.В. подал в свою ИФНС все необходимые документы для получения имущественного вычета через работодателя в связи с покупкой жилья. ИФНС проверила документы и направила подтверждение права на имущественный вычет работодателю Васечкина В.В. Это произошло в марте 2023 г. Работник Васечкин сразу же написал на работе заявление на возврат налога и на получение имущественного вычета. Тогда с марта бухгалтерия не должна удерживать НДФЛ с доходов Васечкина до тех пор, пока имущественный вычет не будет исчерпан (но максимум до конца года, а далее понадобится новое подтверждение права на вычет). Кроме того, бухгалтерия должна пересчитать НДФЛ с начала года с учетом имущественного вычета. И излишне удержанную сумму налога вернуть Васечкину.
Источник возврата НДФЛ
НДФЛ работнику возвращается (п. 1 ст. 231 НК РФ):
- за счет предстоящих платежей по этому же работнику;
- за счет предстоящих платежей по другим работникам.
Покажем это на примере. 27 ноября 2023 г. Сидоров С.С. написал заявление на социальный вычет, подтверждение права на вычет из ИФНС также получено. Сумма налога к возврату составила 21 000 руб.
Следующая выплата зарплаты работникам – 5 декабря 2023 г. На эту дату организация исчислила налог:
- по Сидорову С.С. – 7 000 руб.;
- по остальным работникам – 123 000 руб.
5 декабря 2023 г. при выплате сотрудникам зарплаты Сидорову был возвращен налог в сумме 21 000 руб. Налог к уплате в бюджет составил 109 000 руб. (123 000 руб. + 7 000 руб. – 21 000 руб.).
Срок возврата работнику излишне удержанного НДФЛ
В п. 1 ст. 231 НК РФ указано, что работодатель должен вернуть работнику налог в течение 3-х месяцев со дня получения заявления от работника. Такой же срок для возврата действует при получении работником социального или имущественного вычета через работодателя (Письмо Минфина от 16.11.2022 № 03-04-05/111744).
Если работодатель видит, что платежей по НДФЛ в ближайшие 3 месяца не хватает для возврата налога работнику, то надо вернуть деньги из бюджета. Порядок такой (п. 1 ст. 79, п. 1 ст. 231 НК РФ):
- подаем в ИФНС заявление на возврат излишне удержанной суммы налога, прикладываем к нему выписку из налогового регистра по НДФЛ и подтверждающие документы. По НК срок на подачу такого заявления – 10 рабочих дней со дня получения заявления о возврате налога от физлица;
- если сальдо ЕНС положительное, то инспекция в течение 2-х рабочих дней должна перечислить деньги на расчетный счет организации (ст. 79 НК РФ);
- после получения денег из бюджета организация перечисляет их работнику на его банковскую карту.
В принципе в НК нет запрета на возврат работнику излишне удержанного налога за счет собственных средств организации (п. 1 ст. 231 НК РФ). То есть организация может сначала перечислить деньги работнику за счет своих средств, а только потом заняться возвратом денег из бюджета.
Последствия нарушения срока возврата налога
Если работодатель нарушит срок возврата НДФЛ, то ему придется заплатить работнику проценты. Они рассчитываются по следующей формуле (п. 1 ст. 231 НК РФ):
Сумма процентов за несвоевременный возврат налога = Сумма излишне удержанного налога, невозвращенного в срок * Ключевая ставка ЦБ РФ, действовавшая в дни нарушения срока возврата * Количество дней нарушения срока возврата / 365 дней.
Проводки при возврате НДФЛ
В бухучете возврат налога отражается следующим образом (на примере вышеописанной ситуации).
| Операция | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| СТОРНО Отражена сумма излишне удержанного с Сидорова С.С. НДФЛ | 70 | 68 | 21 000 |
| Удержан НДФЛ при выплате сотрудникам зарплаты | 70 | 68 | 130 000 |
| Возвращен налог Сидорову С.С. | 70 | 51 | 21 000 |
| Перечислен налог в бюджет | 68 | 51 | 109 000 |
Возвращать ли налог уже уволенному работнику
Если работодатель обнаружил излишнее удержание налога уже после того, как работник уволился, надо ли что-то предпринимать? Да, обязанность вернуть переплату все равно остается. Нужно уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат налога и далее перечислить ему деньги в вышеописанном порядке.
Отражение возвращенного налога в 6-НДФЛ
Возврат налога работнику отражается в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором произошел возврат (п. 4.3 Приложения 2 к Приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@):
- по строкам 030, 031 и 032 раздела 1;
- по строке 190 раздела 2.
При этом по строкам 020 – 024 раздела 1 отражаются удержанные с работников суммы без уменьшения их на возвращенный налог.
О перерасчете и возврате налога, а также отражении его в 6-НДФЛ рассказывает ведущий эксперт журнала "Главная книга" Елена Шаронова.
Посмотреть весь вебинар "Налоговая отчетность за полугодие 2024: что учесть"
Когда излишне удержанный НДФЛ возвращать не надо
Возможна ситуация, когда работник в начале года был нерезидентом, с него удерживали налог по ставке 30%, но затем статус работника поменялся на резидента. Как только статус человека больше не может поменяться, работодатель должен сделать пересчет налога, удержанного с начала года, по ставке 13% или 15% (ставка для резидентов). Получится излишне удержанный НДФЛ (переплата по НДФЛ). Работодатель может зачитывать этот налог при удержании НДФЛ с доходов, выплачиваемых работнику до конца года. Но если по состоянию на 31 декабря не удастся вернуть человеку весь излишне удержанный налог, то возвращать остаток за счет, например, налога, удержанного с других работников, нельзя. Остаток невозвращенного НДФЛ работнику вернет налоговая инспекция по итогам года, если работник подаст в ИФНС декларацию 3-НДФЛ и заявление на возврат (п. 1.1. ст. 231 НК РФ; Письмо ФНС от 13.08.2021 № СД-4-11/11455@). Поясним на примере.
Работник Петров П.П. на начало 2023 г. был нерезидентом и с него удерживали НДФЛ по ставке 30%. 30 ноября 2023 г. Петров П.П. стал резидентом, и его статус до конца года уже точно не поменяется. Всего с 1 января по 30 ноября 2023 г. с Петрова П.П. был удержан налог в размере 330 000 руб.
Начиная с выплат, производимых с 1 декабря 2023 г., организация удерживает с Петрова налог по ставке 13%. Кроме того, сделан перерасчет налога с доходов, выплаченных с начала года. Получилась сумма 143 000 руб., то есть излишне удержан налог в размере 187 000 руб. (330 000 руб. – 143 000 руб.).
С декабрьских выплат по ставке 13% исчислен налог в размере 13 000 руб. Но организация не удерживает их из дохода Петрова, а выплачивает Петрову доход в полной начисленной сумме. В итоге до конца года удалось зачесть переплату НДФЛ в размере 13 000 руб.
Сумму 174 000 руб. (187 000 руб. – 13 000 руб.) организация Петрову П.П. не возвращает, а просто отражает в 6-НДФЛ и Справке по работнику как излишне удержанную. За возвратом этой суммы работнику придется самому обращаться в ИФНС уже в 2024 г.
Почему работодателю важно отслеживать статус работника, рассказывает ведущий эксперт журнала "Главная книга" Елена Шаронова.
Посмотреть целиком вебинар "НДФЛ-статус работника изменился: тонкости пересчета налога"
