Образец пояснений по зарплате для налоговой в 2024 году

В сложных экономических условиях многие организации (ИП) стараются сокращать свои расходы или хотя бы их не наращивать, в том числе и на персонал. Но если долго не проводить индексацию зарплат работников, то неизбежно наступит момент, когда средняя зарплата в компании окажется ниже среднеотраслевого уровня. А это в свою очередь вызовет вопросы у налоговиков.

Когда контролеры могут запросить пояснения по заработной плате

Уровень заработной платы в компании налоговики определяют по НДФЛ-отчетности, а также по данным Расчета по страховым взносам. Как вы помните, все работодатели ежеквартально должны сдавать в ИФНС формы 6-НДФЛ и РСВ (п. 2 ст. 230, п. 7 ст. 431 НК РФ). В них кроме прочего указываются общая сумма начисленного дохода, а также количество физлиц, получивших доход. Соответственно, для расчета среднемесячной зарплаты можно использовать такую формулу:

Среднемесячная зарплата = Сумма начисленного дохода / Число работников / Число месяцев в отчетном периоде

Налоговики сравнивают среднюю зарплату сначала с МРОТ, затем со среднеотраслевым показателем. МРОТ является нижней границей, поскольку каждый работник, полностью отработавший норму труда за месяц, должен получать зарплату не менее МРОТ (ст. 133 ТК РФ).

Вместе с тем, если работник, к примеру, трудится на условиях неполного рабочего времени, то у него может быть зарплата меньше МРОТ. Но из расчета 6-НДФЛ инспекторы никогда не узнают, что у вас есть сотрудники, работающие меньше 40 часов в неделю.

Напомним, что с 01.01.2024 федеральный МРОТ составляет 19 242 руб. А есть регионы, где приняты свои региональные МРОТ, которые не могут быть меньше федерального. Подробнее об этом читайте в отдельной консультации. В таких субъектах РФ по общему правилу работодателям нужно ориентироваться как раз на региональный МРОТ.

Среднеотраслевой уровень – это еще один критерий, на который обращают внимание проверяющие. Это средняя заработная плата в субъекте РФ по соответствующей отрасли экономики. Такие данные предоставляет Росстат. Конечно, в организации средняя заработная плата может быть ниже среднеотраслевой по совершенно объективным экономическим причинам. Но опять же: налоговики о них ничего не знают. Поэтому могут задать вопросы.

Каким образом проверяющие будут запрашивать пояснения

Инспекторы вправе направить требование о представлении в течение 5 рабочих дней пояснений о низкой заработной плате или внесении исправлений в отчетность, если средняя зарплата в организации окажется (п. 3 ст. 88 НК РФ):

либо меньше МРОТ;
либо больше МРОТ, но меньше среднеотраслевого уровня.

Это прямо следует из контрольных соотношений показателей 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 18.02.2022 N БС-4-11/1981@, Письмо ФНС России от 20.12.2023 N БС-4-11/15922@). Такие средние зарплаты дают налоговикам повод заподозрить работодателя в занижении налоговой базы. Иначе говоря, в выплате зарплаты в конвертах. Поэтому если пояснение не будет представлено, то проверяющие должны будут рассмотреть вопрос о проведении иных мероприятий налогового контроля. А значит, и до выездной проверки дело может дойти. Чтобы этого не случилось, лучше предоставить инспекторам пояснения.

Кстати, выплата среднемесячной заработной платы ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в регионе является одним из критериев самостоятельной оценки рисков налогоплательщиков по включению в план выездных проверок налоговиков (п. 5 Приложения N 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@).

Какие еще возможны последствия, если не представить пояснение по низкой зарплате

Непредставление пояснений по требованию ИФНС или представление их позже 5 рабочих дней грозит организации (ИП) штрафом в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

Правда, вам могут прислать не требование, а информационное письмо. Тогда если вы на него не ответите, штрафа не будет. Но надо понимать, что, скорее всего, на одном письме налоговики не остановятся. Вы уже попали в поле их зрения и вашу отчетность они будут изучать более детально.

Кроме того, налоговики вправе вызвать руководителя организации (или самого ИП) к себе для дачи пояснений (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). Если не хочется нос к носу общаться с проверяющими, то проще письменно ответить на их запрос. Кстати, за неявку в инспекцию без уважительной причины могут назначить административный штраф – от 2000 до 4000 руб., а могут ограничиться и предупреждением (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Как составить пояснения в налоговую по заработной плате ниже среднего уровня

Пояснение на требование от ИФНС о причинах низкой зарплаты составляется в произвольной форме. На что ссылаться в пояснениях? В первую очередь на трудовые факторы, влияющие на размер средней зарплаты: работа на неполную ставку, нахождение работников в отпусках без сохранения заработной платы и т.д. Можно приложить к пояснению штатное расписание, приказы.

Если у организации ухудшилось финансовое положение, об этом тоже нужно рассказать проверяющим. Причинами могут быть:

дефицит сырья и, как следствие, рост цен у поставщиков;
значительное изменение курса валют, если сырье (комплектующие, оборудование и т.д.) вы покупали за рубежом;
вновь возникшие логистические издержки (на доставку, хранение товара и т.д.);
задолженности перед контрагентами, а также невозможность получить новые кредиты из-за недостаточной платежеспособности и высоких процентных ставок;
падение спроса и снижение объема производства;
усиление конкуренции, а значит рост расходов на маркетинг, рекламные кампании, и др.

Кроме того, возможно, ваша организация просто не успевает за уровнем инфляции. И зарплаты вы на самом деле индексируете, но не так быстро, как другие компании. Тогда в пояснениях можно указать на то, что в ваших планах постепенное повышение зарплат как раз до среднеотраслевого уровня по мере возможности организации. Этот аргумент тоже поможет оправдаться, особенно если ранее у налоговиков к вам не было претензий по поводу низких зарплат работников.

Бесплатно скачать образец пояснений о низкой заработной плате в ситуации, когда работники переведены на неполное рабочее время, в формате Word можно здесь.